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¿Por dónde comenzar la construcción de un CoE para automatización?

Centro de Excelencia (CoE) para la automatización

Comenzaremos el tema de la construcción del CoE para automatización utilizando RPA, hablando del cuadrante humano.

El CoE RPA, debe contar con un equipo humano preparado en diferentes áreas, integrado por diferentes roles, y responsable de realizar diferentes funciones, es una unidad donde se pueden concentran todos los recursos y roles relacionados con la automatización RPA que la organización defina dentro de su alcance, por lo que al implementar el CoE, las organizaciones deberán adaptar su estructura humana.

Algunos enfoques y prácticas comienzan por trabajar en un proyecto piloto el tema del RPA, optan por iniciar con un CoE pequeño, o simplemente se organiza un equipo con las habilidades técnicas y organizativas requeridas para llevar a cabo el piloto. Ya sea que se comience o no con un centro de excelencia completo, se recomienda que en lo relativo a la estructuración del cuadrante humano de un CoE RPA, se tomen en cuenta y se revisen los siguientes aspectos:

  • Un equipo integrado por personas motivadas por el cambio y las mejoras de los procesos
  • Las habilidades interpersonales, de organización y el talento para la investigación, son tan importantes como las capacidades técnicas.
  • La planificación de la fuerza de trabajo y la estrategia de talento desempeñarán un papel en el éxito de una implementación de CoE RPA, hay que considerar los perfiles técnicos, los funcionales y los que gestionan y dirigen.
  • Con base en los resultados de la planificación de la fuerza laboral, las organizaciones necesitarán conciliar las capacidades que tienen con las que necesitarán, y diseñar un plan para desarrollar y adquirir este último.
  • Elegir a los miembros del equipo técnico, incluir responsables del desarrollo de la automatización, idealmente capaces de manejar tanto la parte funcional para el entendimiento de los procesos y sus mejoras, como la implementación utilizando RPA
  • Prepararse para el manejo del cambio, una gestión exitosa del cambio es esencial para una incorporación exitosa de nuevas tecnologías en la cultura corporativa.

Al implementar un CoE RPA, las organizaciones deben modificar los roles actuales y adoptar e implementar nuevos. En términos de organización, es necesario contar con diferentes actores que permitirán obtener los mejores resultados, algunos de los roles que encontramos definidos para incluir en los CoE RPA son los siguientes:

  • Patrocinador/Sponsor RPA, establecerá la tecnología RPA como una prioridad estratégica para toda la empresa y suscribirá los recursos corporativos, obtener apoyo y visibilidad ejecutiva es fundamental. Es importante identificar patrocinadores con visión para promover la nueva tecnología y aprobar el financiamiento futuro para el crecimiento del proyecto.
  • Comité de dirección, al comienzo del proceso de construcción de un centro de excelencia, este comité contribuirá a dirigir el CoE en la dirección más adecuada para ayudar a cada uno de los departamentos de su empresa, apoya el proceso para que cada proyecto reciba los recursos que necesita, revisa los casos de estudio de automatización y prioriza los proyectos. El comité tendrá un plan y un proceso para medir el ROI para cada proyecto candidato a automatizar.
  • Promotores o evangelistas, impulsarán la adopción de RPA en toda la organización. Serán los responsables de la solución de automatización con RPA en general, con conocimiento del poder de la automatización, y la habilidad para explicar los beneficios para el negocio. En general, estas personas tienen experiencia en casos de exitoso en el uso del software de automatización y tienen las capacidades para transmitir su entusiasmo al resto de la compañía.
  • Analistas de negocio o equipos funcionales, serán los expertos en materia del proceso de las operaciones del negocio. Serán responsables de crear las definiciones y los mapas de proceso utilizados para la automatización. En estos equipos es importante encontrar un responsable de proyecto para ayudar con la documentación de los procesos y la implementación de la automatización. Este rol debe estar ocupado por alguien que esté extremadamente familiarizado con el proceso y que evalúe sus mejoras.
  • Gerente de cambio, es importante para asegurar una fácil adopción del RPA dentro de la empresa. Crean el plan de Cambio y Comunicación alineados con los entregables del proyecto. Es un catalizador en el proceso de transición, asegurando que cada parte interesada esté bien informada y sintonizada cómodamente con los cambios que están teniendo lugar.
  • Arquitecto de soluciones RPA son los que definen la arquitectura de la solución RPA y la supervisan, seleccionan el conjunto apropiado de herramientas y características tecnológicas y aseguran la alineación de la solución con pautas empresariales.
  • Desarrollador RPA se encargan de diseñar, desarrollar, probar los flujos de trabajo de automatización y respaldar la implementación de la solución RPA. Recibe como insumo los procesos documentados por el analista de negocio y los transforma en tareas y flujos de trabajo automatizados. Reclute este rol a conciencia, el desarrollador de su CoE debe entender los beneficios de implementar una herramienta de automatización integral.
  • Especialista en operaciones, se aseguran de que todo esté funcionando a tiempo y sin errores. Estarán al tanto de toda la automatización de la empresa y serán el primer punto de contacto en caso de alguna incidencia o problema. Estos especialistas de automatización con RPA, deben tener la capacidad de gestionar y mantener los flujos de trabajo automatizados, una capacitación adecuada garantizara un trabajo eficiente y bajos niveles de escalación al equipo de desarrollo

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CoE para la automatización

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