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Planifique primero y automatice inmediatamente después: Seis pasos esenciales para alcanzar sus metas digitales!

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En estos tiempos en que los ciclos de negocio se acortan cada vez más, y los consumidores exigen soluciones más cómodas, más rápidas y más personalizadas, no es viable para las empresas insistir en operar con procedimientos y estándares de hace 10 años… la respuesta a esa necesidad imperiosa de cambio ha sido automatizar todo aquello que sea posible automatizar, desde las tareas y procesos manuales más simples hasta aplicar esto, gradualmente, en procesos más complejos haciendo uso de tecnologías y dispositivos inteligentes.

 

Bajo el título de Finanzas automatizadas: 6 pasos clave al adoptar nuevas tecnologías (2018), los expertos del Instituto de Finanzas & Gerencia (IOFM) nos desarrollan un plan de acción a seguir, una guía de prácticas y acciones derivadas de un caso de estudio patrocinado por Certify Inc., realizado en más de 500 empresas norteamericanas, sobre la implantación de sistemas automatizados para el control de gastos y cuyos principios pueden aplicarse a cualquier proyecto donde haya migración de procesos y soluciones financieras manuales hacia su contraparte automática o digital. Dícese que quien falla al planificar hoy, en realidad está planificando su fracaso de mañana…Acertadamente, los autores sostienen que, sin un plan adecuado, la adopción de una nueva tecnología puede resultar en:

A continuación, se resumen los seis pasos que bastaría seguir para completar exitosamente la adopción de una tecnología nueva y mejorar así el desempeño de la función financiera:

Paso 1: Defina sus “puntos de dolor”

Entender cuáles son sus debilidades financieras reales es el primer paso antes de adoptar cualquier tecnología nueva; al identificar la causa de la debilidad, puede justificarse con hechos concretos la presencia de un problema que requiere de una inversión en tecnología para resolverlo.  Ejemplos típicos pueden ser altos costos de procesamiento, debilidad o ausencia de controles efectivos de procesos, imposibilidad de integrar datos en un solo sistema de información y control, lentitud en los ciclos de efectivo (cobros y pagos), o dificultad en cumplimiento de directrices financieras  

Paso 2: Establezca sus objetivos

Una vez que se decide invertir en tecnología, su adopción exitosa dependerá en gran medida del establecimiento de objetivos claros que comuniquen, desde el comienzo y a todos los involucrados, la necesidad de adoptarla.  Será esencial entonces:

Paso 3: Seleccione al proveedor correcto

Aunque los gerentes financieros no suelen ser expertos tecnológicos, es imprescindible que los suplidores de soluciones cumplan con los objetivos de inversión desde una perspectiva estrictamente técnica y, sólo a partir de allí, se evalúan otras funcionalidades, tales como:

Algunas de estas pueden ser más críticas que otras en cada organización, pero la capacidad que una solución tecnológica tenga para integrarse fácilmente con los sistemas y procesos operativos, contables y financieros ya existentes será esencial. Con ello, se simplifican enormemente los flujos de trabajo, los mecanismos de control y la visibilidad de la información. Lo importante aquí es estimar/determinar cuánto valor se agrega al negocio con una tecnología y no meramente cuánto cuesta.  Tres consejos simples al evaluar a su posible proveedor:

Paso 4: Prepare una sólida justificación económica  

Al decidirse por adoptar una tecnología nueva, hay que justificar esa inversión con argumentos. Esta justificación debe cuantificar, con estimados conservadores, moderados y agresivos:

Paso 5: No descuide la experiencia del usuario  

Un cambio en la forma de hacer las cosas puede ser disruptivo para la gente. Siempre vamos a encontrar algún grado de resistencia al cambio y es mejor anticiparse a ésta para vencerla de forma efectiva, tratando incluso de identificar temprano a escépticos potenciales e intentar revisar y razonar con ellos. El paso siguiente para asegurar que su organización adopte exitosamente una nueva tecnología es que los usuarios más directos, los de la primera línea, “compren la idea” cuanto antes.

Son 4 las razones más comunes de resistencia:

  1. Ausencia de conocimientos y/o destrezas para manejar la nueva tecnología
  2. Desconfianza en la nueva tecnología
  3. Descreímiento / fatiga ante múltiples cambios de sistemas, reorganizaciones, fusiones, etc.
  4. Causas personales, como un retiro inminente o alguna enfermedad o discapacidad importante

Frente a esto, es necesario desarrollar comunicaciones proactivas para reducir el riesgo de rechazo por parte de los usuarios. Entender los impactos -tanto los reales como los percibidos- que una tecnología tendrá sobre el personal será primordial. Luego desplegar una estrategia comunicacional que explique porqué es necesario adoptarla, cuánto cambiará la organización después de su adopción, cuáles beneficios reportará y cómo se verá afectada la gente.

Las comunicaciones deben tener como caras visibles a la alta gerencia de la organización, y apoyar su mensaje con emails, posters, anuncios en la red comunicacional interna y la realización de eventos puntuales de promoción y aprendizaje, en los que se refuerce, se valore y se premie el esfuerzo en aprender y usar estas herramientas.  

Paso 6: Monitoree y mida los resultados  

Este el último paso de su programa de adopción y hay que realizarlo de forma constante. Las actividades de seguimiento son críticas para su éxito:

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