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Uno de los grandes retos en la mayoría de las empresas es procesar la data no estructurada, entendiendo por ello, la data no tabulada, que no tiene formato u organización predefinidos, lo que hace que sea más difícil de recopilar, procesar y analizar. Por ejemplo, correos electrónicos, archivos de texto, archivos PDF, imágenes, video, etc cuyo procesamiento es mayormente manual y consume mucho tiempo del personal que debe recibirlos, analizarlos “visualmente” y decidir el curso de acción que corresponda según el tipo de documento.

Lamentablemente este procesamiento manual está resultando en un cuello de botella en muchos procesos de negocio, ya que no es fluido, es propenso a errores humanos y retrasos y puede impactar negativamente los acuerdos de servicio, la satisfacción del cliente e incluso acarrear penalidades por incumplimiento.

En este artículo revisamos como puede verse un proceso automatizado de documentos con la plataforma de automatización inteligente AutomationEdge. En otros artículos de nuestro blog nos referimos al tema del procesamiento inteligente de documentos, qué involucra, casos de uso, beneficios, etc que le recomendamos revisar si es de su interés conocer más del tema. Procesamiento inteligente de documentos

Procesando documentos automáticamente con AutomationEdge

En términos generales, un robot inteligente puede capturar el contenido de los documentos desde diferentes fuentes, identificar y extraer información relevante, clasificarla, determinar el procedimiento a seguir según el tipo de documento y la data extraída, registrar en las aplicaciones y/o iniciar otras tareas automatizadas.

AutomationEdge provee las capacidades necesarias para automatizar el procesamiento de documentos desde su recepción a la entrega final, incluyendo las tecnologías de

OCR Optical Character Recgonition, es la tecnología utilizada para extraer los caracteres de una imagen o documento PDF

RPA Robotic Process Automation, con la que se automatizan las etapas de Captura y Entrega/Integración como veremos más adelante

ML Machine Learning, con la que se crean los algoritmos/modelos inteligentes para el reconocimiento y extracción de los diferentes tipos de documentos y que “aprenden” de sus ejecuciones para ser cada vez más efectivos en  la identificación y extracción de los datos

Con AutomationEdge puede automatizar el procesamiento de diferentes tipos de documentos como ordenes de compra, facturas, recibos de pago, retenciones de impuesto, tarjetas o carnets de identificación, cheques etc, los cuales pueden ser recibidos en diferentes formatos de imagen , PDF, Word, CSV, Excel y desde diferentes fuentes. Para cada tipo de documento se define el proceso a seguir y los roles involucrados en la validación, corrección y aprobación del documento digitalizado.

En términos generales el procesamiento automatizado de documentes involucra estas etapas

Captura

El robot RPA puede ser programado para que realice la búsqueda de documentos a procesar bien sea en un repositorio de archivos, local o en la nube, o que busque y descargue archivos de aplicaciones o sitios web, que monitoree un buzón de correo electrónico para capturar los mensajes según el emisor o el asunto del mensaje y valide si contiene anexo(s) en el formato esperado, o valide si es un emisor válido o en el caso de facturas, por ejemplo, que valide accediendo al sistema administrativo, si el emisor tiene ordenes o pedidos abiertos en espera de una factura, de fallar alguna de las validaciones puede enviar un correo al emisor notificando la razón por la cual su mensaje es rechazado y/o generar notificaciones internas a quien deba procesar la excepción.

Adicionalmente, el chatbot de AutomationEdge puede ser configurado como canal para recibir y entregar documentos; los usuarios del chatbot pueden solicitar y entregar al chatbot documento(s) a procesar, el chatbot recibe y transfiere la solicitud al robot RPA que realizará el procesamiento del documento(s) según lo programado.

Con AutomationEdge, la captura de documentos puede ser totalmente automatizada y ejecutada en horario 7x24 sin intervención humana.

Extracción

En esta etapa se realiza el OCR del documento y se genera un archivo en formato digital.

Herramientas tradicionales de OCR entregan una secuencia de caracteres que no diferencia entre las etiquetas de los campos del documento y sus valores, lo que requiere un trabajo manual posterior al OCR para poder entender el contenido del documento. DocEdge, el OCR inteligente de AutomationEdge, utiliza inteligencia artificial para reconocer el formato de documento y saber como debe extraer los datos y genera un archivo digital que puede ser entendido y utilizado por otras personas o aplicaciones, que identifica las etiquetas y sus valores, separa la data de encabezado de la data tabular, por ejemplo en el caso de facturas, número de factura, fecha emisión, orden de compra, cantidades, descripción, precio unitario, totales, impuestos a la venta, etc.

