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La mayoría de las empresas cuentan con una plataforma ERP, Enterprise Resource Planning, para gestionar de manera integrada y centralizada los recursos de la organización, hablamos de recursos humanos, cuentas por pagar o cobrar, contabilidad, inventarios, logística, financiera, etc. o en su defecto, con soluciones de software adquiridas para llevar la operación de organización(es) específica(s), que pueden o no integrarse entre sí o al ERP existente. Seguramente la inversión en tiempo y dinero ha sido significativa si consideramos tanto la adquisición de las soluciones de software como la implementación y la adaptación de éstas a los requerimientos específicos de la empresa y por otra parte, mantener las soluciones actualizadas con las exigencias cambiantes del negocio y a las nuevas tecnologías puede ser un duro reto y muy costos para muchas empresas, por lo que es frecuente encontrar que se implementan soluciones paliativas desarrolladas en casa para complementar la funcionalidad que no ofrecen las soluciones ERP implementadas o para integrar módulos ERP desconectados; un ejemplo de ello es el uso de Excel que facilita la integración y manipulación de datos, manualmente se descarga la data de una aplicación, se manipula en Excel para llevarla a un formato comprensible por el aplicativo que la recibe o se generan diversidad de reportes, indiciadores, gráficos requeridos por los ejecutivos para la toma de decisiones.
Lamentablemente estas actividades manuales son lentas, son propensas a los errores humanos y limitan la agilidad de la empresa para avanzar en su proceso de transformación digital y su competitividad a futuro.
En este artículo nos enfocamos en el proceso Orden-al-Cobro(O2C) que es un proceso de valor y crítico como generador de ingresos e identificamos oportunidades donde la Automatización Inteligente ayuda a optimizar el proceso para que fluya sin contratiempos y se cumplan con las normas y regulaciones internas, y dependiendo del tipo de empresa, las externas.
El proceso O2C es uno de los procesos más críticos y complejos de una organización. Es responsable, además de asegurar los ingresos de la empresa, de asegurar las expectativas de los clientes. Involucra múltiples organizaciones como mercadeo, ventas, fijación de precios, contrataciones, cobranzas, logística, finanzas y soporte a clientes y suele ser un proceso fragmentando donde las rupturas del flujo de datos por desconexión de los sistemas de soporte suelen ser resueltas con actividades manuales, lo que ocasiona posibles errores, retrasos y retrabajos; el responsable primario mayormente es la organización de Mercadeo y Ventas quien se encarga de asegurar las metas, establecer las pautas, realizar el monitoreo, implantar los correctivos y definir el Customer Journey y a la organización de Finanzas le corresponde asegurar la correcta ejecución.
Un proceso típico de O2C involucra
Algunos ejemplos donde la automatización puede ser de gran valor son los siguientes:
Muchas organizaciones implementan la normativa KYC, Conozca su Cliente, para verificar la identidad de sus clientes potenciales como primer paso para que una persona/empresa pueda convertirse en cliente o usuario registrado con seguridad, garantías y cumpliendo con las normativas establecidas.
Para ello, se debe recopilar la mayor cantidad de información disponible, sea privada y/o pública, sobre el potencial cliente; explorar manualmente distintas fuentes de información o interactuar con los prospectos para obtenerla, esta actividad realizada manualmente puede requerir mucho tiempo y retrasar el avance del proceso y el cierre de la venta.
Automatizando las tareas manuales, los vendedores pueden dedicarse a tareas más productivas como trabajar con más prospectos o dedicar más tiempo al cierre de las negociaciones.
Para poder ofrecer una línea de crédito a un cliente para agilizar los negocios, se debe recopilar y validar información, analizar los riesgos y definir, de acuerdo con las reglas predefinidas, los niveles crediticios aplicables al cliente/negocio, y luego realizar un monitoreo continuo de las capacidades financieras de los clientes.
Automatizando los procesos de obtención y análisis de la información al recibir la orden de compra, se podrá obtener una evaluación preliminar y lograr una aprobación de crédito en minutos.
En un sistema manual, el personal puede verse abrumado por la cantidad de coordinación necesaria para hacer llegar a tiempo un pedido al cliente. Con un sistema automatizado, un equipo tendrá datos relevantes de las etapas de gestión y cumplimiento de pedidos para ayudar con el envío. La automatización también puede ayudar a un equipo de envío a seleccionar los horarios correctos de recolección del transportista y garantizar que los clientes reciban sus productos en los tiempos esperados.
Probablemente hay empresas de transporte involucradas que ofrecen, como parte de sus servicios, la posibilidad de realizar el seguimiento de la guía de despacho, con automatización, los robots de software RPA pueden obtener la información de despacho de los portales de los transportistas y tener la información disponible para cuando el cliente desee consultar sobre su despacho, por ejemplo través de un Chatbot.
Otro ejemplo es que, mediante un Chatbot u otro mecanismo automatizado con tecnología de Inteligencia Artificial, se pueden gestionar automáticamente otros requerimientos de los clientes como por ejemplo, la devolución de un producto que no cumple con sus exigencias.
Cuando se depende de la creación manual de facturas, es probable que se produzcan imprecisiones y retrasos, lo que provocará clientes insatisfechos y retrasos de en mejora de disponibilidad financiera.
La automatización de la generación de facturas reduce la cantidad de entrada manual requerida y acelera el proceso, los robots de software RPA pueden obtener los datos necesarios como fechas de envío, fechas de pedidos, detalles de pedidos, términos de crédito y costos y generar rápidamente una factura precisa y enviarla a un cliente. La automatización también evitaría una doble facturación.
