Automatiza tus operaciones con mínimo costo y mil ventajas: RPA como servicio ya está aquí !!!

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Automatizar todo lo que pueda ser automatizado en una organización pareciera ser uno de los mantras más aceptados por la cultura empresarial de nuestros tiempos, ello a consecuencia de las inmensas ventajas que derivarían de su implementación, desde notables reducciones en costos de personal y sistemas, mayor rapidez y precisión en la ejecución de tareas y procesos, más rapidez de acceso y análisis de data,  superior motivación del personal que ahora realiza tareas de mayor relevancia e impacto, y clientes más satisfechos con los bienes y servicios que la empresa les entrega.

Los retos de automatizar y crear internamente la infraestructura de sistemas que lo hará posible, sin embargo, no son pocos ni, en modo alguno, insignificantes. Entre ellos destaca principalmente la carencia de recursos, tanto financieros y tecnológicos como de personal capacitado, a lo que se suman en diversos grados, resistencias del personal, procesos fragmentados, data dispersa o poco compatible, incertidumbre y temor hacia cambios radicales, costos de implementación, mantenimiento y actualización de las nuevas aplicaciones, y la necesidad de definir planes de recapacitación y re-entrenamiento en destrezas nuevas. No es de extrañar que, frente a tal compromiso, el arranque de una iniciativa de RPA propia (on-Premise) sea cuesta arriba para muchas empresas que carecen de la experticia, el músculo financiero y los sistemas requeridos para empezar.  

Afortunadamente, estas dificultades pueden ser reducidas enormemente cuando el proyecto automatizador se apoya en aplicaciones tercerizadas, lo que fundamenta el concepto de RPA como servicio (RPA-as-a-Service, o RPAaaS).  En un artículo muy completo y conciso, titulado The Ultimate Guide to RPA as a Service in 2022 (Enero 2022),  la analista Alamira Jouman, de AI Multiple, nos describe sucintamente la diferencia entre RPA y RPAaaS, los beneficios de esta última, compara las ventajas y desventajas de desarrollar una iniciativa de RPA bajo ambas perspectivas, y finalmente, presenta los retos a superar en un desarrollo RPAaaS.  Veamos:

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 ¿Qué es RPAaaS?

Así como RPA es un software que se apoya en visualización computarizada (computer vision), reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y programación de lenguaje natural (NLP), para replicar interacciones usuario-máquina y, de esa forma, automatizar la ejecución de procesos repetitivos y basados en reglas, RPAaaS es la práctica de tercerizar los servicios de automatización de tareas para aprovechar las ventajas y capacidades de RPA en la nube, con mínima necesidad de instalaciones y sin licenciamientos

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¿Cuáles beneficios ofrece RPAaaS?

RPAaaS tiene los siguientes beneficios:

1. Reducción de costos de infraestructura y equipos (ya que la mayor parte de estas soluciones se montan en nube), ni de licenciamiento ni hosting (inexistentes), ni de técnicos expertos de programación/mantenimiento de bots
2. Opciones de precios por uso/consumo
3. Implantaciones más rápidas, ya que no hay instalaciones complejas de ningún tipo
4. Actualizaciones automáticas de software y seguridad

 ¿En qué se diferencia un desarrollo con RPA propio (on-Premise) de uno con RPA tercerizado (RPAaaS)?

  El siguiente cuadro ilustra fácilmente estas diferencias, así como sus ventajas y desventajas:

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 ¿Cuáles son los retos que enfrentan las iniciativas con RPAaaS?

A pesar de la popularidad y exposición que RPAaaS va ganando, aún hay escollos por resolver y que deben ser tomados en cuenta al adoptar esta opción de automatización.  Los principales obstáculos son:

Privacidad de la data, pues al permitir a un tercero (el proveedor del servicio), el acceso a data crítica del negocio, la empresa es vulnerable no sólo al conocimiento sino incluso a la manipulación indeseada de la información a la cual se accede.

1. Para reducir/limitar tales riesgos, ya se han establecido regulaciones legales que restringen el acceso y manejo de la data por parte de los tercerizadores de servicio, así como exigencias de cumplimiento y certificaciones (p.ej., ISO 27001 y SOC2)
2. Otras formas de limitar estos accesos y/o proteger la data es el uso de tecnologías de encriptación con las cuales acceder y manejar la misma en la nube, sin necesidad de desencriptarla previamente con alguna clave

Servicios de nube, tanto en lo que respecta a la adopción de esta tecnología por parte de los usuarios, como en lo relativo a las caídas de servicio (server downtime), problemas de conectividad y largos tiempos de espera para el procesamiento de la data.

1. Sobre la adopción, muchas empresas siguen prefiriendo manejar y almacenar su data en servidores propios, a pesar de la actual tendencia a confiar en aplicaciones y servicios de nube. Para estas organizaciones, el reto principal sería la migración y configuración de su data una vez tomada la decisión de automatizar sus operaciones por esta vía y así aprovechar las ventajas derivadas de esa tecnología
2. Sobre las caídas de servicio en servidores, este es un problema que impacta significativamente las operaciones, independientemente de que estos sean controlados on premise o en nube; sin embargo, cuando estos servidores de nube son externos, el restablecimiento de la operación dependerá por entero de la capacidad de respuesta de quienes los operan, lo cual puede ser más riesgoso. De acuerdo con estudios recientes sobre estos eventos en 2019 y 2020, para un 1% de las empresas a nivel mundial, el costo promedio de las interrupciones de servicio estuvo entre 10 mil-50 mil usd por cada hora perdida…  pero dependiendo del tamaño de la operación de cada empresa, dicho costo llegó a estar entre 300 y 400 mil usd por hora (25% de las empresas consideradas), e incluso entre 2 y 5 millones de usd por hora para otro 27% . Ningún proveedor de RPA puede ofrecer garantía que cubra dicho riesgo.

‍Escogencia del proveedor adecuado, medida necesaria en cualquiera de los dos casos, pero que, si se trata de RPAaaS, los criterios básicos que deberán prevalecer en la selección deberían ser:

1. El cumplimiento de las regulaciones establecidas
2. La seguridad que ofrezca para mantener la privacidad de la data
3. Su capacidad para atacar problemas de funcionalidad propias de RPA, así como minimizar los riesgos asociados a los servicios de nube

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Lo invitamos a conocer el RPAaaS de AutomationEdge, nuestro aliado de negocios para la automatización.