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Para las empresas de nuestro tiempo es ya imposible competir favorablemente sin automatizar sus procesos clave, o cuando menos, los más críticos para su negocio. Simplificar el flujo de tareas que se encadenan en estos procesos, reducir la carga manual de datos, gestionar documentos más rápida y convenientemente, minimizar errores y conciliar toda la información relevante que requiere cada proceso son ventajas que se derivan de la automatización, ventajas que son posibles de reproducir prácticamente en cada unidad operativa de una empresa.
Recursos Humanos es, con toda seguridad, una de las funciones que más beneficios obtendría al emplear tecnologías automatizadoras. En su gran mayoría, los procesos propios de esta función se gestaron alrededor de tareas que el personal ejecutaba manualmente, diseñadas para manejar soportes y documentos físicos cuyo contenido era extraído, analizado, clasificado, registrado y almacenado también de la misma manera, y que se repetían (y aún se repiten) incansablemente aplicando algún conjunto de reglas fijas para obtener un fin especifico. Al automatizar –mediante RPA– los procesos más críticos de esta función tales como el ingreso y egreso del personal, el pago y procesamiento de nómina, el desarrollo de la carrera profesional, el manejo de la compensación y hasta actividades de clima organizacional y compromiso de la gente, los beneficios se hacen evidentes a muy corto plazo, haciendo de la optimización del capital humano y el aumento de la productividad por empleado y su eficiencia, una realidad tangible.
Es por esto que en nuestra entrega de este mes, queremos reseñar el e-book Convierta su problema en su ganancia: automatice a RR.HH. y haga que su gente sea más rentable y productiva, preparado por nuestro aliado de negocios, AutomationEdge, y que nos muestra cómo hacerlo, cuáles beneficios podemos esperar y cuáles procesos serían los que más rápidamente podrían transformar a su empresa, y cuáles retos deben superarse inicialmente, al adoptar una estrategia automatizadora para dicha función.
Al definir qué entendemos por automatización de RR.HH., empezamos por ver que la gran mayoría de los procesos críticos de la función (tales como procesar nóminas, ingresos y egresos del personal, registros de data y desarrollo del personal, compensación, etc) se basan en el manejo de documentos y la información que éstos contienen, y que la ejecución de las tareas involucradas en tal manejo no sólo consume mucho tiempo por parte del personal asignado para hacerlas, sino que además es proclive a errores y retrasos en su registro. Al encargar la realización de estas tareas a un programa de software como RPA, se obtienen dos beneficios fundamentales: (1) se elimina el “factor manual” que frecuentemente impide una ejecución más rápida, sin errores, sin retrasos y de la manera más eficiente posible y (2) permite que su personal pueda ser más productivo al ocuparlo en tareas que agregan más valor a la función, lo que se normalmente se traduce en mayor satisfacción de su gente y su mayor contribución a los objetivos del negocio.
Una estrategia automatizadora para RR.HH. debe enfocarse, esencialmente, en superar estos cinco retos:
En tal sentido, automatizar procesos se traduciría en enormes beneficios para RR.HH., entre los que destacan genéricamente la mejora en la confiabilidad de la información y gestión de la unidad, la mejor integración de sistemas y procesos, un mayor apoyo y colaboración de los robots en la gestión del empleado, y una mayor flexibilidad para escalar las soluciones, si ello fuere requerido. Por mencionar algunos de los procesos más evidentes, valdría destacar los siguientes:
Si buscamos un ejemplo específico, bien valdría destacar lo que podría hacer RPA al automatizar los procesos de manejo de personal. Así, nos encontramos con los siguientes:
Llegados a este punto, es pertinente preguntarse por el mejor momento para arrancar con esta iniciativa para la función de RR.HH. Si bien es cierto que las prioridades de cada organización pueden afectar la decisión de comenzar a automatizar procesos operativos, se sugiere estar atentos a la ocurrencia de cualquiera de las siguientes cuatro situaciones, las cuales son signos de la necesidad de adoptar soluciones de automatización; estas situaciones son las siguientes: