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RPA ofrece y promete innumerables beneficios, pero es importante definir el camino a seguir para alcanzar el éxito y los resultados esperados en su implementación. A continuación, se resumen algunas de las recomendaciones sugeridas para alcanzar el éxito en la implementación de RPA, no sin antes mencionar aspectos que son importantes de resolver previamente:
Todos los involucrados en la organización, desde la alta gerencia, deben estar alineados con los objetivos de este proyecto, que exista un claro entendimiento de los beneficios técnicos y comerciales que se persiguen. Debe estar definido el conjunto de hitos con objetivos medibles. Las expectativas bien establecidas y gestionadas, y un plan de comunicación efectivo y continuo para toda la organización y la gerencia.
El equipo de trabajo interno seleccionado y los perfiles que deben participar definidos.
El proveedor y la herramienta RPA a utilizar seleccionados, existen mecanismos de evaluación que le ayudaran a determinar la que más se ajuste a todas sus exigencias y necesidades técnicas, y a las posibilidades financieras, haga pruebas de concepto o algún proyecto piloto que le permita validar el nivel de la solución y del proveedor
El personal técnico interno capacitado, ya sea que el desarrollo se realice con personal propio o para labores de mantenimiento futuras, o extensión de las implementaciones.
Los responsables de los procesos del negocio que se automatizaron comprometidos con el proyecto, informados de la importancia de su participación por su conocimiento y experiencia en los detalles del proceso. En cuenta del material que deben preparar y presentar al equipo de trabajo.
Los planes para el manejo del cambio y comunicación establecidos y en marcha
A continuación, algunos consejos prácticos, con la intención de que sirvan de apoyo cuando necesite organizar o estructurar el plan de trabajo para la implementación de RPA:
Consolide la lista inicial de las necesidades y requerimientos de automatización de procesos de la empresa o negocio, aquí es importante depurar la lista en lo posible, no todos los procesos pueden ser automatizados con RPA, por ejemplo, es fundamental que el proceso este basado en reglas.
Defina los criterios para priorizar la lista de requerimientos; ahorro en tiempo, ahorro en costos de operación, complejidad del proceso, criticidad, contribución, esfuerzo en automatizar, riesgos involucrados, presupuesto, impacto, son algunos ejemplos de variables para armar la matriz y establecer orden en la ejecución. Es bastante común iniciar la implementación para la automatización de procesos eligiendo los más sencillos (esfuerzo), arrancar con la parte más fácil, superar la curva de aprendizaje, y una vez que analiza los resultados, las lecciones aprendidas, los pro y contra en el camino elegido, puede revisar y ajustar la matriz de prioridades si así lo considera, reordenar la lista de requerimientos y seguir avanzando con la implementación.
Analice el proceso con los expertos que lo gestionan y conocen de principio a fin, revise toda la documentación disponible, tómese el tiempo necesario para estudiar bien el proceso, identifique las áreas de mejora tanto procedimentalmente hablando, como considerando las adecuaciones que requerirá para automatizarlo con RPA. Agilice, simplifique y optimice el proceso. Obtenga los diagramas de flujo de trabajo, los diagramas de datos, la especificación que será el insumo para construir los robots. Consolide la documentación del proceso una vez acordada y obtenga la aprobación de los responsables. Hasta aquí se tendrán cubiertas las etapas de:
Recolección de toda la documentación e informacion disponible del proceso
Entendimiento del proceso y sus datos
Identificación de mejoras para su simplificación y optimización
Excepciones que pueden ocurrir y como resolverlas
Documentación final del proceso acordado y aprobado
Especificaciones para la automatización
Diseño para la automatización propuesto, revisado y aprobado
Desarrolle la automatización, programe los robots de software en su ambiente de desarrollo, aplique metodologías agiles, haga innumerables pruebas internas, y pase su desarrollo al ambiente de pruebas para que el usuario final inicie las UAT (User Acceptance Testing) o pruebas de aceptación del usuario. Obtenga la aprobación de las UAT.
Realice la capacitación/entrenamiento de sus usuarios finales, prepare los planes de contingencia y la gestión y manejo de excepciones, revise y ajuste para garantizar una alineación correcta entre la fuerza laboral humana y la digital que participa en el proceso
Prepárese para ofrecer soporte y mantenimiento, los robots pueden presentar fallas, es necesario monitorear estas fallas y resolverlas, también pueden llegar solicitudes de cambios o ajustes, hay que decidir cómo gestionar las fallas y los mantenimientos.
Calcule el retorno de la inversión (ROI) de la automatización, haga mediciones antes de la automatización y posterior a ella, estime el ahorro de tiempo y costo que dará la automatización de un proceso y compárelo con el tiempo y el costo requeridos para automatizar ese proceso.
La automatización robótica de procesos puede resultar ser una ardua tarea si no se realiza correctamente, tómese su tiempo para definir el camino adecuado para su organización y siempre alineado a las buenas prácticas.
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