¿Conoce el valor de la gestión de portafolio de aplicaciones?

La gestión de portafolio de aplicaciones (APM – por sus siglas en inglés: Application Portfolio Management) es un marco para administrar las aplicaciones de software de TI empresarial y los servicios basados en software.

El portafolio de Aplicaciones provee un enfoque proactivo de la gestión de las aplicaciones, nos dan visibilidad de las aplicaciones del negocio, como se relacionan entre sí, como soportan las capacidades actuales y futuras del negocio, para la toma de decisiones de actualizaciones, migraciones o retiros y así maximizar las inversiones y mejorar la alineación y el valor entregado al negocio.

A medida que su negocio y su entorno de TI evolucionan, la cartera de aplicaciones que necesita para respaldar el negocio se vuelve cada vez más compleja y difícil de administrar. Debe poder actualizar las aplicaciones existentes, agregar nuevos sistemas y deshacerse del software obsoleto que puede estar degradando el rendimiento. Pero sin una clara visibilidad de cómo se relacionan las aplicaciones, quién las usa y cómo apoyan el negocio, es imposible tomar decisiones.

Las soluciones de APM proporcionan información sobre cuántas aplicaciones están en uso, su verdadero valor comercial, sus tecnologías de soporte y sus ciclos de vida.

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¿Por qué es necesario el APM?

Existen numerosas razones por las cuales las organizaciones comienzan a analizar sus aplicaciones y entender porque es necesario usar APM, podemos señalar las siguientes:

• Para alinear las aplicaciones con las necesidades comerciales, identifique qué aplicaciones soportan las capacidades del negocio y elimine aquellas que no satisfacen o aportan valor al negocio
• Para prepararse para el futuro, la modernización de ciertas aplicaciones y la eliminación de otras contribuirá a la liberación de recursos para financiar nuevas innovaciones.
• Para reducir los riesgos de cumplimiento, una imagen completa de las aplicaciones le ayudará a protegerse de posibles fallas de cumplimiento.
• Para mejorar la eficiencia, la consolidación de proveedores, la eliminación de aplicaciones duplicadas y la garantía del número correcto de licencias pueden optimizar los esfuerzos y costos de APM.
• Para mitigar riesgos técnicos, la legalidad de las aplicaciones y las licencias no soportadas pueden ser bombas de tiempo en seguridad y cumplimiento. APM ayuda a desactivarlos.
• Para ahorrar dinero, la eliminación de aplicaciones y licencias no utilizadas puede reducir los costos de software hasta en un 15% sin afectar el rendimiento general del negocio.
• Para pasar a la nube, ciertas aplicaciones pueden servir mejor a una empresa desde la nube, pero no sabrá cuáles hasta que sean identificadas.
• Para eliminar la redundancia, existen aplicaciones que las organizaciones no necesitan ni usan. La capacidad de vincular las aplicaciones con las capacidades del negocio te ayuda a la toma de decisiones para su eliminación.
• Para optimizar los procesos comerciales, racionalizar la cartera de aplicaciones, identificar las brechas y redundancias, contribuyen a mejorar los procesos.
• Para obtener el outsourcing correcto, el conocer las aplicaciones y servicios que son críticos, ayudan a la toma de decisiones de los acuerdos con terceros.
• Para asignar prioridades a proyectos, APM asigna prioridades a los proyectos y relaciona las aplicaciones de acuerdo con el valor del negocio, al fin de rechazar aquellas que no aporten.
• Para consolidar la infraestructura, una reducción de aplicaciones permite reasignar recursos de infraestructura

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Los CIO, CTO, gerente de TI, arquitectos empresariales, entre otros, responsables del proceso de inversión empresarial se hacen ciertas preguntas acerca del universo de aplicaciones dentro de su organización y los planes:

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¿Cuáles aplicaciones merecen inversión y cuáles deben ser eliminadas?

Después de obtener un escenario de las aplicaciones y sus relaciones, se pueden apoyar enviando encuestas a los usuarios de las aplicaciones y recolectar la información del ajuste técnico y funcional para cada aplicación.

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¿Qué aplicaciones soportan o apoyan las capacidades de negocios?

Analizar que aplicaciones no están siendo funcionalmente exitosas y así tomar la decisión de eliminarlas.

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¿Qué aplicaciones son realmente necesarias? ¿Dónde están las brechas?

Una dificultad que se encuentra en las organizaciones es la racionalización de las aplicaciones, cuáles de ellas son redundantes, cuales hacen falta y no existen o si existen varias con el mismo objetivo.

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¿Nuestra cartera de aplicaciones se desarrolla en la dirección correcta para respaldar objetivos estratégicos futuros?

En organizaciones grandes y complejas, uno puede perder rápidamente de vista los ciclos de vida de las aplicaciones. Cuando una aplicación alcanza su etapa final de vida útil, debe existir un sucesor para la aplicación, especialmente si depende de proyectos u otros. Es necesario seguir una hoja de ruta que permita asegurar la implantación exitosa del ciclo de vida de las aplicaciones y su relación con los proyectos.

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¿Cómo comenzar con APM?

Una vez entendido él porque es necesario la gestión de portafolio de aplicaciones, presentamos ciertos pasos a seguir para comenzar con APM:

• Inventario de aplicaciones, recopile el inventario de todas las aplicaciones de su organización, las pasadas, presentes y futuras. Incluir a todos los usuarios y oficinas.
• Identificar quién es el propietario de las aplicaciones y el uso de estas.
• Identificar el ciclo de vida de la aplicación, ayudaría a mitigar el riesgo tecnológico en una etapa temprana ya que cuando llegan a su etapa final, los encargados de gestionar las aplicaciones se enfrentan a situaciones como funcionalidades limitadas, niveles de servicio variables, falta de soporte de proveedores.
• Evaluar el uso de las aplicaciones, con la racionalización podemos identificar las aplicaciones que se usan incorrectamente, o no utilizan todo su potencial.
• Establecer el valor comercial de la aplicación, su calidad y sus costos, determine el costo total y el valor comercial de cada aplicación, incluso las que apenas se utilizan. Compare este costo con el costo total de propiedad de aplicaciones similares que se utilizan en la industria. En esta etapa, lo mejor es utilizar las capacidades empresariales. Las capacidades empresariales definen lo que está haciendo una empresa en este momento y lo que debe hacer para cumplir con los desafíos actuales y futuros.
• Crear un marco de trabajo o referencia de arquitectura de aplicación, definir un conjunto de conceptos de negocio, información y aplicación que a su organización le gustaría ver reflejados a largo plazo.
• Los líderes de negocios, gerentes de TI y arquitectos empresariales deben reunirse para revisar las acciones recomendadas de cada aplicación y diseñar una hoja de ruta de implementación para avanzar.
• Hacer que la racionalización de las aplicaciones sea un proceso continuo, la racionalización de las aplicaciones mejora la efectividad general de TI y garantiza que el panorama de TI se alinee activamente con las metas y objetivos del negocio.

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El entorno empresarial actual, siempre cambiante, hace que la adecuación de las aplicaciones a los procesos empresariales y a la estrategia corporativa sea cada vez más crítica. La mayoría de las empresas gastan el 70-80% de sus presupuestos de TI en el soporte de aplicaciones antiguas de bajo valor, dejando muy poco dinero para invertir en la optimización de los procesos comerciales. Necesitas una visibilidad completa de tus aplicaciones para gestionar los costos, garantizar la adecuación y adaptarte fácilmente a los cambios.