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La automatización robótica de procesos (o RPA, por sus siglas en inglés) ha logrado, en menos de una década, simplificar y transformar dramáticamente una amplísima variedad de procesos empresariales de diversa índole, sobre todo aquellos diseñados como cadenas de tareas simples, repetitivas, definidas por alguna regla, y generalmente ejecutadas por ejércitos de personas. Los aumentos en productividad, los ahorros en costos operativos, la mejoría en calidad y exactitud de la información disponible y la reducción en los tiempos de respuesta que reclaman tanto clientes externos como internos, son apenas la punta del iceberg de los avances que derivan de realizar procesos automáticamente y mediante un software, en vez de ser ejecutados manualmente por el hombre.
Uno de estos procesos, tradicionalmente ejecutados por equipos enteros de analistas y/o personal administrativo en las gerencias financieras de las empresas, es el de CUENTAS POR PAGAR. Visto en su forma más simple, el proceso consta de tres pasos: (1) obtener y registrar la información requerida de parte del suplidor o proveedor, (2) validar que la misma es consistente con la operación realizada entre la empresa y dicho proveedor, y (3) proceder con el pago respectivo. Para llevarlo a cabo, no se requiere ningún conocimiento o habilidad especial, y sólo hay que seguir una serie de reglas preestablecidas en el proceso. No es de extrañar entonces, que la función de cuentas por pagar (CxP) siempre haya sido considerada como un simple proceso de apoyo (back-office), transaccional y de escaso valor agregado, aunque se reconozca su importancia como medida de eficacia operativa y (también) de reputación en el mercado.
En un artículo visionario, publicado en 2020 por el Instituto de Finanzas y Gerencia (IOFM), se nos muestra una cara radicalmente distinta: en “Re-imaginando el rol de la función de CUENTAS POR PAGAR en un mundo cada vez más digital”, la gente de IOFM explora las posibilidades que esta función tiene para convertirse en pilar estratégico de la empresa, a partir de toda la data que controla, impulsando desde allí una transformación en la gerencia del capital de trabajo, del gasto corporativo y de las relaciones con suplidores, así como una mayor eficiencia operativa, optimizar términos de pago, monitorear el presupuesto y decidir formas de mitigar el riesgo… y todo ese potencial está sujeto a la habilidad de sus líderes para automatizar la función y dejar atrás los elementos manuales de sus procesos.
Nunca fue fácil para los departamentos de CxP ser efectivos en el monitoreo de la ejecución de sus tareas, el manejo de excepciones y aprobaciones, así como otros indicadores de desempeño… y con el cambio hacia más trabajo remoto, aumentan también los obstáculos para el seguimiento que se requiere en momentos de tanta volatilidad económica. Actualmente, son tres los elementos que restringen la eficiencia operativa de la función CxP y su capacidad para agregar valor:
Cuando los procesos son manuales y basados en documentos físicos, es difícil dedicarse a tareas diferentes a las de procesar transacciones. Todo es cíclico, repetitivo, consumidor de tiempo y siempre urgente… el trabajo en remoto no ha hecho sino exacerbar los problemas que ya causaba el papel, complicando aún más la escasa distribución de responsabilidades, las cadenas de custodia, los tiempos de ejecución y la posibilidad de auditar el proceso
La lentitud habitual en pagar a suplidores y proveedores impacta siempre el resultado final, no sólo porque implique el pago de penalidades, sino también por la potencial pérdida de buenos suplidores… ser reconocidos como morosos habituales puede incidir tanto en la reputación de mercado de la empresa como incurrir en incumplimiento de regulaciones para reportar morosidad, que son aplicables en varios países
Ahora que los giros económicos derivados de la pandemia han exigido a las empresas dar prioridad al flujo de caja y al control del gasto, es imperativa la transparencia en los procesos de pago; pero cuando éstos producen data incompleta, no integrada y consolidable manualmente, se hace imposible tomar decisiones oportunas basadas en el análisis de variables y tendencias clave para la organización.
Para que la función de CxP transforme su rol “administrativo y transaccional” hacia uno más estratégico, donde pueda entregar información valiosa y oportuna a quienes toman las decisiones, será necesario romper con el pasado manual. Definir, estandarizar y automatizar los flujos de trabajo, haciéndoles menos proclives a excepciones y aprobaciones discrecionales, aumentaría inmediatamente la transparencia y predictibilidad esperable en sus procesos. De esto se trata el “reimaginar a CxP”.
Realizar esta nueva visión implica preparar un plan de acción para automatizar, centrado en tres objetivos esenciales:
Para reducir al mínimo los tiempos de carga de data, deben adoptarse técnicas que capten la data de facturas por medio de múltiples canales, desde la captura automática de e-mails hasta el procesamiento de facturas electrónicas, que va en camino de ser el futuro estándar. Con el uso de estas tecnologías de automatización, se captura, valida y concilia la data contra órdenes y recibos previamente codificados, acelerando con ello los ciclos de pago y aprovechando descuentos por pronto pago, al tiempo de mejorar las relaciones con suplidores clave
Esto es crítico, no sólo para mejorar la eficiencia operativa sino también para producir data realmente confiable. Lo primero es definir cuales procesos serán estandarizados y hacerlos cumplir, utilizando una plataforma tecnológica que coordine automáticamente los flujos de aprobaciones y excepciones. Estos flujos de trabajo regularían digitalmente las revisiones, aprobaciones y/o rechazos, en función de límites y reglas pre-establecidas, aumentando la consistencia transaccional, y dejando una huella de data que sería analizada posteriormente.
Precisamente de poder analizar esa data, se desprende la posibilidad de entender mejor y más oportunamente, la posición (y salud) financiera de la organización. Al tener la capacidad de identificar con más facilidad patrones de gasto, interacción con suplidores y proveedores, y tiempos efectivos de cumplimiento en pagos, se impulsa la habilidad para tomar mejores decisiones sobre capital de trabajo, eficiencia operativa, optimización de términos de pago, seguimiento presupuestario y reducción de riesgos.
Para facilitar que este plan se desarrolle de la manera más eficaz posible y se obtengan los beneficios más relevantes de automatizar procesos, convendrá considerar siempre lo siguiente:
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