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Ignorar el impulso automatizador en la gestión empresarial ya no es posible. ¿Cómo equilibran los grandes esta fuerza con la procura tradicional?

Automatización Robótica de Procesos (RPA) - Compras

Pocas funciones son tan críticas para una organización como la de Procura.  Asegurar la disponibilidad interna de los bienes y servicios que la empresa requiere para realizar eficaz y eficientemente su misión, de forma sostenida en el tiempo es un reto que no admite pausa.  No basta ahora que los gerentes de procura logren ahorrar costos, sino además deben encontrar métodos y tecnologías de procura digital con las cuales simplificar aún más su operación, y dar respuesta así a las demandas de los mercados de hoy que -como nunca antes- exigen rapidez, variedad y conveniencia.

En esta entrega, queremos compartir dos artículos muy esclarecedores para el futuro de la función de Procura en este mundo digital: uno de ellos, preparado por el Boston Consulting Group (BCG), Pushing the Value Envelope in Procurement (Feb 2018), resume las conclusiones de la 11ª Mesa Redonda Europea de Procura (Oct 2017), destacando la importancia de manejar la transición equilibrada entre los drivers de valor de la procura tradicional que darán paso a las nuevas estrategias digitales; el otro es de Gartner, Get Started on Robotics in Procurement (Abril 2019), en el cual se encuentran recomendaciones muy útiles para quienes deben iniciar el impostergable camino de automatizar la gestión de procura en sus organizaciones.

El primero de estos artículos se inicia con la afirmación de que el futuro digital de la procura ya es más bien  “el presente” y que lo digital se convirtió en un  ‘llamado a actuar’; la gente de BCG reporta que 29 de las principales 30 empresas alemanas en el DAX están adoptando estrategias digitales globales y 17 de ellas preparan iniciativas digitales de procura para el futuro inmediato, mientras ya avanzan con soluciones de automatización para aprobar órdenes de compra sin intervención humana (procura operacional) y con la generación de bloques de data significativa a partir de sus diversos sistemas internos (procura estratégica) a fin de producir información con la cual generar nuevas ideas/percepciones que orienten su acción futura.

En materia de iniciativas digitales, las conclusiones generales del evento -que reunió a más de 80 CPOs de empresas europeas cuyo gasto anual consolidado ronda los 770 millardos de euros (€ 770 billion)-  fueron:

  • Establecer las prioridades estratégicas propias de cada organización: esta es la principal acción a realizar, definiendo las mismas en términos de: (1) ahorros en costo, (2) innovación, (3) rapidez y/o (4) prevención de riesgo, y que las herramientas y soluciones que se adoptaran debían apoyar y sostener directamente estas prioridades, evitando escoger soluciones aisladas o que simplemente estén de moda… nada será más importante que esto
  • Planificar hoy para las cadenas de suministro digitales del futuro, entendiendo las mismas desde la perspectiva del consumidor final; para ello será mandatorio que los CPOs se familiaricen con procedimientos de pronósticos (forecasting) basados en inteligencia artificial, lo que puede ser un reto enorme para los actuales ocupantes
  • Prestar atención amplia (no restringida) a la I4 (Industry 4.0), pues hay que prever que lo digital afectará no solo a Procura sino también otras funciones con las que ésta frecuentemente interactúa; igualmente, monitorear los efectos que nuevas tecnologías tendrán tanto sobre el qué y el cómo se producen los bienes y servicios que contrata y suministra la función, y que seguirán transformando radicalmente las cadenas de suministro del futuro.

En lo tocante a los métodos de Procura tradicional, se discutieron los impactos que tendrían sobre la generación de valor, las 3 principales filosofías de control del suministro (presupuestos base-cero, commodity sourcing y modelos de costo optimizado), concluyendo que:

  • debía evitarse la complacencia en el control del gasto, mediante el establecimiento, por un lado, de presupuestos base-cero muy estrictos, con las mínimas holguras posibles, y por el otro, contar con modelos flexibles de abastecimiento de insumos/productos básicos (commodity sourcing), respondiendo a la intensificación de la competencia, tanto en los mercados de suministro como en plataformas emergentes de comercialización
  • Los modelos de costo optimizado (Should-Cost modeling) pueden ser niveladores de competencia, pues presuponen tanto un alto nivel de transparencia que permite disponer de data (dura o proyectada) sobre los costos de producción del mercado, como una continua optimización del costo interno de producción,
  • La procura tradicional trascenderá su mera orientación de reducir costos y adoptará una perspectiva de negocio más diferenciada, más flexible y lista para asumir roles muy variados, que vayan desde ser socio estratégico a facilitador estratégico, depositario de riesgos o impulsor de eficiencias, dependiendo del riesgo y el impacto de que se trate.  Sólo así, podrán los CPO plantarse en el medio corporativo y entregar las ventajas competitivas que pueden generar desde sus unidades funcionales para la organización.