Con procesos automatizados se pueden asegurar los ingresos en las fechas programadas o anticipadas, los robots de software pueden realizar el seguimiento de cobranza mediante, por ejemplo, el envío de notificaciones a los clientes con pagos pendientes. Adicionalmente, los robots pueden realizar la conformación de los pagos, validando las notificaciones de pago recibidas con la data real en la cuenta bancaria; y cuando el pago ya fue recibido, suspender el envío de las notificaciones para no molestar al cliente.
Si depende del registro manual de pagos, es posible que los pagos no se procesen a tiempo, generando descuadres de disponibilidad o los clientes reciban facturas después de haber pagado.
Beneficios de la automatización del proceso Orden-al-Cobro
Automatizando O2C, puede experimentar beneficios importantes sobre los procesos manuales, como un mayor y mejor flujo de efectivo, un procesamiento de pedidos más rápido y tiempos de entrega reducidos.
La automatización le permite generar automáticamente documentos de ventas clave, como facturas de clientes, agilizando los pagos y mejorando el flujo de caja de la empresa. Al liberar al personal de las tareas manuales y de poco valor para el negocio, se reducirán los costos que involucra toda la cadena de valor de O2C.
Cuando automatiza el ciclo O2C, los robots de software manejan la entrada de datos por usted, por lo que no tiene que asignar personal para realizar la entrada manual. Esta capacidad de descargar las responsabilidades de entrada de datos a un robot hace que el proceso de entrada de datos normalmente lento sea más rápido y reduce las imprecisiones debidas a errores humanos.
Acelere el procesamiento de pedidos
Otra ventaja de usar la automatización en O2C es su capacidad para acelerar el proceso de pedidos al eliminar la entrada manual de datos y los formularios de pedido escritos. Al aumentar la velocidad de las facturas y los pagos, puede aumentar la rentabilidad de su negocio. Con automatización también puede enrutar los pedidos automáticamente para garantizar lleguen rápidamente a la persona/departamento adecuado sin perderse en la confusión y rápidamente.
Con automatización puede mejorar significativamente las comunicaciones con los clientes y con ello reducir los reclamos. Las empresas pueden dar a los clientes notificaciones automáticas de envío y entrega y emitirles recibos, lo que lleva a una mayor satisfacción del cliente. Los clientes podrían, por ejemplo, consultar a un chatbot con inteligencia artificial el estado de sus pedidos sin involucrar agentes humanos.
Los robots de software ayudan a muchas empresas a reducir significativamente sus plazos de entrega. Con procesos no automatizados, los miembros de su personal deben enviar documentos por correo electrónico, estar pendientes de las respuestas, obtener firmas para varias transacciones entre otras tareas manuales, lo que prolonga los plazos de entrega y aumenta la posibilidad de que se pierdan los pedidos. Con automatización puede reducir los plazos de entrega al enviar automáticamente los documentos a los departamentos necesarios para que su equipo pueda comenzar a trabajar de inmediato.
Con la automatización el equipo de ventas puede estar informado en tiempo real de la disponibilidad en inventario y los plazos de entrega antes de comprometerse con el cliente
La automatización permite reducir significativamente la cantidad de personal que está dedicado a tareas improductivas. Por ejemplo, no necesitará tener personal trabajando en la entrada manual de datos o monitoreando cada canal de ventas, ya que un robot de softtware lo hará por usted. Al liberar personal de las tareas manuales y rutinarias, puede asignarlos a tareas más rentables y expandir sus esfuerzos comerciales
Con la automatización de principio a fin, puede aumentar la eficiencia y agilidad de su negocio. Establecerá relaciones más sólidas con los clientes debido a tiempos de procesamiento más rápidos y errores reducidos. Estas relaciones más sólidas con los clientes pueden incentivar a los clientes a seguir comprándole productos y recomendar a la empresa a otros posibles clientes. Con Inteligencia Artificial puede obtener en tiempo real inteligencia de negocio para tomar decisiones oportuna e informadas
Incluso contando con tecnologías sofisticadas como CRM y/o ERP y/o centro de contacto para su gestión de O2C, siempre hay aspectos que, aunque no se quiera, requieren operaciones manuales, las cuales es recomendado analizar y minimizar ya que frecuentemente son causas de ralentización del proceso con ciclos más largos y complejos, retrabajos, bajo nivel de cumplimiento, impactando los resultados del negocio y la satisfacción de los clientes; en la mayoría de los casos estas operaciones manuales son automatizables con los beneficios antes descritos.
Automatizando los procesos manuales e integrando los sistemas del back office con Automatización Inteligente, además de mejorar el flujo de información y la eficiencia a lo largo del O2C, logrará un mejor aprovechamiento de las soluciones que le han requerido inversiones importantes para su implantación y mantenimiento.
¿Interesado en conocer como optimizar su proceso O2C con Automatización Inteligente? Conversemos
DJCS es una empresa que apoya a las organizaciones en su camino a la Automatización Inteligente, identificando los procesos, de TI y del negocio, cuya automatización ofrecerá resultados tangibles al negocio y diseñando y construyendo con tecnología de avanzada, las soluciones automatizadas específicas para que cada cliente obtenga los beneficios esperados. Que cada proceso automatizado se transforme en una ganancia a corto y largo plazo.
