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El proceso Source-to-pay (S2P) abarca las actividades requeridas para procesar una orden de compra, desde la selección del proveedor hasta el pago, es un proceso complejo y crítico para toda empresa que debe asegurarse que cuenta con los insumos y servicios esenciales de manera oportuna y costo-eficiente para no interrumpir sus operaciones.
La realidad es que muchas organizaciones de Compras tienen dificultades para ofrecer la agilidad y eficiencia que la empresa requiere debido mayormente a que sus procesos y sistemas de gestión son complejos, rígidos, en muchos casos desconectados y en muchos casos se han quedado atrás tecnológicamente, lo que hace que se requiera mucho trabajo manual, complicando y ralentizando la operación, creando interrupciones en los procesos, inconsistencias en los datos, frustración en los empleados que sienten la presión del negocio y afectando los resultados de la operación.
Más allá del rol tradicional de Compras para gestionar las compras, licitaciones, administrar proveedores, obtener los mejores precios y condiciones, etc, los analistas nos hablan del futuro de Compras y su potencial para convertirse en un brazo estratégico del negocio responsable de desarrollar la red de proveedores y aliados que proveerá el mayor valor al negocio. Procurement is Uniquely Positioned as the Enterprise Ecosystem Builder. La gestión de Compras es fundamental para que la empresa pueda avanzar con sus iniciativas digitales, por lo que es crítico que Compras trabaje desde ya para optimizar cada uno de los eslabones del S2P y poder estar a la altura de las exigencias del negocio.
Si bien el proceso S2P varía de organización a organización, esta imagen nos da una representación de las generalidades del mismo que nos facilita visualizar los retos que enfrentan las organizaciones de Compras que aspiran mejorar la productividad y agilidad de la cadena de valor del S2P; integrar y agilizar procesos a lo largo de S2P puede resultar muy complicado según la plataforma de gestión disponible.
La Automatización Inteligente ofrece a Compras la posibilidad de avanzar en la digitalización de sus procesos, mediante la automatización de actividades que consumen mucho tiempo del personal de compras y que pueden ser ejecutadas por robots de software que trabajan 7x24, sin interrupciones, sin errores.
Los avances continuos en las tecnologías de Automatización e Inteligencia Artificial amplían constantemente las posibilidades de automatización, tanto en la diversidad como en la complejidad de tareas que pueden ser automatizadas, lo cual permite automatizar incluso a tareas que antes se pensaba solo era posible realizar por los humanos, reducir los errores y tiempos de ejecución y mejorar la agilidad y eficiencia a lo largo del S2P.
Veamos un poco sobre las tecnologías involucradas y lo que se puede lograr
Los robots de software ejecutan actividades en las aplicaciones web, desktop o mainframe, tal cual como lo harían las personas, son ideales para automatizar tareas manuales, repetitivas, basadas en reglas que pueden ser ejecutadas por los robots de manera continua, 7x24, sin errores y en una fracción del tiempo que le toma a las personas; adicionalmente ayudan a que la información fluya más rápido entre sistemas desconectados eliminando las intervenciones manuales requeridas para llevar la información de un sistema a otro.
Con RPA, dependiendo del fabricante, se pueden orquestar procesos multifuncionales y multiplataforma, que permiten automatizar más allá de actividades puntuales, procesos completos de principio a fin.
Las actividades del Procure-to-Pay (P2P) están entre las candidatas ideales para la automatización con RPA ya que son altamente transaccionales, hay que seguir unos pasos, aplicar unas reglas y manejar excepciones, a diferencia de las actividades del Source-to-contract donde en muchos casos es requerido análisis, juicio y toma de decisiones para por ejemplo seleccionar un proveedor o negociar cláusulas contractuales; en estos casos, el RPA puede utilizarse para por ejemplo, facilitar y acelerar el trabajo de recolectar, organizar información de diferentes plataformas o sistemas y presentarla al agente humano para que realice los pasos que requieran de inteligencia humana.
Los algoritmos de aprendizaje automático añaden capacidades adicionales a los robots que les permiten manejar reglas más complejas, como por ejemplo clasificación de datos en categorías, asignación a un responsable, brindar recomendaciones de acción. Los algoritmos ML son capaces de procesar grandes volúmenes de datos en tiempo récord, reconocer patrones, identificar tendencias y dar predicciones, por lo que son una ayuda muy valiosa para realizar análisis, evaluaciones y tomar decisiones inteligentes.
