¿Interesado en acelerar el proceso de conciliación bancaria? Empecemos automatizando el extracto bancario!

La conciliación bancaria es un proceso clave en las empresas, realizado manualmente en muchos casos, es repetitivo y tedioso; dependiendo de la actividad de la empresa, debe ser ejecutado con mayor o menor frecuencia, al final del mes o diariamente o incluso varias veces al día; tener conciliada la información bancaria con los libros de la empresa permite que se activen otros procesos contables y de tesorería y/o se completen transacciones con clientes, por ejemplo una vez confirmado la recepción de pagos se procede a la producción o entrega de productos o servicios.

El proceso de conciliación comienza con el extracto bancario, esto es, obtener del banco el registro de movimientos ocurridos en un lapso, lo cual normalmente involucra los pasos que vemos en la imagen

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La ejecución manual del extracto bancario está sujeta a los errores humanos que puede cometer la persona que realiza el extracto, si bien es una actividad sencilla que no requiere mucho intelecto, siempre hay posibilidades que no se ejecute a tiempo, o por error los rangos de fechas del extracto no sean los correctos o que los archivos extractos obtenidos no sean nombrados o almacenados de acuerdo a las políticas de la empresa, lo cual puede resultar en riesgos para la ejecución de procesos subsiguientes que dependen de esta información. Adicionalmente pueden ocurrir errores de conectividad con el banco, que ameriten que la persona tenga que reintentar la operación en diferentes momentos, lo cual no siempre resulta sencillo en especial si la actividad tiene que realizarse en las instalaciones de la empresa y menos en estos tiempos de guardarse en casa por la pandemia.

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El proceso de extracto bancario es un excelente ejemplo donde la automatización robótica de procesos (RPA) aporta grandes beneficios

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Un robot de software creado para realizar el extracto bancario, puede simular la operación como si la realizara una persona, completándola en una fracción del tiempo que le tomaría a la persona y sin cometer errores, puede conectarse al sitio del banco a la hora que se le programe, navegar en la pagina seleccionando opciones de menú, ingresar la data con las especificaciones del extracto requerido, nombrar y guardar el archivo extracto en el repositorio de archivos que se le programe y notificar vía email el éxito o fracaso de la operación anexando, según el caso, el archivo extracto obtenido ó los errores encontrados. En caso de fallas de conectividad, el robot puede reintentar la operación las veces que se le configure, manejar los cambios de contraseñas de acuerdo a las políticas que define cada banco y dejar traza de las actividades completadas, tiempos de ejecución y resultados.

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¿Interesado en recuperar tiempo valioso de su personal?

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Más allá de los beneficios en productividad, eficiencia, consistencia y costos derivados de la automatización, delegando en los robots de software las actividades manuales, repetitivas y tediosas, recuperará tiempo y talento de su personal para invertirlo en actividades de mayor nivel, y seguramente con ello, mejorará su motivación, creatividad y apego a la empresa al sentirse mejor valorados.

Lo invitamos a ver en este corto video la ejecución de un robot de software creado para realizar el extracto bancario según el proceso descrito antes y que puede ser adaptado para ajustarse a las particularidades de su caso. Importante resaltar que más allá de la automatización robótica del extracto bancario que puede ver en el video, con RPA puede llegar a automatizar todo su proceso de conciliación bancaria, incluyendo la manipulación de la data en el archivo extracto de acuerdo a reglas de negocio definidas para dejarlo listo y subirlo a su ERP y/o procesar las comparaciones con su ERP para identificar las coincidencias y las diferencias entre lo que dice el banco (archivo extracto) y lo que está en sus registros ERP, recomendamos ver este artículo ¿Necesitas reducir el tiempo, errores o esfuerzo invertido en reconciliar datos?, te puede interesar...

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Para conversar sobre como la automatización robótica de procesos puede ayudarlo a impulsar la innovación y productividad en sus procesos no dude contactarnos AQUÍ‍