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Muchas organizaciones todavía procesan manualmente la mayoría de sus documentos, independientemente del tamaño o la industria, pasan incontables horas procesando documentos manualmente, y de acuerdo con lo publicado, se estima que el procesamiento manual de una factura, por ejemplo, puede costar entre $15 y $40, teniendo en cuenta la mano de obra, el tiempo, los errores vinculados con el procesamiento manual, entre otros factores, y se pueden requerir hasta cinco días o más para completar su proceso con la ejecución del pago.
Cuando se dedica menos tiempo y se reducen los costos en el procesamiento de documentos, se puede operar de manera más eficiente y brindar un mejor servicio y más rápido. Afortunadamente, ahora hay una mejor manera de procesar los documentos con el procesamiento inteligente de documentos (IDP: Intelligent document processing), tecnología que ha evolucionado a niveles considerables para ofrecer a las empresas el procesamiento de sus documentos con beneficios de gran alcance, pueden automatizar, acelerar y optimizar las operaciones como nunca ¿Por qué esperar para utilizar las soluciones de procesamiento inteligente de documentos?
Al multiplicar los costos y el tiempo por los miles de documentos que una organización promedio gestiona cada año manualmente, es cuando hay que avanzar y revisar lo que está ofreciendo la tecnología, además, las empresas que no consideran cómo pueden mejorar los roles de las personas que dedican horas de su vida laboral a ingresar datos de documentos repetidamente, corren el riesgo de perderlos. En estos tiempos de transformación digital, en pleno siglo XXI, las empresas no deberían tener que desperdiciar sus recursos en un trabajo rutinario, que no aporta nada, desmotivador, ingresando, clasificando y analizando la gran cantidad de datos que contienen los documentos, con las consecuencias inevitables de los errores que se pueden cometer en el proceso. Cuanto más esperen las empresas para actuar, mayores serán los desafíos, la demanda es creciente desde las diferentes áreas de negocio de las empresas para automatizar y optimizar el procesamiento de documentos más allá de lo que ofrece el software simple de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que convierte las imágenes de texto en un formato de texto; las expectativas y los requerimientos son aun mayores, se necesita procesar el documento desde que son recibidos hasta la entrega de los datos extraídos y listos para ser consumidos por los procesos del negocio. Y este proceso es justamente lo que una solución de procesamiento inteligente de documentos puede automatizar, ya que en conjunto con el software de automatización robótica de proceso (RPA) se logra automatizar de principio a fin para gestionar los documentos, como por ejemplo, en el área financiera el procesamiento de facturas, en áreas de atención, las diferentes solicitudes de servicio, de reclamos, en el cuidado de la salud, la incorporación de los pacientes, por mencionar algunos ejemplos.
Las soluciones de IDP utilizan numerosas tecnologías relacionadas con la inteligencia artificial (IA), incluidos los robots de automatización de procesos (RPA), el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el procesamiento del lenguaje natural (NLP), la visión por computadora y el aprendizaje automático (ML), para extraer los datos de los documentos (imágenes, .pdf, manuscritos, etc.) , seguidamente se captura la información requerida o el llamado metadatoa, y la convierte en formatos estructurados y específicos que permitirán su uso en otras operaciones tareas o procesos. Soluciones de automatización inteligente de documentos, permiten extraer la información requerida y colocarla o enviarla en la ubicación o departamento desde donde se ejecutan y completan las tareas y pasos que complementen un proceso.
IDP es una de las tecnologías de más rápido crecimiento y su combinación con RPA permite que las empresas automaticen los procesos del negocio que involucren diversidad de documentos. Con el procesamiento inteligente de documentos y la automatización robótica de procesos es posible que los usuarios de las empresas automaticen sus procesos de manera integral.
Aumente la eficiencia, reduzca costos, transforme la empresa, aproveche los beneficios que la tecnología para la automatización inteligente de documentos está ofreciendo, revise el mercado, seleccione algunos proveedores, profundice en cómo funciona cada solución, una verdadera solución de procesamiento de documentos inteligente debe ser capaz de manejar diferentes tipos de datos: estructurados, semiestructurados y no estructurados, la gran mayoría de los datos en una empresa no están estructurados, seleccione una solución que pueda responder a sus necesidades de forma efectiva para acelerar y alcanzar el procesamiento inteligente de la automatización de documentos.
Algunos beneficios del procesamiento inteligente de documentos
Según Gartner, “para 2025, el 50 % de las facturas de empresa a empresa en todo el mundo se procesarán y pagarán sin intervención manual”.
¿Está listo para conocer y utilizar la automatización inteligente documentos y todas las capacidades para la automatización de su negocio? En Minimice retrasos, errores, impulse la productividad, automatizando la gestión de documentos lo invitamos a conocer como podemos ayudarlo con AutomationEdge nuestro aliado de negocios para la automatización.
