Automatizar el proceso de CxC es fácil y nada complicado… ¿Qué estamos esperando?

Si el principal riesgo que corren las organizaciones de hoy es no poder dar respuesta a las demandas de sus clientes y asociados, entonces la prioridad central de éstas debería ser aumentar su agilidad y flexibilidad en muy corto tiempo, para adaptarse rápidamente a las condiciones de un entorno cambiante e incierto.   Desde una perspectiva financiera, aprovechar esas fugaces oportunidades requiere enfocarse en aquello que favorezca o permita reasignar rápidamente las disponibilidades del capital de trabajo –ya fuere via OPEX or CAPEX– y así responder en tiempo real a las situaciones que, causadas por eventos externos, pueden incidir sobre nuestra operación y estrategias.  

Automatizar procesos es una de las vías más efectivas, sencillas y directas para convertir a nuestras empresas en entes más ágiles; al hacerlo, una infinidad de tareas que se ejecutan manualmente puede ser asignada a estas tecnologías y utilizar así a nuestro capital humano en tareas donde éste tiene ventajas sobre los robots. RPA (automatización robótica de procesos) es una de las herramientas más sencillas de aplicar y, sin duda, una de las menos costosas tanto en precios y como en tiempos de desarrollo e implantación, pues se limita a reproducir la interacción del empleado humano con los sistemas ya existentes en la organización, sin alterar ni intervenir su infraestructura tecnológica.  

Aplicadas al área financiera, una de las actividades más críticas (y urgidas de mayor agilidad) es el proceso de cuentas por cobrar que, en términos simples, no es más que la ejecución correcta y oportuna de un conjunto de tareas en las que se hace seguimiento y registro de los pagos hechos por clientes, y luego casarlos con las correspondientes facturas por productos y/o servicios ya entregados y que aún se encuentran pendientes de cobro. En la mayoría de las organizaciones, casi todo este proceso se realiza en forma manual.  En nuestra entrega de este mes, queremos reseñar el reciente artículo de los consultores de ComTec, titulado Automatización de CxC y Procesamiento de Facturas con RPA (Ene 2024), en el cual nos refieren algunos de los beneficios derivados del uso de RPA para toda la función financiera y, en especial, para el proceso de CxC.  

Porqué automatizar

Aunque mucho se ha comentado acerca de los impactos positivos de automatizar procesos mediante RPA e Inteligencia artificial, es necesario que los niveles directivos (y en especial los CFOs) decidan primero cuáles procesos requieren ser automatizados, cómo requieren transformar los mismos dentro de la función financiera y establecer sus prioridades de ahorro en costos y rapidez de sus resultados, de forma que las decisiones basadas en éstos puedan efectuarse en tiempo real. Los beneficios más esperados de la aplicación de estas tecnologías se resumen en:

1. Reducción / eliminación de errores, normalmente derivados de fallas humanas

2. Mayor eficiencia, pues los robots pueden trabajar más rápidamente

3. Mayor productividad, ya que no hay interrupciones

4. Mayor precisión al ejecutar las tareas

5. Reducir costos, tanto de personal como de mantenimiento, alquiler de espacio y otros derivados 

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Porqué automatizar el proceso de CxC

Recibir una orden de compra de un cliente, emitir una factura, conectarla con dicha orden de compra, enviar la factura por correo electrónico al cliente, hacerle seguimiento al pago efectuado por éste y registrar el ingreso recibido contra la factura respectiva son todas operaciones manuales de CxC.  Al automatizar la emisión de facturas, se agiliza y asegura esta fase del proceso. Robots de software programados para emular estas tareas permiten un manejo eficiente y controlado de todo el flujo de trabajo, de punta a punta, ayudando a las empresas a emitir y procesar facturas más rápido y así obtener ingresos más rápidamente, administrar con mayor efectividad el capital humano disponible y conocer oportunamente la posición financiera que permita aprovechar oportunidades que surgen en el mercado.  Valga resaltar que, al depender de operaciones manuales para este proceso, es casi imposible conocer con precisión y en tiempo real, cuál es el grado de liquidez ni la disponibilidad efectiva de recursos de la organización. Disponer de esa información inmediatamente es una ventaja que pocas empresas podrían darse el lujo de despreciar sin sufrir consecuencias lamentables.

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Las principales ventajas de automatizar el proceso de CxC se resumen en lo siguiente:

1.    Seguimiento inmediato a la cobranza:

Hay clientes que generalmente alegan haber recibido tardíamente la factura, por lo cual se tardan en pagar. Al automatizar el proceso de CxC, la factura se envía en la fecha acordada automáticamente, con lo cual se acaban las excusas y -teóricamente- se acelera el proceso de cobro

 2.   Ahorro en tiempo

Si es cierto que el tiempo es dinero, al automatizar procesos siempre se ahorra tiempo y, por tanto, dinero. Simultáneamente, se libera a los empleados valiosos de la ejecución de tareas mecánicas que agregan poco valor y podrán utilizar el mismo tiempo en actividades de mayor impacto

 3.   Menor incidencia de errores

Desde siempre, los departamentos contables y financieros se han conformado con personas a las cuales se confía el manejo y custodia de bienes, activos e información sensibles para la organización. Sin embargo, dondequiera que haya operaciones humanas, habrá errores humanos, lo que ciertamente tiene su costo. Automatizar ayuda a reducir o eliminar tales errores y tener clientes más contentos.

4.  Mejora en el servicio al cliente

Los clientes no sólo traen ingresos sino que corren la voz acerca de tu empresa.  Cuando tienes clientes insatisfechos con aquello que les entregas, sus comentarios negativos dañarán la reputación de tu empresa. Si, por el contrario, tales comentarios son positivos, atraerás más clientes y tu marca recibirá el impulso y la atención que merecen.

 5.   Reducción en costos alprocesar pagos

Al automatizar los flujos de trabajo, el costo de procesar pagos se reduce dramáticamente. Los ahorros derivados de ello pueden emplearse en otras áreas que requieren atención y apoyo financiero. Mejora la productividad y también el ánimo de muchos trabajadores que ahora ejecutan tareas interesantes o que agregan más valor que las anteriores.

 6.   Estandarizar procesos

Como sabemos, una CxC se produce apenas aceptamos un pago en fecha futura. Los términos de pago nacen del acuerdo entre las partes y esto es algo que los analistas de CxC deben tener presente y llevar registros manuales de tales condiciones, ya que no todos los clientes gozan de las mismas condiciones. Al automatizar el proceso, esto se hace mucho más simple y se estandarizan las cobranzas en función de lo aprobado y registrado para cada cliente.

En virtud de lo anterior, debiera ser evidente la necesidad e importancia de automatizar los procesos de CxC en la organización. Una vez se determinen cuales tareas hay que automatizar, los beneficios a obtener habilitarán a tu empresa para competir ventajosamente.