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Procesamiento inteligente de documentos…¿qué espera?

May 9, 2022
Elvia Di Giacomo

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En la mayoría de las empresas de acuerdo con lo publicado, sigue siendo una realidad que el 80% de los datos se encuentran en formatos no estructurados como correos electrónicos, documentos, los pdf e imágenes, y la otra realidad es que la mayoría se procesa manualmente.

¿Qué nos ofrece el procesamiento inteligente de documentos?

El procesamiento inteligente de documentos (IDP) es una solución que tiene las capacidades para capturar, extraer y procesar datos a partir de una variedad de formatos de documentos. Permite transformar los datos no estructurados y semiestructurados de documentos en datos estructurados.

Esta solución combina las tecnologías de la inteligencia artificial (AI), el aprendizaje automático o machine learning (ML), el procesamiento del lenguaje natural (NLP) y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), para clasificar, categorizar, extraer informacion, validar los datos obtenidos, y procesar con precisión todo tipo de documentos y distribuir las salidas hacia otras plataformas, sistemas, aplicaciones o repositorios.

En las empresas se acumulan los datos y documentos progresivamente, la mayoría de la información se encuentra en correos electrónicos, textos, PDF y documentos escaneados, lo que representa un verdadero esfuerzo para su procesamiento y gestión en la organización. Según las predicciones de International Data Corp. (IDC), llegado el año 2025, los datos en todo el mundo superarán los 175 zettabytes.

Entre los desafíos que las empresas deben enfrentar en cuanto al trabajo manual en el manejo de los documentos y datos están:Extracción de la data requerida desde formatos no estructurados

  • Entendimiento del contexto
  • Procesamiento de los datos (estructurados) e informacion
  • Enrutamiento y/o registro de los datos según la secuencia de proceso correcta.

Resolver estos desafíos ante la realidad del imparable crecimiento de documentos y datos no estructurados en las empresas, se convierte en una prioridad, y sin duda, en una oportunidad para la organización que puede ser resuelta con el procesamiento inteligente de documentos.

Algunos ejemplos de casos de uso en el procesamiento inteligente de documentos son los siguientes:

Procesamiento de facturas

Desde la recepción de la factura, su pago o cancelación hasta las notificaciones del caso, son muchos los pasos del proceso que pueden ser automatizados con el procesamiento inteligente de documentos, y con la automatización robótica de procesos (RPA). Una vez revisado el proceso de la empresa, serán muchos los pasos a resolver automáticamente en este proceso, reduciendo la intervención manual, minimizando los errores humanos y maximizando el tiempo de entrega o completación.

Transacciones de nómina

En este proceso se manejan muchas tareas frecuentes y manuales, como la actualización de datos, la recopilación de información de múltiples fuentes, el procesamiento manual de transacciones, tareas que pueden generar errores u ocasionar retrasos en los pagos. Con el procesamiento inteligente de documentos se puede extraer, validar y procesar automáticamente los datos (no estructurados) asociados al proceso de extremo a extremo, y actualizar los sistemas o repositorios en el tiempo oportuno.

Procesamiento de reclamos

Es otro proceso en el que interviene el manejo de muchos documentos y en diferentes formatos que deben ser revisados, y desde donde se debe extraer la data que debe ser entendida, estructurada y registrada en los repositorios o sistemas para su atención, seguimiento y cierre.

Todo este proceso manual es largo tanto para las empresas como para los clientes. Con el procesamiento inteligente de documentos es posible que las empresas capturen y analicen automáticamente el gran volumen de solicitudes de reclamos, los lleven a datos estructurados, validen la data, y detecten actividades fraudulentas, siendo posible además con el uso de la RPA, automatizar otras tareas de este proceso, según el alcance del proceso en su organización.

Proceso de Know Your Customer (KYC)

En la industria financiera y bancaria en general se debe realizar el proceso de verificación de clientes o KYC por sus siglas en inglés; en este proceso se debe verificar e identificar a los nuevos clientes y los riesgos asociados. Todo este proceso implica un largo y complejo intercambio de documentos. El procesamiento inteligente de documentos captura datos de tarjetas de identificación, que requieren opacamiento de información confidencial, para categorizarlos y extraerlos para su posterior procesamiento con tecnologías de IA como OCR, ML y NLP. Además de reducir los esfuerzos manuales, aprovechar el procesamiento inteligente de documentos también garantiza controles sólidos de gobierno y cumplimiento.

Detección de fraude

En el procesamiento de una gran cantidad de información manual, aumenta de forma importante la probabilidad de fraude, el método tradicional de verificación manual de facturas y documentos fraudulentos requiere mucho esfuerzo manual. El uso de flujos de trabajo automatizados para validar y verificar los datos de sus documentos o facturas reduce o minimiza considerablemente las perdidas por fraude y libera tiempo del equipo operativo que realiza el trabajo manual.

Con el procesamiento inteligente de documentos es posible que los datos de su organización sean accesibles para el procesamiento empresarial en general, y en combinación con la RPA, podrá automatizar gran cantidad de las tareas de sus procesos, para maximizar la efectividad y entrega de sus productos y servicios. Estas soluciones, tanto el IDP como el RPA, son fáciles de integrar, poco invasivas y tienen una amplia aplicación. Los beneficios en la automatización de los procesos de extracción, revisión, aprobación, y enrutamiento de documentos por ejemplo, se traducen en reducción de tiempo de las personas en procesos manuales, eliminar o minimizar los cuellos de botella del flujo del proceso en general, y habilita la automatización integral de procesos centrados en documentos.

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