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No es ninguna novedad para los directores financieros estar al tanto de los beneficios que reportaría automatizar los procesos críticos de sus empresas, y en particular, cúan beneficiosa sería ésta para mejorar la función financiera propiamente dicha. Desde la reducción en costos de personal hasta el incremento en la confiabilidad de la información, que ahora podría producirse oportunamente, sin errores, en tiempo real y sin problemas de cumplimiento, las ventajas de automatizar están ampliamente reseñadas en múltiples fuentes informativas. Sin embargo, son escasas las reseñas que muestran cómo alcanzar esos resultados y, más importante aún, cómo habilitar a los equipos de Finanzas para que agreguen más valor tanto a la organización como a los clientes que ésta sirve.
Cuando se piensa en aquellos procesos que el personal ejecuta fuera de su interacción directa con sus ERP, CRM y otros sistemas de la organización, procesos tales como preparar y enviar reportes a la gerencia o a los entes reguladores, calcular rebajas y comisiones, o preparar pronósticos o analíticas (todos los cuales generan información esencial para la mayoría de las empresas, independientemente de su tamaño), frecuentemente éstos son vistos como demasiado complejos o que requieren de alguna habilidad especial que una solución de RPA no podría sustituir. Aún así, es característico de tales procesos:
Para incrementar el valor de la “inteligencia” que generan los equipos financieros, y así facilitar el cumplimiento de su misión, los CFO debemos pensar en las iniciativas automatizadoras de una manera diferente, enfocándonos menos en lo que las tecnologías en sí mismas hacen posible, y mucho más en destacar cuán decisivo puede ser el aporte del equipo al negocio, reduciendo de esa forma, las probables resistencias que ocurren alrededor de cualquier novedad en el sitio de trabajo. En nuestra entrega de este mes, queremos reseñar el e-book titulado: Cinco formas de agregar inteligencia a su equipo financiero mediante la automatización, preparado por la gente de Solvexia, en el que se describen con detalle, cinco vías en que la automatización apoyaría a sus equipos, a partir de las siguientes ventajas:
Lo primero es que, al automatizar procesos, se hace mucho más fácil suministrar data de mayor calidad; quienes aportan tal data (independientemente de su fuente, como p.ej., ERP, CRM, otros sistemas legados, hojas de cálculo preparadas en otros departamentos, y hasta otros terceros y clientes varios) recibirían formatos preestablecidos que homogeneizan la variedad de la data, bajo una codificación y presentación común, lo que simplifica enormemente la captura y posterior procesamiento de la data; por otro lado, al instrumentar el uso de APIs, emails y demás mecanismos para efectuar transferencias directas de información, se elimina (o se reduce) el elemento humano como posible fuente de error en la transferencia de data; además, los errores en la data pueden detectarse apenas ésta es capturada y su corrección sería más expedita, haciendo que el trabajo de la unidad se complete en menos tiempo, con mayor precisión y confiabilidad.
Automatizar permite poner mayor cantidad de data, incluso en su nivel más granular y detallada, a disposición de los equipos de trabajo, mucho más de lo que sería posible con hojas de cálculo o herramientas de escritorio; ahora será posible contar con la data requerida para realizar análisis más profundos y relevantes, dar respuestas a interrogantes que surjan a partir de las cifras que la operación arroja, y hasta proyectar automáticamente escenarios posibles; todo ello sin tener que hacer cálculos y revisiones manuales de tales proyecciones.
Automatizar mejora la consistencia de la gestión, lo que posibilita ofrecer resultados más regulares y evitar darle “sorpresas adversas” al cliente o al interesado. Es muy difícil ser consistentes si no podemos asegurar que la data sea procesada siempre de la misma manera; que los reportes, conciliaciones y análisis se ejecuten siempre con el formato debido y con idéntica regularidad; o que estos resultados no varíen, independientemente de quien los produce. Cuando estas tareas son automatizadas, estas variaciones se eliminan y puede confiarse en que se completarán de la misma manera en cada una de las veces que se ejecute el proceso. La consistencia aumenta la predictibilidad y reduce las expectativas de resultados negativos.
Como resultado de mejorar consistencia y predictibilidad en la gestión, automatizar también incrementa la credibilidad del equipo de Finanzas, y con ello la posibilidad de elevar su perfil en la organización. Sin embargo, esto tiende a modificar las expectativas hacia Finanzas y lo que se cree que ésta puede (y debe) hacer: además de cumplir con sus responsabilidades tradicionales, ahora se esperará que produzca más con lo mismo (p.ej., soluciones basadas en IA y modelos predictivos, con similar precisión, rapidez y consistencia). Antes de abordar metas más ambiciosas, aquí será esencial que Finanzas enfoque su esfuerzo automatizador en hacer consistentemente bien, los procesos críticos de su función, construyendo desde dentro, reporte a reporte, la confianza de la organización en lo que la unidad financiera podría aportar a futuro.
Finalmente, y en línea con lo anterior, automatizar debe impulsar una cultura de innovación y mejoramiento continuo; mantener la consistencia en la ejecución de los procesos críticos no equivale a persistir en el espíritu de una actitud inconmovible de “business-as-usual” o que haya que hacer las cosas como siempre se han hecho. Por el contrario, el reto principal de automatizar es motivar a los trabajadores a pensar más en los procesos que están bajo su responsabilidad: nadie como ellos conoce su granularidad y pocos están en la capacidad de indicar cómo mejorar su ejecución; es hacer que los operadores puedan pensar más como gerentes de tales procesos, sugerir las mejoras pertinentes, reducir la incidencia e impacto de los errores y así, hacerse aún más valiosos para la organización, contribuyendo con más creatividad e innovación y proyectándose como genuinos proveedores de valor.
