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RPA: defina su estrategia de automatización y supere los 6 retos más comunes al implantarla

Para la mayoría de las empresas no nacidas en la era digital, no es tarea sencilla percibir la diferencia entre cuáles son las soluciones a los problemas y cuáles las herramientas tecnológicas que usamos para solucionarlos. Tampoco lo es entender las tecnologías emergentes, cuyos alcances siempre están en constante expansión.  

Presiones competitivas que nos obligan a buscar nuevas opciones para reducir costos, mejorar los márgenes, y acelerar el ‘time-to-market’ de los productos y servicios que comercializamos, hacen que muchas veces optemos por adquirir productos tecnológicos, basados simplemente en la promesa de modernizar nuestra infraestructura tecnológica, optimizar procesos operativos y potenciar al máximo la productividad.  Entre las tecnologías habilitadoras de una superior eficiencia y efectividad operacionales, la automatización robótica de procesos (RPA) resalta como una de las menos complejas de implementar, y por ello, es una de las herramientas preferidas para empezar a transformar digitalmente a la organización.

Sin embargo, y aún con sus obvias ventajas, es preciso definir previamente la estrategia de automatización a seguir y su alcance esperado dentro de la empresa:

  • ¿nos proponemos meramente automatizar un proceso para resolver un problema puntual o estamos considerando llevar la automatización a todos los procesos donde esto conviene?
  • ¿hemos detectado cuáles son esos procesos?
  • ¿podemos evaluar razonablemente el impacto que este cambio producirá dentro de la empresa, en términos de eficiencia, productividad y ambiente laboral?...

Considerar anticipadamente los retos a superar más allá de lo propiamente tecnológico, o de las previsibles ganancias financieras y operacionales de corto plazo es, probablemente, la condición más necesaria para alcanzar el potencial que la automatización promete y alinear expectativas y comportamientos.

En un artículo particularmente esclarecedor, titulado Supere los retos más comunes al implantar RPA publicado en el website de MicroFocus en Octubre pasado (2019),  N. Karthik  nos advierte tanto de dicha necesidad y de los retos que más comúnmente enfrentan tales esfuerzos, al tiempo que nos ofrece ideas para contrarrestar sus efectos.  Son seis los retos planteados:

  1. Resistencia de la fuerza laboral, que no se compromete con el cambio que traerá la nueva tecnología
  2. Metas y expectativas poco realistas, que desestimulan la adopción de la nueva filosofía
  3. Implementación no-integrada, que permite / fomenta iniciativas en silos, sin coordinarlas con TI
  4. Escogencia correcta de los procesos que serán automatizados
  5. Incompatibilidad con la infraestructura tecnológica existente y lo que requiere RPA para implantarse
  6. Fallas de seguridad en TI

Resistencia laboral

Superar el primero de los retos mencionados requiere de una comunicación efectiva al personal sobre los efectos que tendrá RPA en su cotidianidad, en sus horarios de trabajo, en los nuevos roles y responsabilidades que deberán asumir, y las nuevas destrezas que tendrán que aprender. Comunicar mejor los efectos y beneficios que traerá el automatizar procesos con un software, tanto para la gente como para la empresa, permite también entender mejor el alcance del cambio, y favorecer la interacción y cooperación entre equipos, así como mayor cantidad de ideas de solución. Mientras mejor se conoce y se comprenda esto, mayor apertura habrá para adoptar los cambios deseados

Metas y expectativas poco realistas

El segundo de los retos a enfrentar precisa reducir al mínimo las ambigüedades en torno a los resultados esperados y comunicar con efectividad y claridad, lo que se espera de todos los involucrados. El manejo de las expectativas pasa por examinar detalladamente los procesos que van a ser objeto de aplicar RPA y evaluar los resultados más probables, los tiempos de ejecución y dominio del nuevo proceso, sus efectos sobre la gente involucrada y las acciones que se tomarán para remediar o compensar las diferencias. Establecer y comunicar metas claras para las fases iniciales de implantación de RPA, así como mecanismos para medir los resultados de la iniciativa son medidas necesarias para asegurar que todos estén alineados.

Implementación no-integrada

Evitar implementar fragmentadamente permite prever y atacar con mayor efectividad problemas de seguridad de data y recuperación de desastres, demoras innecesarias, y requerimientos de infraestructura. La adopción de una estrategia de automatización en la organización conlleva la integración de todas las tareas interdependientes que deban automatizarse, y esta integración debiera ser conducida y coordinada por la gerencia de TI, evitando así que la iniciativa se fragmente o se realice por silos.  

Selección de los procesos a automatizar

La selección de los procesos a automatizar es uno de los retos cruciales para llevar a cabo cualquier iniciativa de RPA en la organización.  Para atacarlo con efectividad, los procesos a considerar deben evaluarse en función de la naturaleza de las tareas que lo conforman y no por la urgencia que la organización tiene para resolver un problema. Por ello, es condición sine qua non entender que no todo proceso es susceptible de ser automatizado, y que no todo problema se resuelve mediante automatización. Como regla general de exclusión, aquellos procesos no estandarizados, discrecionales y sujetos a cambios de interpretación o de condiciones externas, no son buenos candidatos para automatizarse. Por el contrario, aquellos procesos sujetos a reglas y condiciones fijas, de alto volumen de tareas, que son además repetitivas y que no requieren intervención humana, son excelentes candidatos para ser mejorados por esta vía.

Infraestructura de TI ya existente

El quinto reto por superar lo constituye la infraestructura de TI ya existente en la organización, la cual puede no ser compatible con las soluciones de RPA disponibles, sobre todo en temas como sistemas interconectados, sincronización de infraestructuras de nube (cloud IT) con las on-premise, así como manejo de recuperación de desastres. Para asegurar que la iniciativa automatizadora no se detenga por problemas de compatibilidad entre ambas infraestructuras, es recomendable contar en TI con un equipo encargado de centralizarlas y sincronizarlas, y así alinear los requerimientos de implantar RPA con las capacidades disponibles.

Fallas de seguridad en TI

Por último, y no por ello menos importante, encontramos el manejo de los riesgos de seguridad y confidencialidad de la data con la que operan los robots, por lo cual son críticos tanto el correcto diseño de los flujos de trabajo que serán automatizados, como los protocolos y mecanismos de acceso a dicha data. Evitar la divulgación indebida de información sensible, así como el acceso ilícito (o no autorizado) a la misma exigirá la adopción proactiva de controles y restricciones de accesos, cifrado de data a varios niveles, y barreras de seguridad (firewalls) que minimicen estos riesgos y aseguren una implantación exitosa de RPA.

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