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January 16, 2023
Beatriz Rodriguez
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¿Cómo avanzar con la Automatización Inteligente para acelerar la Transformación Digital?

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La Automatización Inteligente es una herramienta para acelerar la transformación digital basada en la combinación de varias tecnologías, tales como la Inteligencia Artificial (IA), Gestión de Procesos de Negocio (BPM), Reconocimiento óptico de caracteres (OCR), Reconocimiento inteligente de caracteres (ICR), Analítica inteligente y Automatización robótica de procesos (RPA) para automatizar, simplificar y mejorar los procesos comerciales de extremo a extremo.

Con la Automatización Inteligente es más fácil agilizar la toma de decisiones, optimizar recursos y lograr eficiencias operativas dentro de las organizaciones.

Mediante la sinergia de equipos humanos y robots, la Automatización Inteligente libera a sus empleados de tareas repetitivas y tediosas, lo que les permite concentrarse en actividades de valor agregado y contribuir más al crecimiento y éxito a largo plazo de su negocio.

En este artículo nombraremos algunas recomendaciones que debes tomar en cuenta para la implementación de la Automatización Inteligente en tu empresa

Comience la automatización con procesos estables

Antes de implementar la Automatización Inteligente, asegúrese de automatizar los procesos que ya están estables y optimizados. Procesos automatizados que no cumplen estas condiciones podrán ejecutar más rápido pero no necesariamente serán más efectivos,

Debemos comprender el proceso antes de realizar cualquier plan de automatización y establecer un equipo o comité de revisión de procesos para evaluar los procesos antes de la automatización.

Seleccionar los procesos

Los procesos candidatos a ser automatizados van a depender de ciertas variables como el volumen de datos, cantidad de horas-hombres invertidas, recursos, complejidad, repetitividad, cuellos de botella, mejora con la experiencia de usuario,  entre otras.

Los procesos administrativos pueden ser un ejemplo; tienen alto volumen de datos, son repetitivos, propensos a errores y consumen mucho tiempo. Los procesos de TI son otro ejemplo, muchas tareas repetitivas que requieren recursos especializados, costosos, escasos.

Se deben identificar, evaluar y documentar los procesos, realizar pruebas para asegurar que obtendremos los resultados deseados después de la automatización.

Priorizar los procesos

Una vez que se tienen seleccionados los procesos, la idea es priorizarlos para determinar cuáles son los más importantes que ofrezcan beneficios, en cuanto a tiempo, esfuerzo y estén alineados con los objetivos estratégicos del negocio. Una de las metodologías que se podrían utilizar es hacer una lluvia de ideas; permite a través de ciertas categorías como la información básica, horas mensuales, cantidad de recursos, complejidad de tareas, importancia para el negocio, generar una matriz con diferentes valores y pesos clasificados por eficiencia y productividad, que nos dan un valor en porcentaje para la toma de decisiones.

Documentar el proceso

La documentación de los procesos debe ser parte de las tareas que deben hacerse y mantenerse en el tiempo en los procedimientos de la automatización. Se debe crear una cultura de documentación de procesos, que genere acciones que favorezcan la eficiencia y eliminen el desperdicio de tiempo, esfuerzo y materiales.

Entre las actividades recomendadas se debe empezar a documentar los procesos estándar, buscar herramientas gráficas para visualizar las entradas, salidas, flujo de trabajo, tareas, sus relaciones, secuencia, identificación de roles, procedimientos, proporcionar plantillas para establecer estándares comunes para la documentación, y establecer repositorios compartidos para guardar las documentaciones.

Elegir la herramienta adecuada

Al optar por la automatización, debes considerar una solución a largo plazo. La herramienta debe ser flexible para crecer y adaptarse a futuros cambios en su organización.

Las soluciones a escoger deben ofrecer una plataforma integrada con tecnologías de RPA, Inteligencia Artificial, Aprendizaje Automático, Procesamiento Lenguaje Natural, reconocimiento de caracteres y variadas capacidades de integración y manipulación de datos.

Por lo tanto, las empresas deben incluir una estrategia de selección de proveedores dentro de su estrategia de automatización inteligente.

Análisis de costo-beneficio

El análisis económico permite hacer una comparación entre los costos versus los beneficios de la implementación de soluciones de Automatización Inteligente en la organización. Para realizar el análisis se deben tener en cuenta el impacto que tendrá la automatización y considerar las variables que involucran esfuerzos y costos, como por ejemplo, horas invertidas en el trabajo manual, cantidad de recursos, disminución de errores, aumento de la productividad ya que el empleado le dedicará más tiempo a otras tareas donde su capacidad de análisis y decisión generan más valor al negocio, reducción de tiempo de ejecución generando agilidad al negocio, aumento de satisfacción del cliente. Todo esto nos lleva a cuantificar los ahorros y las ganancias para así determinar la viabilidad del proyecto.

Hay que tener en cuenta el costo de la tecnología y capacitación (herramienta, aprendizaje, consultoría en las primeras etapas de adopción  de la automatización, hardware, servicio, mantenimiento)

Asegúrate de que la automatización de procesos represente un gran ahorro de tiempo y den una gran ROI.

Forme un equipo

Para que una implantación de Automatización Inteligente despliegue su máximo potencial, es necesario integrar a todos los departamentos principales, no enfocarlo únicamente como un esfuerzo de TI o de la unidad de negocio. Incluir a la gerencia es clave para un desarrollo efectivo a largo plazo, establecer una estrategia informativa clara, que transmita seguridad, confianza y dar a conocer los beneficios que adquirimos todos con la automatización.

Además de esto, debe asegurarse de que todos los miembros del equipo sean plenamente conscientes del impacto de la automatización en el funcionamiento interno de la empresa. Ganarse la confianza de las personas en su organización es crucial para convertir la eventual resistencia en impulso promotor del cambio y obtener resultados favorables.

Considere también los beneficios de tener un centro de excelencia que tenga una perspectiva coherente y holística de todo el proceso de automatización, lo que le permite obtener fácilmente la supervisión de toda la instalación de Automatización Inteligente, puede ver más información ¿Por dónde comenzar la construcción de un CoE para automatización?

Estrategias de cambio organizacional

Una de las amenazas más comunes sobre la introducción de nuevas tecnologías en los procesos de trabajo, especialmente la automatización, es la percepción de eliminación de roles y despidos. Puede que algunos tipos de trabajo desaparezcan, pero la necesidad de personal no desaparecerá.

Se deben definir estrategias de cambio organizacional orientadas hacia el recurso humano, para reducir el impacto que introduce la Automatización Inteligente.

Las soluciones de automatización, van a liberar a los trabajadores de tareas repetitivas y tediosas, no van a eliminar puestos de trabajo, sino enriquecerlos, impulsando la innovación y obteniendo los beneficios de la agilidad y productividad. Este es el desafío de los encargados de manejar el impacto de los cambios dentro de las organizaciones. Se recomienda crear una cultura empresarial en torno a la IA y la automatización e involucrar a todas las personas interesadas y comunicar los cambios.

Consulte nuestro artículo Cultura organizacional: un factor complejo y crucial para la Transformación Digital

Si considera iniciar o avanzar en el tema de la transformación digital, este artículo puede serle de utilidad ¿En camino a la Transformación Digital, ya consideró la Automatización Inteligente?

Si no sabe por dónde comenzar, nosotros podemos orientarlo a formular una estrategia de Automatización Inteligente. No dude en contactarnos, diseñamos y construimos soluciones de automatización de procesos basadas en tecnologías de automatización robótica e inteligencia artificial.

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