El segundo artículo (Gartner) empieza reseñando que aún a comienzos de este año (Abril 2019), apenas un 6% de los líderes empresariales perciben lo crucial de emprender iniciativas digitales en la función de procura, igual sorprende que la automatización robótica de procesos ya empieza a verse -aún en fase temprana- en las gerencias de servicios compartidos (65%), contabilidad (49%) e impuestos (34%), mientras que en Procura, solo un 8% usa RPA y el 73% no tiene planes de adoptarla. La razón propuesta para dar cuenta de este hecho es que, a menudo, los gerentes de procura carecen de la experticia y las pruebas de concepto requeridas para decidirse a arrancar proyectos que automatGartner Top 10 Strategic Technology Trends for 2019 icen su función.

Si el problema es que no se sabe cómo empezar, la gente de Gartner sugiere un conjunto de medidas generales para orientar la acción, a corto plazo, basándose en las experiencias de algunos pilotos en RPA:

  • Comience con aquellos procesos repetitivos, de bajo valor y que consuman mucho tiempo
  • Considere si los procesos nuevos pueden ajustarse o incluirse en flujos de proceso de procura más largos
  • Determine el tipo de data que será necesaria para entrenar al robot
  • Use una prueba de concepto para fomentar el apoyo necesario para adoptar robots
  • Diseñe un plan experimental de corto plazo, con metas clara y directas, que demuestren el impacto sobre la función de procura y cómo dicho impacto apoya las prioridades del negocio
  • Falle rápidamente en el comienzo y vaya corrigiendo sobre la marcha en los primeros intentos; así podrá prevenir inversiones significativas de tiempo y dinero en soluciones poco efectivas más adelante

Automatización Robótica de Procesos (RPA) para Compras

Lo que separa el software robótico de otras formas de automatización es que es flexible, al no estar exclusivamente diseñado para un solo proceso o actividad.  Y puede enseñársele prácticamente cualquier proceso o actividad basada en reglas, en la medida en que tales procesos se disgregan en tareas “manuales” que involucran la interacción de una persona con un sistema de TI.  La procura automatizada sólo necesita saber cuáles interacciones ha tenido la persona con dicho sistema y el robot solo tiene que imitarlas.

Si ya está claro en las medidas a tomar, pero aún no encuentra cómo escoger un proceso con el cual arrancar su iniciativa de automatización, hágase las tres preguntas que se muestran seguidamente:

  • ¿puede esta actividad ser “mapeada” como un proceso repetitivo y, en consecuencia, ser programada en un robot?
  • Si la actividad requiere de un juicio humano, ¿pueden definirse reglas de juicio/decisión que cubran TODAS las posibilidades?
  • ¿Puede esta actividad recabar (y colocar) data desde (y hacia) el mismo lugar todo el tiempo (es decir, el mismo campo, y la misma posición en el campo en una pantalla específica de un sistema de TI) ?

Los proyectos que cumplan los 3 criterios anteriores estarían en excelente posición para mejorar su precisión y eficiencia. Si el valor está en el proceso y NO en las tareas, tiene pleno sentido obtener más valor del mismo asignando la ejecución de éstas a un software robótico, que lo hará más rápido, incesantemente, sin errores y a una fracción del costo anterior. Procesos manuales, plenos en tareas iterativas que pueden ser detalladas en un diagrama (mapa), abundan en cualquier departamento, en cualquier empresa de cualquier sector industrial, y todos pueden ser automatizados con RPA y producir no sólo ahorros significativos, sino que también permiten utilizar el capital humano en la resolución de problemas más complejos.

Un ejemplo típico sería el procesamiento de pagos de un cliente.  El software es capaz de repetir por imitación el proceso manual de un operario en una cierta empresa, copiando y pegando data de una fuente a la otra. Dicha implantación redujo el tiempo de procesamiento de 24 horas a solo una hora, y la precisión mejoró de 97% al 100%, con lo cual procesar ahora más de 2.500 pagos diariamente es una realidad.   El talento del operario puede entonces ser asignado a funciones de mayor envergadura y de mayor potencial de generar valor.

Específicamente para la función de Procura, las áreas con mayores probabilidades de éxitos rápidos serian:

  • Actualización de registros de fabricantes y suplidores
  • Procesamiento y conciliación de órdenes de compra y facturación
  • Generación de RFPs  y administración de contratos
  • Operaciones de logística (seguimiento y rastreo de órdenes y envíos)
  • Notificaciones de envíos por adelantado, y
  • Respuestas a las solicitudes de clientes y suplidores

Al aplicar los pasos inicialmente descritos a los procesos que acabamos de mencionar, los gerentes de Procura podrán extraer aprendizajes y así construir sus propios casos de éxito.

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Automatizacion Robotica de Procesos (RPA) para Compras

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