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Digitalizando el proceso de Procura usando RPA

November 17, 2021
Beatriz Rodriguez
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Las tareas repetitivas en la gestión de procura representan una gran inversión de tiempo y dinero para la empresa. Hoy en día la tecnología nos permite aprovechar el talento interno, empleando a los robots de software para ejecutar las tareas rutinarias de captura de datos de cientos de facturas y procesamiento de órdenes compras, entre otras.

Todo proceso está conformado por tareas y/o actividades que pueden simplificarse automatizando las actividades repetitivas y operativas; ello reducirá el tiempo de ejecución del proceso y reducirá los errores que se puedan presentar al trabajar de forma manual.

Una de las funciones dentro del proceso de procura son las adquisiciones o compras, que están limitadas debido a operaciones manuales que requieren mucho tiempo y son propensas a errores, implican altos volúmenes de transacciones que requieren una inversión de tiempo y dinero. La necesidad de automatizar y eliminar todos los procedimientos que consumen mucho tiempo se hace cada vez más imperativo. Adoptar las tecnologías RPA e inteligencia artificial le garantizan un aumento de la productividad, reducción de gastos operativos y librar a los especialistas que se centren en tareas de mayor valor al negocio.

La necesidad de adoptar RPA se dispara aún más considerando los problemas como los silos de información, el almacenamiento inadecuado de datos o los enormes volúmenes de papel, que pueden dificultar el seguimiento de las órdenes de compra, monitorear el gasto, detectar comportamientos fraudulentos y limitar la capacidad de prever necesidades futuras.

En términos de cifras, la adopción de RPA en cualquier industria del conocimiento o servicios se traduce en un aumento del 600-800% en el retorno de la inversión en tecnologías robóticas.

Casos de uso de RPA en el proceso de procura

Consideremos las razones por las cuales los encargados de la gestión de procura deben invertir en la automatización robótica de procesos RPA y la inteligencia artificial IA, en las siguientes tareas o funciones:

Ordenes de compra a solicitudes de compra

El procesamiento manual de las solicitudes de adquisición y la producción de órdenes de compra da como resultado retrasos y un bajo índice de precisión. Los robots de software aceleran el proceso simplificándolo y completándolo en menos tiempo.

Gestión de contratos

RPA ayuda con el seguimiento del rendimiento para el uso de contratos a fin de identificar y cobrar todos los posibles reembolsos, descuentos, precios escalonados junto con multas y cambios de remuneración relacionados con los SLA.

Mediante el seguimiento en tiempo real, las empresas pueden gestionar mejor las consultas y disputas de los proveedores o emitir notificaciones para una resolución más rápida.

Gestión de relaciones con proveedores

La base de la gestión de relaciones con proveedores se basa en la comunicación en tiempo real y la resolución de problemas. RPA permite digitalizar correos electrónicos de manera efectiva y resaltar todas las que han sido escaladas y necesitan atención inmediata.

Con la automatización inteligente y RPA el personal de compras puede determinar y cuestionar si los tiempos de resolución están en línea con los tiempos estimados

Pronóstico de la oferta y la demanda

El uso de la automatización robótica de procesos en las compras también puede ayudar con la planificación de la demanda y la oferta de principio a fin.

El razonamiento es que los robots de RPA pueden ayudar a eliminar los silos interdepartamentales (por ejemplo, Gestionar las adquisiciones, el envío, el almacenamiento y el inventario) y centralizar su gestión. Ayuda a llevar a cabo la actividad que abarca una serie de categorías asociadas con la revisión, el procesamiento y la calificación de los datos del proveedor que ayudan a determinar los indicadores de riesgo con prontitud.

Esto es fundamentalmente importante para aumentar la eficiencia y reducir el tiempo de respuesta.

El control de inventario es esencial

Esto es fundamental para todas las empresas, independientemente de la industria, porque es necesario determinar si los niveles de inventario pueden satisfacer las necesidades del cliente. RPA automatiza el seguimiento meticuloso de los niveles de inventario.

El procesamiento inteligente de documentos (IDP) ayuda a rastrear la disponibilidad del producto en la industria y genera alertas en tiempo real a las personas involucradas o informa a las unidades de producción cuando el inventario cae por debajo del umbral prescrito.

Gestión de las órdenes de trabajo

Los empleados pueden tener dificultades para realizar un seguimiento de las necesidades de los clientes y las órdenes de trabajo incompletas, lo que resulta en una pérdida frecuente de ingresos.

Los robots de software hacen que el proceso sea más manejable y, por lo tanto, ayudan a reducir las pérdidas al crear una lista detallada de todos los requisitos básicos necesarios para crear un producto terminado.

Proceso desde la procura hasta el pago (P2P)

Cada vez que reciba una Orden de Compra deberá seguir las actividades indicadas en el flujo para completar el proceso desde la compra hasta el pago. Las empresas están bajo la presión de resolver rápidamente las facturas vencidas, lo que provoca que los proveedores se sientan molestos. La automatización te asegura la optimización de todos los procesos involucrados, desde el inicio del contrato con el proveedor, integración con tu sistema ERP, intercambio de documentos, recepción y procesamiento de la factura, pago a proveedores entre otros, para obtener resultados más rápidos y sin errores.

Finalmente, como resultado, el primer paso en su viaje de RPA debería ser determinar qué trabajos podrían beneficiarse de él y qué RPA elige. Después de realizar un análisis de costo-beneficio para respaldar el caso comercial e investigar a los posibles proveedores de RPA y sus estudios de casos exitosos, estará listo para crear un proyecto piloto con la escalabilidad orientada al futuro.

Muchas empresas son escépticas sobre la nueva tecnología: ¿Vale la pena la inversión? ¿Con qué proceso debemos empezar? Las empresas no necesitan empezar con procesos complejos, ni necesitan tener aclaradas todas sus dudas de antemano, esto es un freno innecesario en el camino a su digitalización.

En su lugar, recomendamos seleccionar un proceso simple y repetitivo en la gestión de procura con un alcance muy limitado para iniciarse en el mundo de la automatización inteligente, y esperar los primeros resultados para ir avanzando e incorporando tareas y actividades como parte de la digitalización.

Si está interesado en iniciar la automatización inteligente, no dude en contactarnos

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