Para asegurar una extracción más certera, DocEdge tiene capacidades de mejora de imágenes, corrige la orientación en caso de que las imágenes se recibieron volteadas, separa páginas en caso de documentos multi-páginas, puede realizar validaciones del tipo, formato y valores de los datos dentro de límites válidos y calcula un índice de confiablidad de la extracción que puede ser usado por el proceso automatizado para decidir los próximos pasos a ejecutar según el tipo de documento.

Reparación/Aprobación

En esta etapa se realiza la reparación del documento generado por el OCR, un agente humano con el rol que le autoriza esta acción, realiza la inspección visual del documento para validar que la data fue extraída correctamente y corrige manualmente la data incompleta o con errores. De ser necesario, el paso siguiente sería la aprobación final, la cual la realiza un agente humano configurado con el rol de aprobador, que certifica el documento digitalizado, quedando éste disponible para su procesamiento posterior, bien por vía manual o automatizada con RPA. Ambos pasos, reparación y aprobación, pueden ser no necesarios según el tipo documento. Por ejemplo, donde está involucrada la gestión de dinero, se recomienda tanto la reparación como la aprobación.

Entrega/Integración

En esta etapa un robot RPA puede realizar la entrega del documento digitalizado a diferentes destinos, por ejemplo: enviarlo como anexo en un email a un destinatario especifico, almacenarlo en un repositorio de archivos local o en la nube, subirlo a una aplicación interna como un ERP, CRM, ITSM, etc o externa como pudiera ser un portal de proveedores o gubernamental.

Adicionalmente puede mejorar la data con información de contexto que puede obtener de diferentes fuentes, transformar el formato de los datos, realizar validaciones u operaciones adicionales, enviar notificaciones o activar un siguiente paso automatizado.

¿Por qué AutomationEdge?
  • AutomationEdge provee todas las tecnologías necesarias para automatizar el procesamiento de los documentos de principio a fin y adicionalmente puede integrar otras herramientas y servicios de terceros para complementar y ampliar las capacidades de la solución automatizada en caso de ser requerido.
  • Las capacidades de inteligencia artificial y aprendizaje automático permiten que la efectividad en el reconocimiento de tipos de documentos y de la extracción de la data relevante mejore en la medida que se procesan más documentos, mejorando el índice de confiabilidad en la data digitalizada que se obtiene y reduciendo el tiempo requerido para reparar los documentos.
  • La versatilidad de la plataforma permite automatizar procesos variados en diferentes departamentos de la empresa y tipos de industria
  • Una ventaja adicional de trabajar con la plataforma de AutomationEdge es poder automatizar todo el proceso de principio a fin, o ir automatizando por partes, lo cual permite obtener resultados más rápido automatizando primero las áreas que generan más errores, retrasos o costos e ir avanzando en la automatización incorporando otros pasos del proceso.

¿Qué se puede lograr?
Mejorar la calidad
  • Reducir los errores humanos y los retrasos
  • Mejorar los niveles de cumplimiento
  • Seguir mejorando, algoritmos de Inteligencia Artificial y Aprendizaje Automático
Acelerar los procesos
  • Los robots de software no descansan, trabajan 7x24
  • Minimizar retrasos y retrabajos
  • Capacidad para procesar más documentos, más rápido y sin errores en los procesos
Optimizar procesos y recursos
  • Mayor precisión y seguridad
  • Información disponible más rápido para mayor fluidez de los procesos
  • Liberar tiempo de recursos humanos valiosos para actividades de mayor valor
  • Reducción de costos 60%-90%
Acelerar la transformación digital
  • Acelerar la obtención del valor de los datos
  • Mejorar y accelerar la toma de decisiones
  • Habilitar nuevos servicios digitales

Lo invito a ver este corto video con una demostración del procesamiento automatizado de comprobantes de retención del IVA con AutomationEdge y si resulta de su interés conocer como esta solución puede ser de beneficio en su empresa, no dude en contactarnos.

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