Los procesos y la construcción de un CoE para automatización

En nuestras entregas previas, ¿Qué debemos considerar al iniciar la construcción de un CoE para automatización? comentamos acerca de los Centros de Excelencia (CoE’s por sus siglas en inglés), sobre algunos modelos para establecer el CoE, que en el marco del CoE de Automatización utilizando RPA se encuentran las personas, los procesos, la tecnología y la gobernabilidad y en ¿Por dónde comenzar la construcción de un CoE para automatización? presentamos algunas de las funciones que puede acometer el CoE según los diferentes enfoques y comentamos acerca de recomendaciones o consideraciones generales en cuanto a cómo establecer el cuadrante personas .

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Centro de Excelencia RPA

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Definir, Evaluar, Innovar, Monitorear y Mejorar las funciones de Automatización

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Seguidamente resumimos algunas consideraciones en lo relativo al cuadrante de Procesos.

RPA se trata de automatizar procesos del negocio, buscar eficiencia en la ejecución de los procesos mediante esta tecnología de modo que, una vez que la organización inicia su camino en la aplicación de RPA, las tareas en lo relativo a “procesos” deben ser organizadas y normadas en el CoE. A continuación, resumimos algunas de las recomendaciones y experiencias documentadas:

• La primera recomendación importante que encontramos al comenzar con un proyecto de RPA, es la de ir de menos a más, comenzar identificando un proceso relevante y de mediana complejidad para realizar la prueba de concepto y/o el proyecto piloto, y donde el tiempo de ejecución sea óptimo para ofrecer resultados rápidos. Un proceso relevante para implementar con RPA, sería aquel que tenga una carga importante de datos, requiera muchas horas hombre y sea susceptible a errores humanos por la practica manual y de impacto en el cliente
• Una vez implementados con éxito, la prueba de concepto y/o el proyecto piloto, y si decide expandir el uso de RPA en su empresa, deberá consolidar su centro de excelencia para establecer los mecanismos, en cuanto a la selección de los procesos, su definición detallada, y la administración de la demanda, su implementación y puesta en producción.
• Podrían ser muchos los procesos candidatos a ser automatizados en la empresa utilizando RPA, así que será una de las primeras tareas a resolver, definir el mecanismo para de forma rápida y precisa identificar los procesos, determinar cuál es la importancia de cada uno para el negocio, y priorizarlos; es acerca de seleccionar y evaluar los procesos donde es conveniente aplicar RPA.
• Son muchas las recomendaciones y experiencias documentadas que señalan que hacer para escoger los procesos adecuados para automatización considerando que la tecnología de RPA tiene mayor impacto cuando se aplica a procesos con múltiples actividades transaccionales, procesos que tienen actividades comunes o que requieren coordinación de varias funciones, manejan grandes volúmenes de datos, tareas repetitivas, basados en reglas, requieren esfuerzo manual, procesos con alto consumo de tiempo, procesos que requieren poco o ningún criterio/decisión humana, procesos de punta-a-punta sin involucramiento de humanos
• Entre las practicas más comunes encontradas para escoger los procesos y priorizarlos, está  la de preparar una matriz de preguntas que incluirá varios criterios de evaluación, como la frecuencia de ejecución, los esfuerzos requeridos para automatizarlo, la criticidad para el negocio, el ahorro potencial de tiempo, y cualquier otro elemento que sea significativo para su empresa; a cada variable se le asigna un valor basado en su importancia y el equipo responsable de la evaluación, colocara  el puntaje apropiado para cada factor.
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• Al analizar un proceso en detalle para su automatización con RPA, se presenta la oportunidad de identificar mejoras que lo hagan más eficiente. Con el equipo adecuado de personas responsables del análisis, se recomienda ampliamente, tomar las decisiones para optimizar el proceso y así evitar su automatización con las deficiencias conforme al diseño original. Un proceso al ser analizado amerita no solo la optimización de algunos pasos, sino una revisión completa de su flujo de trabajo. Para reformular su proceso, existen diversas metodologías de mejora de procesos que puede aplicar y que le permitirán al revisar el proceso, identificar áreas de ineficiencia y ajustar el flujo de trabajo.
• Como tarea fundamental en la automatización de procesos con RPA, encontramos la de describir detalladamente cada función del proceso y entender todas las eventuales excepciones, tanto técnicas como del negocio, con el fin de definir un RPA con flujos de trabajo robustos que serán utilizados por los desarrolladores RPA. Una aplicación RPA resuelve parcialmente un proceso, lo que no puede resolver, se llama comúnmente excepción y la soluciona una persona.
• Desarrolle los flujos de trabajo para la automatización de los procesos utilizando RPA siguiendo un enfoque ágil para el desarrollo, así como las mejores prácticas DevOps para su automatización
• Genere documentos basados en las mejores prácticas para crear su automatización. Muchos procesos tendrán elementos reutilizables, por lo que ahorrara tiempo al no tener que reinventar los pasos para cada proceso. Asegúrese de que sus procesos automatizados sean construidos de forma consistente, eficiente, precisa y auditable
• Realice las pruebas de aceptación de los usuarios para evaluar el proceso automatizado, observar su comportamiento y corregir errores potenciales, así como detectar excepciones que podrían haberse omitido

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