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GoUP
October 18, 2022
Willem de Jongh
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Si es posible incorporar la data no estructurada en sus procesos automatizados

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La Automatización Inteligente de procesos, ofrece multitud de beneficios tangibles en cuestión de semanas, entre ellos, mejor velocidad de ejecución, liberar de trabajos rutinarios al personal, minimizar los errores y bajos costos para iniciar la transformación. ¿En camino a la Transformación Digital, ya consideró la Automatización Inteligente?

En muchas empresas, aún con las inversiones realizadas en la infraestructura de software a fin de automatizar procesos, digamos en Finanzas por ejemplo, con los sistemas ERP, en Recursos Humanos con los sistemas de gestión de personal y nómina o en TI con los sistemas de monitoreo o registro y gestión de casos, la realidad es que siguen existiendo muchas tareas que deben ser realizadas manualmente y una de las razones es que la data con que se debe alimentar a los sistemas viene desde fuentes incompatibles y en la mayoría de los casos requiere una transformación para que tenga sentido para estos sistemas.

Hablando en términos generales, todo proceso de negocio tiene tres etapas:

  • Captura de la data para alimentar al proceso
  • Transformación de la data
  • Entrega o registro de la data “resultado” en los sistemas de destino

Veamos como la Automatización Inteligente puede ayudar en cada una de estas etapas

Registro de la data en los sistemas de destino

Uno de los objetivos de los sistemas del back-office es ordenar la información, ejecutar procesos internos y tener la posibilidad de generar reportes para la toma de decisiones.  Tener la data disponible y actualizada en el sistema, puede requerir muchas horas hombre y la ejecución de gran cantidad de procesos.

Una plataforma de Automatización Inteligente ayuda a interconectar sistemas desconectados facilitando el flujo de datos de manera rápida y segura, mediante conectores directos a las plataformas tradicionales o emulando a un usuario, con sus respectivas credenciales, que ejecuta las operaciones tal cual lo haría una persona, en este último caso ni siquiera se requeriría una modificación de los sistemas como por ejemplo si se requiere para una integración vía API.

Transformación de la data

Antes de alimentar los sistemas del back-office con data, la mayoría de las veces, ésta debe ser normalizada, procesada y formateada según las especificaciones del sistema receptor.  Esta manipulación, transformación de la data realizada manualmente, por lo general, se realiza en hojas de cálculo, donde se centraliza la data, se aplican fórmulas a menudo complejas para lograr la calidad necesaria para su posterior procesamiento; este proceso manual consume muchas horas hombre y es propenso a errores humanos, retrasos y retrabajos. Con la Automatización Inteligente puede llevarse esta etapa del proceso a una fracción del tiempo que le toma a las personas y puede obtenerse la data depurada, transformada, formateada y confiable de manera consistente.

Captura de la data para alimentar al proceso

Como describimos, todo gira alrededor de la data que luego se transformará en información.  La data se genera desde muchas fuentes de información que, en condiciones normales, los empleados recopilan desde fuentes tradicionales de data estructurada como las aplicaciones, bases de datos, hojas de cálculo, componentes de IOT, sistemas de monitoreo e inclusive chatbots y de data no-estructurada como correos electrónicos o documentos digitales y físicos escaneados.

Con la Automatización Inteligente se pueden automatizar los procesos de captura de datos, cuando se trata de data estructurada es relativamente sencilla una implantación de la automatización con la tecnología de RPA (Robotic Process Automation); cuando se trata de data no estructurada, se requieren tecnologías complementarias como la AI (Artificial Intelligence) y OCR (Optical Character Recognition) para poder descifrar el contenido y darle una estructura digital que pueda ser procesada por los sistemas destino. Pensemos, por ejemplo, un correo electrónico o un documento digital, que puede venir de distintas maneras, tipo texto referido a una o varias intenciones de usuario, en formato tabulado o no, o como imagen(es); si es tipo imagen, se complica aún más el proceso de extracción de la data relevante según haya sido capturada la imagen, si tiene fondo confuso o está borrosa, sino está totalmente alineada con los bordes de la imagen o inclusive si está volteada.

¿Cómo ayuda la Automatización Inteligente al proceso de correos electrónicos?

Normalmente, un correo electrónico de un usuario es un texto escrito libremente, y sabiendo que cada cabeza es un mundo, diferentes usuarios pueden expresar la misma petición o intención de mil maneras diferentes y sumando a la complejidad, en un mismo correo electrónico, el usuario puede estar planteando varias intenciones.

La tecnología de inteligencia artificial puede detectar las intenciones planteadas y los datos específicos asociados a cada intención.  Veamos un ejemplo para una agencia de viajes:

Quiero contratar un viaje desde Caracas a Barcelona España con fecha llegada el 30 de octubre con alojamiento en Melia Sitges.

En este ejemplo se identifican 2 intenciones, boletería aérea y reservas de hotel. De complemento a las intenciones, una fecha y el nombre del hotel donde desea alojarse. En el caso que faltase información para completar la información a las intenciones, la tecnología debe facilitar la obtención de la información faltante, ejemplo la fecha de regreso.

Otro ejemplo, para TI: Necesito reponer mi clave de acceso al sistema ERP y, además, me encuentro de viaje y necesito habilitar un canal VPN para acceder a la información en la oficina. El IP registrado es xx.xx.xx.xx

En un proceso automatizado alineado a ITIL, debería abrir 2 tickets y solicitar la información faltante.

¿Cómo ayuda la Automatización Inteligente al proceso de documentos no estructurados?

En el caso de documentos, principalmente los escaneados, como, por ejemplo, tarjetas de identificación, facturas, cheques, para asegurar la mejor captura de información en estos documentos, la Automatización Inteligente incorpora tecnologías para

  • el pre-procesamiento para alinear y eliminar desperfectos de la(s) imagen(es).  
  • manejar múltiples plantillas para identificar el tipo de documento y formatos disponibles por tipo documento.  Por ejemplo, una tarjeta de identificación que siempre tendrá el mismo formato y una factura tendrá la misma información, pero en formato distinto dependiendo del emisor.
  • No siempre lo que se desea capturar en el documento, se encuentra localizado en el mismo lugar
  • La inteligencia artificial es fundamental para realizar los correctivos expuestos anteriormente y cuando se gestiona grandes volúmenes de documentos con formatos distintos, solo con Inteligencia Artificial se podrá asegurar un procesamiento automatizado con alto nivel de asertividad.

Dada la diversidad de formatos, contenidos, complejidad de los documentos que deben ser procesados en la empresa, la recomendación es considerar una plataforma que provea las tecnologías mencionadas y que pueden lograr un asertividad de +90% acompañada con un proceso de verificación y reparación manual para el 10% restante para los que no se logró una captura automática satisfactoria, los datos no estructurados se convierten en datos estructurados por arte de magia!

DJCS es una empresa que apoya a las organizaciones en su camino a la Automatización Inteligente, identificando los procesos cuya automatización ofrecerá resultados tangibles al negocio y diseñando y construyendo con tecnología de avanzada, las soluciones automatizadas específicas para que cada cliente obtenga los beneficios esperados.

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