Por ejemplo, con ML se puede tener un entendimiento en tiempo real de los gastos por proveedor, examinar la información en profundidad y tomar decisiones acertadas para manejar la relación.
La capacidad para procesar el lenguaje natural permite construir robots que entienden y responden al lenguaje humano, escrito o hablado. El NLP es usado por los chatbots y asistentes virtuales conversacionales que pueden interactuar con las personas en lenguaje natural.
Con IDP se automatiza el procesamiento de documentos, desde la recepción o captura a través de diferentes medios y en diferentes formatos, la identificación y clasificación, la extracción de la data significativa según el tipo de formato, su canalización al proceso manual o automatizado que corresponda y la entrega final, minimizando así las intervenciones humanas requeridas y los errores y acelerando el tiempo de procesamiento. En nuestro artículo Minimice retrasos, errores, impulse la productividad, automatizando la gestión de documentos puede conocer más sobre IDP, de las tecnologías involucradas y los beneficios que puede obtener.
Los chatbots y asistentes virtuales son un medio a través del cual los usuarios aprovechan e interactúan con las tecnologías anteriores; construídos con inteligencia artificial conversacional, entienden el lenguaje natural y “conversan” con las personas, reciben instrucciones, entregan información, pueden guiar al usuario en la ejecución de una tarea, ejecutar actividades para éste y/o dar recomendaciones. Un asistente virtual puede ser un excelente colaborador para un analista de compras, facilitando y agilizando su trabajo, puede realizar rápidamente búsquedas, selección, categorización, operaciones etc de datos y entregar información pre-procesada para que el analista sea más productivo y tenga más tiempo para dedicar a otro tipo de actividad como realizar análisis o desarrollar las relaciones con los proveedores.
Veamos con algunos ejemplos de cómo estas tecnologías impulsan la digitalización de S2P
Un asistente virtual puede ser construido con inteligencia artificial para buscar e identificar proveedores que ofrezcan determinados productos o servicios, realizar una clasificación y análisis comparativo inicial, y recomendar próximos pasos, ahorrando tiempo valioso del analista de compras y facilitándole su análisis, reporte o decisión.
Para el seguimiento y evaluación de proveedores, por ejemplo, un robot puede recopilar, homologar, consolidar los registros de las operaciones con el proveedor que pueden estar dispersas en diferentes sistemas y puede generar indicadores de gestión como nivel de gastos, descuentos obtenidos, cumplimiento de plazos, satisfacción etc que facilitan y aceleran el proceso de evaluación.
Para la incorporación de un nuevo proveedor, la automatización puede por ejemplo, realizar una investigación y evaluación del riesgo por lavado de dinero del candidato a proveedor., de esto hablamos en La Automatización Inteligente una herramienta clave en la gestión contra el lavado de activos y fraude
Las compras vía catálogo pueden acelerarse con el apoyo de los robots RPA; siendo que los proveedores, precios y términos contractuales han sido establecidos de antemano, el robot de software puede generar el pedido, obtener las aprobaciones necesarias, enviar el pedio al proveedor y hacer seguimiento de su recepción, realizando los registros necesarios en los sistemas de la empresa y generando trazabilidad que facilita las futuras auditorías.
Por ejemplo, un robot de software RPA puede ser programado para monitorear un buzón de correos y seleccionar las facturas, puede extraer la data relevante como proveedor, número de factura, monto, etc, puede validar en el ERP que efectivamente es un proveedor válido y existe un pedido abierto que respalda la factura, y dependiendo de los términos de pago u otras reglas de negocio, puede canalizar la factura para su pago o a otro proceso manual o automatizado y generar las notificaciones de progreso y/o excepciones según corresponda. Optimizando el procesamiento de las facturas con Automatización Inteligente
El estudio de McKinsey “A road map for digitizing source-to-pay” nos habla de las oportunidades de automatización en los diferentes subprocesos de S2P
No sorprende que el mayor potencial y facilidad de automatización se encuentre en Procure-to-Pay dado la naturaleza mayormente transaccional de las actividades involucradas, pero no deja de ser relevante el potencial de automatización en Source-to-contract y en la medida que las tecnologías inteligentes avancen seguramente se facilitarán otras automatizaciones que hoy pueden ser complejas y/o costosas de automatizar porque requieren de juicio, análisis, decisión y/o interacciones humanas.
