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Automatización Inteligente en las instituciones educativas

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En las instituciones educativas modernas, al igual que en empresas de todo tipo, la tecnología juega un papel vital para avanzar en el mundo digital, siendo la Automatización Inteligente (AI) una de las tecnologías clave para ello.

La Automatización Inteligente está ayudando a mejorar drásticamente el rendimiento de los procesos, reducir los costos y liberar tiempo valioso de los empleados para ocuparse de tareas de mayor valor para la institución como el relacionamiento con los estudiantes o profesores o la investigación y desarrollo de nuevos o mejores servicios, así como a transformar la experiencia de usuario abriendo nuevos canales de interacción más ajustados a las expectativas de los usuarios modernos.

¿Por qué Automatización Inteligente para las instituciones educativas?

Trabajos manuales repetitivos

Muchos de los procesos son manuales, altamente dependientes del factor humano,  consumen mucho tiempo y son propensos a los errores y retrasos en los que pueden incurrir las personas.

Excesivo volumen de documentos

La variedad y volumen de documentos como planillas, formas de admisión, reportes de contabilidad, informes de notas, controles de asistencia, correos electrónicos entre otros que deben ser procesados manualmente consumen muchas horas hombre y pueden limitar la fluidez y la agilidad de los procesos.

Soporte a los usuarios

Los estudiantes y profesores necesitan respuestas rápidas y resolución a sus preguntas y problemas, lamentablemente muchas universidades tienen recursos limitados de personal de TI y de apoyo calificado para brindar la calidad de servicio esperada por sus usuarios

Regulaciones y cumplimiento

Las cargas regulatorias pueden resultar muy pesadas cuando los controles, documentaciones, auditorias, reportes de cumplimiento etc son realizados manualmente y más aún cuando las operaciones no han generado la trazabilidad necesaria.

Con Automatización Inteligente, las universidades pueden ser más eficientes y ofrecer una mejor experiencia a sus estudiantes, profesores y relacionados, pueden automatizar las tareas cotidianas, repetitivas, manuales desde el front-office al back-office, incluyendo TI, administración, recursos humanos, etc.

Veamos algunos casos de uso

Proceso de registro, preselección y matriculación

Con la automatización puede verificar los criterios de elegibilidad de los estudiantes, validar la información, preseleccionar candidatos en una fracción del tiempo que le toma a las personas.

Gestión de asistencia

Administrar la asistencia, enviar notificaciones e informes automatizados a estudiantes e interesados.

Operaciones de TI

Las operaciones de TI pueden ser ampliamente automatizadas para manejar sin intervención humana muchos tickets, por ejemplo,  restablecimiento de contraseñas, desbloqueo de cuentas, reinicio de sistemas, reinicio de servicios, instalaciones o actualizaciones de software, monitoreo alertas y gestión de fallas. En este enlace más sobre automatización de TI

Programar  reuniones, actualizaciones de horarios, reservas de equipos

El personal de la institución y los estudiantes tienen que asistir a muchos eventos y reuniones. La notificación a los estudiantes y profesores sobre reuniones, eventos y el envío de actualizaciones se puede automatizar fácilmente para ahorrar tiempo.

Automatizar recursos humanos, administración, finanzas

Automatizar procesos como el procesamiento de nóminas, la gestión de proveedores, las cuentas por pagar y cobrar, la incorporación y baja de empleados, la gestión de inventario, la gestión de proveedores y muchos más. En estos enlaces Casos de uso empresariales y más sobre automatización Finanzas

Procesar documentos, correos electrónicos de manera inteligente

Procesar documentos manualmente como facturas, recibos, ofertas, reclamos, consultas, planillas en diversidad de formatos incluídos emails, Word, pdf, Excel etc puede consumir mucho tiempo de los empleados y causar retrasos en los procesos. Con la automatización puede procesar más documentos, más rápido, sin errores y de manera ininterrumpida 7x24. En este enlace más sobre procesamiento inteligente de documentos

Firmas digitales

Un robot de software puede acelerar el proceso de firmas digitales de días a minutos, puede por ejemplo identificar las solicitudes de documentos para firmar como constancias, cartas de referencia, certificados de notas, etc y determinar que personas deberían firman y en que secuencia según el tipo de documento o localidad, generar las firmas digitales, almacenar el documento firmado en un repositorio y enviar una notificación y/o enviar el documento firmado por email. En este enlace firmas digitales un ejemplo

Bot conversacional

El bot conversacional puede ayudar a automatizar las consultas generales de los estudiantes, del personal y los visitantes en el sitio web de la institución, así como a través de las redes sociales; puede por ejemplo brindar información sobre el calendario de admisión, el proceso de admisión, la persona de contacto, la información del curso. Con las capacidades de inteligencia artificial y entendimiento del lenguaje natural, el chatbot puede interactuar con las personas, aprender de datos anteriores y responder consultas como un ser humano. En este enlace más sobre transformar la experiencia del cliente

Beneficios de la Automatización Inteligente en las instituciones educativas

Experiencia de usuario mejorada

La Automatización Inteligente puede impulsar significativamente mejoras en la calidad de los servicios que brinda la institución a sus estudiantes, profesores, staff, relacionados, etc; la automatización de tareas permite reducir el tiempo de procesamiento y los errores, entregar servicios de calidad consistente y mejorar el cumplimiento de los SLAs y, con la incorporación de los chatbots conversacionales se pueden habilitar nuevos canales de atención con disponibilidad 7x24 y transformar totalmente la experiencia de los usuarios. Adicionalmente, la Automatización Inteligente libera a los empleados de la carga de tareas repetitivas y de alto volumen, como admisión, envío de correos, generación de informes programados, etc., para que ellos realicen las tareas que requieran creatividad, conocimiento ó experiencia lo que suele traducirse en empleados más motivados y productivos.

Mejores capacidades de gestión

La Automatización ayuda a las instituciones educativas a lograr una gobernanza mejorada para administrar mejor sus operaciones, ya que pueden incorporar requisitos específicos en las reglas de automatización, para que sean ejecutadas de manera consistente y sin errores, procesar y analizar más información en menos tiempo, y obtener mayor valor de los datos para tomar decisiones informadas y oportunas.    

No se requiere codificación para la implementación

Con tecnología de arrastrar y soltar y capacidades Low Code / No Code se facilita y acelera la creación de flujos de trabajo automatizados

Ahorro de costos

Estudios demuestran que con la automatización se puede lograr entre  un 25% y un 60% de ahorro en los costos.

Mayor cumplimiento

La Automatización ayuda a eliminar la inconsistencia de datos entre fuentes dispares y registra todas las acciones completadas por los robots de software mientras realizan la automatización. Esto permite que los empleados reconozcan y gestionen proactivamente los problemas de cumplimiento y puedan realizar revisiones internas periódicas.  

Con estas capacidades y beneficios para todos, se entiende porque cada vez más instituciones educativas se están moviendo hacia la automatización, reduciendo drásticamente la dependencia humana para tareas mundanas y aumentando la eficiencia de sus operaciones y la productividad y satisfacción de su personal.

Lo invitamos a conocer la plataforma de Automatización Inteligente de AutomationEdge nuestro aliado de negocios para la automatización, con capacidades de Automatización Robótica de Procesos (RPA) e Inteligencia Artificial para automatizar los procesos de TI y del negocio y atractivos modelo de licenciamiento como servicio (RPAaaS) con pagos según consumo que facilitan el inicio a la ruta de la automatización.

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