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En los últimos años, la protección del flujo de caja ha sido la principal exigencia que enfrentan los directores financieros, y el entorno inflacionario post-pandémico no ha hecho sino exacerbar estas presiones, poniendo de manifiesto cuán crítico es mantener niveles de caja y liquidez que permitan a la empresa no sólo mantenerse a flote en un ambiente abiertamente hostil sino además, contar con flexibilidad suficiente para aprovechar las oportunidades que surgen en momentos tan difíciles como el actual.  

Uno de los principales problemas en el manejo del flujo de caja, sobre todo en entornos tan cambiantes, es la escasa visibilidad del efectivo disponible en la organización y, con ello, la dificultad para tomar decisiones informadas en tiempo real. Frecuentemente, estas disponibilidades están “atrapadas” en las cuentas del capital de trabajo, o quizá en registros de departamentos cuya información no está integrada; otras veces cuando los procesos establecidos para acceder a ésta no son flexibles, y en otros casos (también muy comunes), cuando no hay herramientas con las cuales pronosticar con precisión el comportamiento esperado de los ingresos y egresos que la organización tendrá a corto y/o mediano plazo.  

Disponer de un sistema holístico y operativo en tiempo-real para pronosticar/proyectar el flujo de caja es una de las principales prioridades del CFO actual: desarrollar y contar con una solución habilitadora para evaluar cuán conveniente sería liberar recursos represados e invertirlos en nuevos productos y mercados, o financiar iniciativas estratégicas o incluso pagar deudas y disminuir compromisos. Superar así los obstáculos que impiden visualizar y aprovechar los fondos con los que la empresa cuenta y los que se requerirán, mediante la eliminación de procesos en silos e iniciativas incompletas de modernización tecnológica.

 En este orden de ideas, nos ha parecido pertinente reseñar el contenido de un interesantísimo webinar: Cómo superar las barreras de visibilidad del flujo de caja, cambiando viejas formas de trabajar, presentado recientemente por el Institute of Finance & Management (IOFM), en el cual se pone de manifiesto lo imperativo de pronosticar eficazmente las disponibilidades y requerimientos de efectivo de las empresas, haciendo uso de herramientas de automatización que permitan entender los impactos de las decisiones sobre la liquidez óptima de la organización.  Si bien es cierto que la automatización de la gerencia del efectivo no es aún una realidad para la mayoría de las empresas, esta urgencia continúa promoviendo los esfuerzos hacia el uso de estas tecnologías habilitadoras.

 

Pronóstico automatizado del flujo de caja

Al automatizar, ya incorporamos directamente un mejor manejo del flujo de caja en las transacciones rutinarias. Sin embargo, el objetivo deseado en esta optimización es poder ver el efectivo disponible en su totalidad y en tiempo real. Más allá del compromiso de la alta gerencia hacia estas iniciativas y de la adquisición de tecnologías de última generación, esta meta no se alcanzará mientras persista la escasa integración de la información generada por dos unidades clave dentro de la organización financiera: Cuentas por cobrar (CxC) y Cuentas por Pagar (CxP), responsables respectivamente de los ciclos O2C (“de la orden al cobro”, que compendia los procesos administrativos del ciclo de venta, desde que el cliente hace un pedido hasta que se produce el cobro de la factura) y P2P (“de la procura al pago”, que comprende los procesos del ciclo de pagos, desde que emitimos una orden de compra a un proveedor o suplidor de bienes y servicios hasta que se efectúa el pago respectivo).  

Generalmente, estos departamentos -que controlan la casi totalidad de los movimientos de efectivo de la organización- operan como unidades separadas, enfocadas en sus propios procesos y sistemas de control y seguimiento. No es de extrañar entonces que, alrededor de un 70% de los gerentes financieros aseguran que la información que proveen los departamentos de CxC y CxP sólo dan una visión parcial de la posición de efectivo de la organización.

