Las firmas ya son digitales y pueden ser más rápidas!

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¿Cuántos procesos en tu organización involucran documentos firmados? ¿Cuánto tiempo se invierte en obtener las firmas requeridas para no retrasar los procesos?

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Muchos procesos que involucran manejo de documentos como formas, contratos, propuestas, ordenes de compra etc, normalmente a efectos de demostrar la validez del documento, requieren de una o varias firmas como evidencia de que en el proceso de su generación se han cumplido los requisitos para ir avanzando según los pasos establecidos en el proceso respectivo hasta llegar a su cierre definitivo.

Sin duda, las firmas en los documentos brindan garantías de autenticidad del contenido y de quien genera, aprueba y/o certifica el documento, los documentos firmados son generados tanto en procesos internos de la empresa, como por ejemplo los procesos de ingreso y salida de personal de Recursos Humanos o la generación de certificados/constancias a los empleados, como en procesos con externos a la empresa, propuestas de negocio con clientes, contratos con terceras partes, ordenes de compra a proveedores etc., es mucha la coordinación y el tiempo invertido para garantizar que las firmas necesarias en cada documento sean obtenidas de manera oportuna para no retrasar el proceso, afortunadamente con la aceptación de las firmas electrónicas podemos firmar los documentos independientemente de nuestra ubicación física y mediante nuestro dispositivo móvil, lo cual ha permitido que los procesos fluyan al no tener que esperar que el documento físico le llegue a la persona que debe firmarlo manualmente.

Para seguridad adicional, las firmas electrónicas basadas en certificados, llamadas firmas digitales, brindan mayor confianza para garantizar la identidad de la persona que firma, la autenticidad del documento y de que éste no ha sido modificado por nadie después de haber sido firmado. En la actualidad, son varias las regulaciones como eiDAS de la Comunidad Europea y E-SIGN act de Estados Unidos y estándares que definen los términos en que las firmas digitales deben ser creadas y verificadas para asegurar el cumplimiento a las normativas a las que esté sujeta la empresa, como también existen múltiples proveedores de herramientas para realizar firmas electrónicas y firmas digitales.

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¿Necesitas firmar digitalmente cantidad de documentos?

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Si más allá de tener la posibilidad de firmar digitalmente uno a uno cada documento, lo cual sigue siendo un proceso manual, en el sentido que requiere que la persona que firma acceda a cada documento y aplique su firma digital, buscas la posibilidad de firmar digitalmente cantidad de documentos hablemos entonces de como la automatización robótica de procesos (RPA) te puede ayudar

Un robot de software (RPA) puede firmar digitalmente miles de documentos en cuestión de minutos, por ejemplo puede ser programado para :

• determinar según el tipo de documento, la persona que lo solicita o a quien va dirigido, o cualquier otro criterio que se le programe, cuantas, quienes son las personas y en que orden que deben firmar
• según se configure el proceso y la herramienta de firmas digitales en uso, puede distribuir digitalmente los documentos que deben ser firmados a quien corresponda firmar para que manualmente la persona genere su firma digital o puede
• firmar digitalmente de manera automática sin involucrar a la persona, aplicando las especificaciones de firma y certificado de seguridad que correspondan
• controlar el orden en que deben ser procesadas las firmas
• crear, nombrar y almacenar los documentos firmados en los repositorios de archivo que se le indiquen
• enviar emails personalizados incluyendo el documento firmado como un anexo
• realizar otras actividades factibles de automatizar mediante reglas

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Mejora drásticamente la eficiencia

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La capacidad de procesamiento de un robot de software permite clasificar, distribuir,firmar, almacenar, enviar miles de documentos en una fracción del tiempo que le tomaría a las personas, acelerando los procesos, minimizando los retrasos porque quien firma no está en su oficina o no está disponible, el robot va a trabajar 7x24 aplicando las reglas configuradas en el proceso de firmas, garantizando la trazabilidad, seguridad y el cumplimiento con las políticas de la empresa.

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¿Interesado en acelerar tu proceso de firmas digitales?, te podemos ayudar con AutomationEdge nuestro aliado para la automatización, no dudes en contactarnos‍