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Optimizando el procesamiento de las facturas con Automatización Inteligente

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Parte de los procesos comerciales de una empresa se refieren a trabajos administrativos relacionados con la contabilidad financiera y el procesamiento de facturas. Las empresas deben realizar un seguimiento de todas las transacciones financieras pendientes y en curso entre sus proveedores y sus clientes.

Esto a menudo implica que las personas revisen cuidadosamente cada una de las facturas (generalmente en formato PDF) generadas por los proveedores, las ingresen en su base de datos y aprueben los pagos. Este es un proceso tedioso y lento, las empresas pueden tardar días en procesar una factura, desde la recepción hasta la aprobación del pago.

Es un proceso que fácilmente genera errores por ser manual, cuando los datos de la factura son copiados dentro de los sistemas internos desde un pdf o un recibo en papel. Además, la factura debe ingresarse en las cuentas y centros de costos correctos en los proyectos.

Para entender un poco de la automatización del procesamiento de facturas con RPA hacemos referencia a un artículo publicado por AutomationEdge titulado Procesamiento automatizado de facturas: una necesidad urgente de las empresas modernas

¿Qué es la automatización de facturas?

Un proceso de facturación tiene dos lados. Cuentas por cobrar (AR) genera facturas para las órdenes de compras entrantes y las envía a los clientes, mientras que las Cuentas por pagar (AP) maneja el procesamiento de todas las facturas entrantes (como archivos PDF y copias físicas escaneadas). Los empleados del departamento de cuentas por pagar deben leer todos los datos de cada factura, ingresarlos manualmente en su sistema y relacionarlos con una orden de compra. La creación de cada factura, su conexión con una orden de compra, su envío por correo electrónico al cliente y el seguimiento del pago son todas operaciones manuales de AR. La automatización de facturación agiliza y asegura este proceso. Los robots de software automatizados pueden manejar el flujo de trabajo de facturación de principio a fin, ayudando a las empresas a crear y procesar facturas más rápido para que puedan obtener más ingresos, asignar el capital humano en tareas retadoras y mantener contentos a los clientes.

Automatización del procesamiento de facturas con RPA

Con la Automatización Robótica de Procesos (RPA por sus siglas en inglés) las tareas rutinarias, repetitivas, basadas en reglas se pueden automatizar utilizando robots de software que son creados para emular las acciones que realizan los humanos automatizando procesos comerciales de alto volumen, procesar data no estructurada como documentos, emails, imágenes.

La automatización robótica de procesos (RPA) es, por lo tanto, más rápida y menos costosa de implementar que las integraciones de software codificadas, no requieren API ni programación.

Las organizaciones que desean automatizar el procesamiento de facturación y los procesos de cuentas por pagar (AP) generalmente pueden implementar robots de software para automatizar estas tareas. Se conectan al sistema ERP de la organización y otras posibles aplicaciones comerciales.

Explicaremos las tareas que un robot de software ejecutaría para procesar una factura:

Buscar facturas

Las facturas llegan de diversas formas. La etapa inicial en la automatización del procesamiento de facturas es enseñar al robot cómo recuperar facturas de varias fuentes, como un portal de proveedores, cuentas de correo electrónico, intercambio electrónico de datos (EDI) por ejemplo.

Extraer información que sea relevante

Una vez que se ha guardado la factura en un directorio, el robot lee la factura y extrae la información disponible como por ejemplo, número de factura, nombre del proveedor, descripción de la operación, montos, lugar y fecha, entre otros, para luego ser copiados en las aplicaciones y sistemas (como un ERP o un software de contabilidad). El procesamiento inteligente de documentos (IDP) es parte de las capacidades cognitivas avanzadas que permiten a los robots detectar y clasificar datos independientemente del formato de la factura para el reconocimiento de datos.

Verificar la información de la factura

Las órdenes de compra y otros documentos deben compararse con las facturas. Los robots comparan los datos de la factura con los documentos relacionados, como las órdenes de compra o las entradas de mercancías. Verifican la información y pueden notificar a los proveedores si hay diferencias.

Solicitar aprobación

Los robots envían mensajes cuando se acercan los plazos de pago y envían las facturas al gerente correspondiente para su aprobación. Incluso pueden procesar pagos después de que hayan sido aprobados (aunque puede optar por dejar este paso en manos humanas). Incluso pueden ejecutar todo el proceso sin solicitar aprobaciones para pagos normales.

Ingresar los datos en los ERP

Los robots transmiten sin problemas los pagos a su ERP después de que se aceptan y paga la factura, lo que garantiza datos precisos y proporciona un registro de auditoría completo en cada etapa.

Confirmar a los interesados del proceso

Los robots pueden notificar vía correo electrónico a las personas o departamentos involucrados cuando la factura es validada y actualizada en el sistema, o notificar al proveedor o vendedor si su pago se procesó correctamente.

Beneficios de usar RPA en el procesamiento de facturas

Cambiar a la facturación automatizada puede ofrecer a las empresas una amplia gama de beneficios. Estos beneficios pueden variar según el tipo de negocio, aquí resumimos algunos de ellos:

Ahorro en papel

Reducir el desperdicio de papel a través de la automatización de facturas ayuda a las empresas a lograr objetivos ecológicos y ahorros en papel. Además la búsqueda de registros históricos será más rápida y fácil.

Mayor precisión

Las facturas se comparan con las órdenes de compra y los documentos de envío, lo que mejora la precisión. El error humano se reduce, no se introducen datos en los sistemas en forma manual.

Productividad

La automatización del proceso de facturación ayuda a las empresas a enviar y cobrar los pagos de manera oportuna, lo que elimina los problemas de flujo de caja.

Permite a las empresas manejar grandes volúmenes sin aumentar el personal de su departamento y permite que los empleados existentes se utilicen para tareas más significativas.

Disponibilidad permanente

La automatización robótica de procesos (RPA) garantiza que el servicio esté disponible las 24 horas del día, los siete días de la semana, los 365 días del año.

Reduzca el riesgo de fraude

Como la exposición de facturas y cheques se reduce con la verificación integrada, el riesgo de fraude se reduce considerablemente.

Cumplimiento

Los robots se pueden programar para efectuar todos los estándares de cumplimiento, y mantener los registros de auditoría.

Retorno de la inversión

Las empresas que implementan los robots de software RPA deben esperar un tiempo donde se hacen ajustes para obtener un retorno completo de su inversión.

Quizás el beneficio más resaltante se puede ver en el ahorro de tiempo de la empresa. Al pasar de la facturación tradicional a la facturación automatizada, la empresa puede reducir el tiempo invertido de sus empleados en estas actividades hasta en un 90 %.

La automatización robótica de procesos (RPA)  ofrece atractivos beneficios y retornos de inversión, particularmente en la automatización de operaciones administrativas, como la automatización de cuentas por pagar y el procesamiento de facturas. La clave es centrarse en la innovación dentro de la empresa para reducir costos y mejorar los resultados.

¿Cree que su empresa podría beneficiarse de la automatización de su función de facturación? Te invitamos a que nos contactes para obtener más información sobre nuestras soluciones de  automatización inteligente AutomationEdge

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