Implementar una solución que conecte digitalmente la información de los procesos controlados por CxC y CxP es condición imprescindible para tener la visibilidad deseada sobre las disponibilidades y requerimientos de efectivo. Obtener data confiable sobre los desembolsos aplicables a facturas pagaderas aprobadas y anticipar las disponibilidades futuras basándonos en los recibos de ingreso aplicables a las facturas emitidas a nuestros clientes solo es posible al automatizar procesos que consoliden e integren la data de ambas unidades en forma inmediata y uniforme… continuar atados a procesos manuales que no sólo son más lentos, redundantes, incongruentes y propensos a errores, sino que además privilegian la integridad departamental -en vez de lo que requiere toda la organización- es algo que debe ser cortado de raíz, independientemente de ser bien intencionado. Simplificar las analíticas de estas funciones en un solo panel de control sería mucho más habilitante, más rápido y completo que continuar usando hojas de cálculo para analizar reportes de flujo de caja.

 

Beneficios de pronosticar holísticamente el flujo de caja

Soluciones y herramientas analíticas -que puedan anticipar razonablemente el comportamiento del flujo de caja organizacional- proporcionarían al gerente financiero nuevos puntos de vista posibles y a los que no habría podido tener acceso sin ellas,como p.ej., identificar inmediatamente tendencias y problemas, o bien opciones donde colocar los recursos más ventajosamente… y todo ello reduciendo la tendencia a depender de nuevos endeudamientos o contratar alguna otra forma de capital.  A esto, sumaríamos que al conocer -con más detalle y precisión- la posición total de efectivo en la organización (la misma que ya se observa agregadamente en el balance), puede hacerse un uso más ágil y proactivo de estos recursos para invertir (p.ej.) en crecimiento, sin estar limitado por el desconocimiento de la posición real.

Aunque apenas un 14% de las empresas pronostica hoy su efectivo con tecnologías digitales, actualmente hay mucha conciencia sobre la necesidad de digitalizar y automatizar a corto plazo los procesos de facturación y pagos que optimizan el manejo del efectivo. Según un estudio reciente de Forrester (Dic 2021), sobre la importancia de la visibilidad del flujo de caja, una herramienta pronosticadora de las disponibilidades del efectivo sería muy valiosa y apreciada por la comunidad de gerentes financieros, pues ayudaría a:

•      Tomar decisiones más inteligentes e informadas

•      Administrar mejor el riesgo

•      Controlar mejor y administrar fraudes

•      Planificar más efectivamente la gestión financiera

•      Mejorar la experiencia del usuario en sus pagos

•      Optimizar más eficazmente el valor del dinero en el tiempo

•      Aumentar la rentabilidad

 

¿Qué hay que buscar en estas soluciones?

Antes de llegar a alcanzar estos beneficios, la organización tiene que revisar su forma de manejar el flujo de caja, bajo una perspectiva no comprometida con lo habitual.  La barrera más comúnmente mencionada por los gerentes financieros es la carencia de dos elementos: talento interno especializado y mejores anchos de banda, recursos necesarios para automatizar con efectividad los procesos de CxC (O2C) y CxP (P2P), y cuya disponibilidad es difícilmente garantizable internamente.  

Es por ello esencial la selección de un proveedor tecnológico que pueda apoyar el esfuerzo de transformar ambas funciones, que cuente con una solución suficientemente amplia en sus capacidades integradoras, que tenga la experticia para superar estos retos desde el inicio y un historial que evidencie estas capacidades, que tenga la habilidad de ajustarse a los necesidades particulares de la empresa, a sus procesos, su cultura y madurez tecnológica, e incluso que pueda acceder a recursos y servicios alternos, que compensen algunas debilidades estructurales de la empresa.

 

Mejore su flujo de caja

Para liberar el efectivo que se requiere para apoyar sus prioridades estratégicas, la empresa necesita mejorar su manejo del flujo de caja, comúnmente atado y hasta oculto en procesos financieros ineficientes, dificultando no sólo el acceso a estos recursos sino su detección oportuna para tomar mejores decisiones. Transformar digitalmente estos procesos financieros esenciales mediante una solución que automatice e integre la data de ingresos y desembolsos -reales y esperados-, permitirá que la gerencia financiera visualice con facilidad y precisión la posición global del efectivo de la organización y contribuirá a alcanzar sus metas con mayor rapidez y efectividad

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