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¿Qué tan complicado es automatizar la función financiera? Algunos tips para el CFO

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¿Con cuanta frecuencia escuchamos hoy expresiones como “transformación digital”, “APIs abiertas”, “conectores”, “información gerencial en tiempo real”, o hasta “SaaS”,?... No siempre logramos comprender el alcance que estos conceptos tendrían para aplicarlos nuestras organizaciones... Es fácil perderse en la jungla de términos y conceptos tecnológicos en boga hoy en día y no encontrar su aplicabilidad en nuestras situaciones particulares, pasando por alto que lo verdaderamente importante para arrancar es identificar cuáles procesos debemos mejorar y cómo conseguir un consultor tecnológico que entendiendo nuestros procesos tal como son, tenga la experiencia para aplicar las tecnologías que los ejecuten como debieran ser. En lo esencial, eso es todo lo que necesitamos al inicio.

En la entrega de este mes, queremos reseñar el artículo Automatice sus Finanzas sin misterios, escrito por Darren Cran, COO de AccountsIQ, donde el autor pretende despejar las innecesarias complejidades que rodean la automatización de la función financiera, ofreciendo consejos prácticos para que los gerentes financieros puedan ser más eficientes usando las tecnologías disponibles, cómo identificar las necesidades más críticas, cómo seleccionar el sistema financiero que mejor se adecúa a sus características y guiarles a lo largo del proceso que sigue.  En su opinión, lo complicado de automatizar finanzas se reduce enormemente siguiendo sólo cinco pasos:

 

  1. Identificar donde está el problema que más afecta/presiona a su equipo
  2. Seleccionar la solución financiera más adecuada para las necesidades de la organización
  3. Diseñar correctamente la codificación de sus procesos críticos
  4. Promover la adopción de lo automático en el sitio de trabajo así como la participación de otras unidades
  5. Próxima etapa: ir en vivo (captura, procesamiento y reporte)

 

Identificando las presiones en su equipo
  • ¿Cuánta es la carga para la gente en CxC y en CxP?  ¿hay excesivo manejo de papeles, documentos físicos? ¿hay muchas aprobaciones manuales?  Evalúe utilizar una solución de escaneo digital para las facturas, tanto las propias como las de sus proveedores.
  • ¿Se le acumulan los reclamos y relaciones de gastos vencidas, debido a lo complicado del proceso de registro de estas obligaciones?  Evalúe entonces usar tecnologías de escaneo y reconocimiento de imágenes y caracteres, cargando esa data directa e inmediatamente en los sistemas contables.
  • ¿Cuán productivo es su personal? ¿sabe Ud si disfrutan lo que hacen?  Los flujos de trabajo automatizados y la digitalización de documentos ayudan a reducir lo tedioso de muchísimas tareas, lo que crea oportunidades para que la gente realice tareas de mayor impacto y satisfacción
  • ¿Hay que traducir manualmente la data de otros sistemas, cuando ésta se obtuvo para cumplir un propósito diferente?  Esto puede resolverse facilmente si Ud utiliza aplicaciones basadas en nube. Sólo conecte las mismas justo en el punto de captura y listo !!!... ya Ud hizo el intercambio de data automático.  

 

Seleccionar la solución financiera más adecuada

Sin duda, su primer paso será evaluar el sistema contable que Ud tiene en uso, ya que éste es el centro de toda su operación y esencial para todo lo que deba automatizarse.  Lo segundo es poder integrarlo con la solución automatizadora escogida; la experiencia de muchísimas empresas es que esto se logra más rápida y eficazmente, cuando su aplicación contable está en nube, pues los sistemas on-premise son mucho menos flexibles, más lentos y definitivamente más costosos.   Si cambiar a soluciones contables de nube fuere una opción para Ud, vaya preparando una lista corta de dos o tres soluciones posibles, que satisfagan sus necesidades más críticas, como p.ej.:

  • Encuentre una solución “probada”, es decir, una que ya haya sido implantada y sea eficaz para un negocio similar al suyo, ya sea por su tamaño o industria
  • Encuentre un proveedor que concuerde bien con su negocio, sobre todo cuando atenderle bien a Ud sea de interés esencial para ese proveedor.
  • Considere aquello que la solución hace mejor, y así Ud pueda evaluar y alinear su necesidad contra lo que ese producto es capaz de hacer. Si ambas concuerdan, la satisfacción debería ser completa.
  • Determine los requerimientos del sistema para los próximos dos años y si éste puede escalarse con el crecimiento del negocio, para evaluar las funcionalidades actuales y futuras de la solución, sus costos proyectados de operación y mantenimiento, y la rentabilidad de la inversión.

