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La automatización robótica de procesos (RPA) tiene el potencial para transformar profundamente los procesos, haciéndolos más eficientes a menor costo, y es pilar fundamental para ayudar a las empresas a innovar con mayor agilidad y avanzar en su transformación digital.
Construir el caso de negocios para demostrar el valor de la inversión en RPA y obtener el respaldo de los ejecutivos, va más allá de los análisis financieros típicamente utilizados para soportar las decisiones de inversión, Retorno de la Inversión (ROI), Payback Period (PP) ó Net Present Value (NPV), si bien es cierto que la implementación de RPA puede significar ahorros de costos significativos, es importante medir el impacto que tiene en otros factores, tales como, incremento de la productividad, de la calidad, de la consistencia, reducción de errores y retrabajos, mayor cumplimiento de políticas y regulaciones, que le permiten al negocio recuperar horas hombre que estaban siendo dedicadas a realizar actividades manuales, repetitivas, tediosas para dedicarlas a actividades de mayor valor para el negocio que pueden traducirse en mejores resultados para el negocio incluyendo la generación de más ingresos.
Para construir su caso de negocio le recomendamos considerar tres puntos claves
Si bien el RPA tiene un potencial muy grande de beneficios, es importante entender que no necesariamente aplica a todo tipo de procesos, por lo que es crítico conocer que características de los procesos los hace mejores candidatos para la automatización robótica, y con ello asegurar las probabilidades éxito y beneficios para el negocio, aquí las que consideramos relevantes
Cuantificar el impacto del RPA en los resultados de los procesos automatizados versus los resultados previos a la automatización, no es tarea fácil, pero es importante considerar a fines de documentar el caso de negocio.
Un beneficio claro del RPA es el ahorro en los costos de personal. Para evaluar el valor de los beneficios del RPA relacionados a los ahorros de tiempo y costo de personal, veamos este ejemplo de automatización para la Mesa de Ayuda
Los requerimientos a la mesa de ayuda en la tabla anterior son candidatos de automatización, conociendo la cantidad de solicitudes y el costo promedio de atención, se puede calcular el ahorro potencial en costo de horas hombre si estas solicitudes son automatizadas y, adicionalmente, se puede estimar la mejora en la productividad de los empleados que no tienen que esperar por la Mesa de Ayuda porque estarían recibiendo atención automática e inmediata a su solicitud.
Independiente del método utilizado, ROI, PP ó NPV para evaluar la inversión en RPA, hay que empezar por conocer el Costo Total de Propiedad (TCO) de la solución
Categorías de costos a considerar incluyen:
Los proveedores de soluciones RPA ofrecen esquemas variados de licenciamiento y precios, el más frecuente es el licenciamiento anual de robots para ser instalados en la plataforma del cliente, otros proveedores ofrecen robots como servicio ó cobro por transacciones ejecutadas por el robot. Adicionalmente es importante considerar si se requiere o no un compromiso mínimo por cantidad de licencias o tiempo u otro criterio, así como, evaluar las opciones que ofrece la solución, no solo en el escenario inicial de implementación sino también previendo el crecimiento a futuro
Un factor de costos importante a tener en cuenta es el número de bots que serán requeridos. Se estima que un bot puede ejecutar el trabajo de 2 a 6 empleados, sin embargo la capacidad de ejecución de un bot varía de acuerdo a la arquitectura del fabricante y su modelo de licenciamiento y precios. Bots que pueden trabajar por demanda con múltiples ejecuciones ayudarán a escalar las operaciones cuando sea requerido sin necesidad de incurrir en costos adicionales
Incluye los costos a las actividades relacionadas con el desarrollo o configuración de los bots, análisis, diseño o revisión de los procesos a automatizar, contratación de consultores externos, capacitación del personal. Para las soluciones a ser instaladas en la plataforma del cliente, es crítico evaluar el costo de la infraestructura de HW y SW requerida para implementar la solución
Costos recurrentes asociados al soporte y mantenimiento de la solución RPA, incluyendo, para soluciones instaladas en la plataforma del cliente, los costos por contratos de mantenimiento de la infraestructura que soporta la solución RPA y los costos del personal de administración y soporte responsable de la infraestructura
Garantizar la continuidad de las operaciones ejecutadas por los bots y/o restaurarlas en caso de fallas de manera rápida y efectiva, varía según las capacidades ofrecidas por el fabricante y pudiera requerir inversiones adicionales
Si necesita ayuda para construir el caso de negocio para RPA, no dude en consultarnos, mientras tanto lo invitamos a conocer nuestra solución para la Automatización Robótica de Procesos AutomationEdge
