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Hey, CFOs !!: Planifique primero y automatice inmediatamente después: Seis pasos esenciales para alcanzar sus metas digitales !!!

En estos tiempos en que los ciclos de negocio se acortan cada vez más, y los consumidores exigen soluciones más cómodas, más rápidas y más personalizadas, no es viable para las empresas insistir en operar con procedimientos y estándares de hace 10 años… la respuesta a esa necesidad imperiosa de cambio ha sido automatizar todo aquello que sea posible automatizar, desde las tareas y procesos manuales más simples hasta aplicar esto, gradualmente, en procesos más complejos haciendo uso de tecnologías y dispositivos inteligentes.

 

Bajo el título de Finanzas automatizadas: 6 pasos clave al adoptar nuevas tecnologías (2018), los expertos del Instituto de Finanzas & Gerencia (IOFM) nos desarrollan un plan de acción a seguir, una guía de prácticas y acciones derivadas de un caso de estudio patrocinado por Certify Inc., realizado en más de 500 empresas norteamericanas, sobre la implantación de sistemas automatizados para el control de gastos y cuyos principios pueden aplicarse a cualquier proyecto donde haya migración de procesos y soluciones financieras manuales hacia su contraparte automática o digital. Dícese que quien falla al planificar hoy, en realidad está planificando su fracaso de mañana…Acertadamente, los autores sostienen que, sin un plan adecuado, la adopción de una nueva tecnología puede resultar en:

  • Cero retorno sobre la inversión
  • Desperdicio de recursos internos
  • Pérdida de confianza entre los miembros de la gerencia
  • Daños a las relaciones con los proveedores y otros asociados clave
  • Procesos digitalizados con secuencias o prioridades equivocadas

A continuación, se resumen los seis pasos que bastaría seguir para completar exitosamente la adopción de una tecnología nueva y mejorar así el desempeño de la función financiera:

Paso 1: Defina sus “puntos de dolor”

Entender cuáles son sus debilidades financieras reales es el primer paso antes de adoptar cualquier tecnología nueva; al identificar la causa de la debilidad, puede justificarse con hechos concretos la presencia de un problema que requiere de una inversión en tecnología para resolverlo.  Ejemplos típicos pueden ser altos costos de procesamiento, debilidad o ausencia de controles efectivos de procesos, imposibilidad de integrar datos en un solo sistema de información y control, lentitud en los ciclos de efectivo (cobros y pagos), o dificultad en cumplimiento de directrices financieras  

Paso 2: Establezca sus objetivos

Una vez que se decide invertir en tecnología, su adopción exitosa dependerá en gran medida del establecimiento de objetivos claros que comuniquen, desde el comienzo y a todos los involucrados, la necesidad de adoptarla.  Será esencial entonces:

  • formular un enunciado sencillo, claro y conciso que exprese la necesidad de la organización de adoptar una tecnología nueva
  • involucrar a los principales responsables y afectados en cada departamento, gerencia o grupo de trabajo en Finanzas, Sistemas, procura, recursos humanos, ventas y mercadeo, y forme un equipo especial de trabajo.
  • Identificar con ellos cuáles son sus necesidades y prepare una lista priorizada de objetivos, basados en estas necesidades. Analice con ellos la forma en que la nueva tecnología impactará la forma en que el personal realizará sus tareas de ahora en adelante.

Paso 3: Seleccione al proveedor correcto

Aunque los gerentes financieros no suelen ser expertos tecnológicos, es imprescindible que los suplidores de soluciones cumplan con los objetivos de inversión desde una perspectiva estrictamente técnica y, sólo a partir de allí, se evalúan otras funcionalidades, tales como:

  • Facilidad de uso
  • Flexibilidad
  • Confiabilidad
  • Escalabilidad
  • Interoperabilidad con otras plataformas
  • Seguridad
  • Cumplimiento y gobernabilidad
  • Auditabilidad