La automatización ayuda a mejorar la eficiencia y rentabilidad de la gestión S2P y a facilitar la disponibilidad y procesamiento de los datos para brindar al negocio información actualizada y oportuna para la toma de decisiones.
La automatización reduce radicalmente los tiempos de ejecución y facilita la integración entre sistemas desconectados, reduciendo las intervenciones humanas que pueden generar retrasos; todo puede fluir más rápido desde el procesamiento de las solicitudes de compra, las aprobaciones, la generación y seguimiento de ordenes de compra, la recepción, validación y pago de facturas, la consolidación de información y generación de indicadores y reportes, por citar algunos ejemplos.
Las tareas realizadas por personas son propensas a errores, lo cual puede traducirse en más tiempo y más trabajo para realizar las correcciones necesarias, en incumplimiento de condiciones contractuales e incluso tener impacto financiero. La automatización puede reducir drásticamente los errores a lo largo del S2P, los robots ejecutan de manera consistente las reglas programadas y entregan resultados confiables.
S2P está bajo regulaciones tanto internas como externas, demostrar el cumplimiento puede requerir mucho tiempo y esfuerzo, la automatización ayuda a garantizar el cumplimiento de varias formas: los robots son creados para ejecutar las tareas de acuerdo a los lineamientos definidos y a dejar traza de las tareas automatizadas; los IVAs pueden guiar a las personas en la ejecución para asegurar se cumplen los pasos y requisitos pre-establecidos, por ejemplo que una compra se realice de acuerdo a los proveedores, productos o servicios autorizados por la empresa. Los robots pueden monitorear el cumplimiento de los controles, generar alertas proactivamente y automatizar la generación y distribución de los reportes de auditoría.
La posibilidad de integrar y unificar datos entre los diferentes sistemas y aplicativos que soportan la gestión del S2P de manera automática y en tiempo real, así como de monitorear valores críticos y enviar notificaciones proactivamente anticipando situaciones, permite que los especialistas tengan mayor visibilidad y entendimiento sobre el estado de las operaciones y puedan tomar decisiones informadas y oportunas para por ejemplo proactivamente, limitar alguna adquisición a un proveedor con bajo rendimiento y reorientarla a otro mejor evaluado.
La automatización ayuda a las empresas a encontrar oportunidades de ahorro, por ejemplo: comparar los proveedores y recomendar el que ofrece mejores precios y condiciones; monitorear las cuentas por pagar y notificar de descuentos que se pueden aprovechar o penalidades en las que se puede incurrir según la fecha en que se realice el pago.
La Automatización Inteligente de S2P permitirá que los procesos ejecuten en el back-office con menos intervención humana, mejorando la eficiencia a lo largo de todo el proceso, reduciendo los costos y los riesgos de operaciones innecesarias, fraudulentas o no alineadas a las políticas y procedimientos de la empresa, mejorando la experiencia y satisfacción de los empleados al verse liberados de tareas repetitivas y aburridas para poder realizar otras actividades de mayor valor o más acordes a su nivel de conocimiento o experiencia y al sentirse apoyados por tecnologías que contribuyen a su éxito y brindando la visibilidad y entendimiento de las operaciones que el equipo de Compras necesita para identificar los mejores proveedores y negociar mejores contratos.
Si bien la tecnología está abriendo interesantes oportunidades para la digitalización de S2P y facilitando la transición de su rol netamente operativo a uno más estratégico y de mayor generación de valor para el negocio, es importante tener presente que la tecnología por sí sola no garantiza el éxito de la digitalización, es fundamental que las empresas trabajen en establecer una visión y modelo operativo bajo los cuales alinear y desarrollar las capacidades requeridas en sus procesos, cultura y personal, así como en definir una ruta de automatización que le permita obtener victorias tempranas y motiven a la organización a seguir avanzando en el camino de la automatización.
DJCS es una empresa que apoya a las organizaciones en su camino a la Automatización Inteligente, identificando los procesos, de TI y del negocio, cuya automatización ofrecerá resultados tangibles al negocio y diseñando y construyendo con tecnología de avanzada, las soluciones automatizadas específicas para que cada cliente obtenga los beneficios esperados. Que cada proceso automatizado se transforme en una ganancia a corto y largo plazo
