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Mejores prácticas para implantar la automatización robótica de procesos

La Automatización Robótica de Procesos (RPA) es un tipo de automatización tecnológica que está transformando la forma en la que operan las empresas. Los robots de software de RPA manipulan y se comunican con los sistemas y las aplicaciones de su empresa para agilizar procesos y reducir la carga de trabajo que recae sobre los recursos humanos.

RPA está creciendo en los últimos años, un gran porcentaje de las empresas han empezado un proyecto de RPA, otros quieren sumarse a la transformación digital y adoptar esta tecnología, pero no tienen claro por donde comenzar, que procesos automatizar y como establecer metas.

En este artículo hablaremos de cómo organizar los equipos de trabajo para gestionar un proyecto y las buenas prácticas para la implantación o escalación de un proyecto de RPA

La primera pregunta que nos planteamos es quien debe tomar la iniciativa o responsabilidad de llevar a cabo el proyecto dentro de la empresa, y la mayoría de las veces es el personal funcional o dueño del proceso, apoyado de un consultor externo, pero podría estar en TI en una nueva área de automatización o estar compuesta por ambos departamentos donde TI gestiona los procesos críticos del negocio y los usuarios automatizan los suyos.

¿Qué perfiles requerimos dentro de la empresa para comenzar?, al inicio será suficiente con un grupo pequeño de trabajo como prueba piloto, compuesto por la persona que impulse el proyecto, el desarrollador y quien lo opere y mantenga en el tiempo. Sin embargo, si el objetivo es escalar RPA o crecer, entonces es aconsejable crear un centro de excelencia que es un grupo encargado de la automatización dentro de la empresa, para ello es necesario establecer una base de conocimiento, mejores prácticas y tecnología de automatización. Un centro de automatización de excelencia tiene dos enfoques igual de importantes: personas y sistemas.

Entre los perfiles o roles recomendados tenemos:

  1. Las personas que detectan las oportunidades de automatización dentro de la empresa y arrancan los primeros proyectos que después se convierten en impulsadores de la automatización robótica de procesos.
  2. El grupo responsable de la automatización, que consta de los siguientes roles o funciones:
  • Analista funcional, que conoce los procesos del negocio, documenta y visualiza mejoras
  • Desarrollador, que debe tener un mínimo de conocimiento técnico, no necesariamente un experto en programación, que implemente, desarrolle y mantenga la automatización
  • Gestor, que este pendiente de las tareas de automatización y que hacer en caso de falla.
  • Grupos, que solucionen las fallas

No siempre se cuenta con recursos suficientes para iniciar un proyecto de RPA por lo que una opción que se recomienda es hacerlo con un tercero o adquirirlo como un servicio, existen robots ya desarrollados con ciertas funcionalidades que se pueden utilizar.

Lo importante para trazar un camino o estrategia para implantar un proyecto de automatización de procesos mediante los robots de software, es entender el ciclo de vida de la automatización y usarlo como mejores prácticas para empezar y escalar un proyecto de RPA. El ciclo de vida consta de las siguientes etapas:

Detectar e identificar oportunidades para un proyecto RPA

Identifique qué procesos se pueden automatizar. Considere que los mejores procesos para automatizar en una primera instancia son tareas repetitivas, rutinarias, como, por ejemplo, la entrada y extracción de datos, que pueden tener un impacto rápido en el Negocio, o navegación por páginas web para buscar información. Entre las características para escoger un caso de uso de RPA están las tareas repetitivas, basadas en reglas, con un alto volumen y propensas al error humano.

Para gestionar los candidatos a automatización, deberíamos contar con instrumentos como cuestionarios o preguntas que nos ayuden a entender el proceso, por ejemplo, el tiempo que tarda el proceso, la frecuencia con que se hace, cantidad de personas, si hay errores, impacto en el negocio, si usa páginas web, tipos de datos que consume.

Priorizar los casos

Una vez creada la lista de proyectos ideales a automatizar, es momento de reducir su selección y elegir los casos de uso. Para la selección o clasificación debemos basarnos en ciertos

criterios y asignarles pesos acordes con el negocio, por ejemplo, el tiempo que ahorrará, la frecuencia de las tareas, la criticidad, el esfuerzo que tomaría automatizarlas, la urgencia, el impacto y elija el proyecto que sea más beneficioso para su organización.

Analizar los procesos

Debemos entender perfectamente el proceso antes de realizar cualquier plan de automatización. Se deben identificar las entradas y salidas, los pasos y estados, las excepciones y posibles errores, finalización del proceso y tener la documentación y flujos de trabajo.

Desarrollar los robots

Hacer el diseño, ver si hay procesos que se pueden reutilizar, probarlo y una vez que todo esté bien pasarlo a un ambiente de pre producción o producción controlado donde vamos monitoreando las tareas hasta su certificación.

Mantenimiento

Tener en cuenta que los robots pueden fallar, debemos prepararnos para atender y monitorear estas fallas, el tipo de soporte, si se va a generar una incidencia para su atención e ir incorporando la solución de estas fallas dentro de la automatización.

Medición del retorno de inversión ROI

Para esto es necesario tener métricas e ir midiendo por cada robot cuantas ejecuciones se han hecho, el tiempo antes de automatizado y después y cuanto costaba hacerlo manual y cuánto cuesta después de automatizarlo.

Está demostrado que las empresas que utilizan las herramientas de RPA obtienen un mayor retorno de la inversión, gracias a todos los beneficios que estos programas aportan a los clientes, con una implantación rápida que lleva solo días o semanas. Entre las ventajas más importantes que los RPA ofrecen a las empresas es la optimización de los procesos, asegurando que se cumplan todas las reglas y acuerdos de niveles de servicio, minimizando los errores. Una mayor productividad de los equipos de trabajo, ya que, al automatizar las tareas rutinarias, liberas tiempo que pueden invertir en tareas mas retadoras y aportando mayor valor al negocio. Tiempos de respuestas más rápidos y servicio permanente las 24 horas por los 7 días de la semana.

Si aún no has empezado automatizar los procesos utilizando esta tecnología, es conveniente que tengas un plan para utilizar de manera óptima los recursos y el tiempo. Este articulo les ofrece una guía de los pasos a seguir y los consejos para implementar con éxito la automatización robótica de procesos (RPA) en tu empresa.

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