 

Diseñe correctamente la estructura de codificación de sus procesos críticos

Para el éxito de su proyecto automatizador, diseñar adecuadamente (y desde el inicio) la estructura de codificación en el software es esencial, tanto en su flexibilidad como sus capacidades. Este plan central de codificación es lo que hará que los procesos fundamentales de CAPTURA, PROCESAMIENTO y REPORTE se ejecuten con facilidad y sencillez, minimizando eventuales ajustes posteriores en codificación que siempre serán costosos, prolongados y frustrantes para todos.  Al hablar de estos procesos, nos referimos a:

  • captura de la data financiera de ingresos (ventas, CRM, ePOS, facturación) y egresos (costos, pedidos, gastos, nómina y gastos varios)
  • procesamiento, donde se establecen las reglas para automatizar los procesos diarios y mensuales
  • reporte, basados en las capacidades de inteligencia artificial (inteligencia de negocios, analíticas, excel, etc)

 

Promueva incorporar lo automático en su sitio de trabajo

Automatizar finanzas casi siempre es complicado pues los financieros a menudo quieren que todo sea 100% perfecto desde el primer día. La experiencia exitosa en muchas empresas es la gradualidad: hay que identificar primero aquellas áreas y procesos que no deben fallar nunca y enfocarse en darles la continuidad necesaria para que no fallen. Uno de estos procesos clave probablemente sea CxC: desconocer su estado actual con precisión afectaría las decisiones sobre el flujo de ingresos esperados y también, sobre el capital de trabajo.  Cuando haya cambios en los sistemas contables, será esencial que los procesos relativos a los ingresos se realicen adecuada y confiablemente para asegurar la continuidad del negocio. 

Igualmente importante es incorporar en la transición a otros miembros del departamento que, sin ser los usuarios directos, entiendan tanto los riesgos como las razones que justifican el cambio de sistema, y que estén dispuestos a dedicarle el tiempo necesario al proyecto, sobre todo en las fases cruciales (como el diseño de la estructura de codificación y las fases de prueba), hasta alcanzar el objetivo deseado.

 

Última etapa: arrancar en vivo…capturar, procesar, reportar

El principal escollo de los equipos financieros es, probablemente, automatizar la captura y el registro de la data en el sistema contable, pues dicha data proviene de una amplia variedad de fuentes.   Por el lado de Ventas, al integrar su CRM (Salesforce, Hubspot, Zoho, MS Dynamics, etc) con este sistema, se asegura la transferencia completa y exacta de la data, sin errores y en tiempo real, generando así una facturación basada en negocios cerrados.  Por el lado de las compras y pagos, las tecnologías OCR (reconocimiento de caracteres) permiten convertir automáticamenteen documentos digitales, casi toda la data relativa a costos, gastos, reembolsos y manejo de reclamos, para su posterior procesamiento.  

En esta siguiente fase, los flujos de trabajo automatizados están diseñados sobre la base de reglas aplicadas consistentemente a todo lo largo del proceso, con lo cual se asegura que la casi totalidad de las tareas involucradas en cada actividad se ejecute de manera uniforme, oportuna y sin errores, eliminando tanto las demoras en aprobaciones como la acumulación de documentos pendientes por resolver.   

Al completarse el procesamiento, llegamos a la fase final de reportes, donde se mide cuán exitoso ha sido el proyecto y su puesta en funcionamiento.  Para medir la efectividad de un sistema de reportes, algunas exigencias comunes se centran en la posibilidad de producir reportes de posición financiera en cualquier momento para:  todo el grupo? Algún subconjunto de compañías del grupo? Por unidad de negocio? Por localidad? Por proyecto? … o cualquier otro criterio relevante para la gerencia. Si las respuestas a estas preguntas satisfacen las demandas de rapidez, precisión y confiabilidad establecidas por la gerencia, podrá decirse que el proyecto es exitoso y va por el camino correcto.

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