Algunas de estas pueden ser más críticas que otras en cada organización, pero la capacidad que una solución tecnológica tenga para integrarse fácilmente con los sistemas y procesos operativos, contables y financieros ya existentes será esencial. Con ello, se simplifican enormemente los flujos de trabajo, los mecanismos de control y la visibilidad de la información. Lo importante aquí es estimar/determinar cuánto valor se agrega al negocio con una tecnología y no meramente cuánto cuesta.  Tres consejos simples al evaluar a su posible proveedor:

  • Frente a un requerimiento técnico que su empresa tenga, el proveedor debe poder decirle claramente si puede (o no) satisfacerlo, o cuando menos una explicación sucinta y razonable para algunas “áreas grises”. NO se quede con dudas ni acepte demostraciones pre-hechas… más bien, exíjale que haga su demostración con un flujo de trabajo similar o igual al suyo, y preferiblemente con data que Ud le suministre que luego pueda certificar los resultados arojados.
  • Chequee siempre las referencias, preferiblemente con usuarios finales que tengan requerimientos operativos similares a los suyos, o hasta foros de usuarios
  • Evalúe las opciones de soporte que ofrezca el proveedor, desde las horas de soporte, como la procedencia del mismo (propia o outsourced) y si éste invierte en R&D para mejorar y actualizar sus soluciones

Paso 4: Prepare una sólida justificación económica  

Al decidirse por adoptar una tecnología nueva, hay que justificar esa inversión con argumentos. Esta justificación debe cuantificar, con estimados conservadores, moderados y agresivos:

  • Ahorros directos, como menores costos de labor y de almacén y recuperación de documentos físicos
  • Ahorros indirectos, como ciclos más rápidos, mayor eficiencia al presupuestar y controlar el gasto, y mejor moral de la gente
  • Reducción de riesgos/pérdidas en recursos materiales y/o financieros, mayor precisión en los pronósticos, y mejor cumplimiento y transparencia frente a requerimiento regulatorios

Paso 5: No descuide la experiencia del usuario  

Un cambio en la forma de hacer las cosas puede ser disruptivo para la gente. Siempre vamos a encontrar algún grado de resistencia al cambio y es mejor anticiparse a ésta para vencerla de forma efectiva, tratando incluso de identificar temprano a escépticos potenciales e intentar revisar y razonar con ellos. El paso siguiente para asegurar que su organización adopte exitosamente una nueva tecnología es que los usuarios más directos, los de la primera línea, “compren la idea” cuanto antes.

Son 4 las razones más comunes de resistencia:

  1. Ausencia de conocimientos y/o destrezas para manejar la nueva tecnología
  2. Desconfianza en la nueva tecnología
  3. Descreímiento / fatiga ante múltiples cambios de sistemas, reorganizaciones, fusiones, etc.
  4. Causas personales, como un retiro inminente o alguna enfermedad o discapacidad importante

Frente a esto, es necesario desarrollar comunicaciones proactivas para reducir el riesgo de rechazo por parte de los usuarios. Entender los impactos -tanto los reales como los percibidos- que una tecnología tendrá sobre el personal será primordial. Luego desplegar una estrategia comunicacional que explique porqué es necesario adoptarla, cuánto cambiará la organización después de su adopción, cuáles beneficios reportará y cómo se verá afectada la gente.

Las comunicaciones deben tener como caras visibles a la alta gerencia de la organización, y apoyar su mensaje con emails, posters, anuncios en la red comunicacional interna y la realización de eventos puntuales de promoción y aprendizaje, en los que se refuerce, se valore y se premie el esfuerzo en aprender y usar estas herramientas.  

Paso 6: Monitoree y mida los resultados  

Este el último paso de su programa de adopción y hay que realizarlo de forma constante. Las actividades de seguimiento son críticas para su éxito:

  • Mantenga actualizada a la gerencia, a toda la organización y a sus asociados clave de los resultados de la aplicación de esta nueva tecnología.
  • Monitoree cómo fluyen sus procesos y valide la eficiencia operativa
  • Cuantifique los ahorros efectivamente alcanzados, consolide y reporte esta data
  • Calcule el retorno de su inversión tecnológica en cada fase o corte
  • Valide cuánto progresa su rendimiento, conforme vaya a aumentando el ritmo de adopción tecnológica a todo lo largo de su empresa

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