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Automatizando procesos, ¿cómo elegir entre RPA ó Automatización Inteligente?

Ante la pregunta de ¿Qué tipo de automatización es la mejor opción para automatizar mi proceso?, los representantes de las organizaciones deben buscar respuestas a otra serie de preguntas como, por ejemplo, por la parte tecnológica, ¿cuáles son las opciones y en que se diferencian?, ¿que pueden hacer o que funciones ejecutan? ¿cuáles beneficios ofrecen? Y en lo relativo a sus procesos, ¿cuál es el alcance y sus características? ¿Qué se quiere automatizar?

Cuando se trata de automatizar procesos de negocio o de TI (Tecnología de informacion), las empresas cuentan con diferentes opciones como, por ejemplo, el software de robots o RPA (Robotic Process Automation) o la automatización inteligente o cognitiva. La automatización de procesos hablando en forma general, busca que las empresas sean más inteligentes, eficientes, agiles, y así mantener su competitividad en el mundo digital, pero con los diferentes tipos de automatización es importante conocer las respuestas a las preguntas anteriores para entonces aplicar la opción más conveniente.

En el caso de la automatización de procesos utilizando RPA y la automatización cognitiva, existen algunas diferencias fundamentales en cómo funcionan, qué pueden hacer, y los beneficios que se obtienen, pero se debe estar claro en que ambos enfoques se consideran complementarios en lugar de competitivos para resolver diferentes necesidades de la automatización.

En resumen, RPA se refiere al software que permite a las empresas automatizar procesos y tareas repetitivas basados en reglas, que pueden estar siendo ejecutadas manualmente, se puede programar fácilmente, funciona con diferentes aplicaciones y plataformas, se integra con la infraestructura de TI existente, y no requiere de grandes inversiones. RPA es una tecnología simple que ejecuta tareas a partir de entradas de datos estructurados de una variedad importante de fuentes, desde hojas Excel, bases de datos, sistemas y plataformas y se obtiene una alta productividad y precisión, al automatizar tareas manuales, minimizando errores y maximizando el tiempo de entrega de resultados. Es un software flexible, no invasivo, construido de tal forma que puede integrarse sin complejidad en la plataforma tecnología de la empresa.

En el caso de la automatización cognitiva, encontramos que es la aplicación de técnicas de inteligencia artificial específicas que imitan la forma en que los humanos piensan para realizar tareas no rutinarias. Analiza datos complejos y no estructurados para mejorar y apoyar la toma de decisiones y el rendimiento humano.

Es considerada como un subconjunto de la inteligencia artificial que utiliza técnicas como el reconocimiento de voz y el procesamiento del lenguaje natural, el procesamiento de imágenes, el reconocimiento de patrones, para imitar la forma en que funciona el cerebro humano con la finalidad de proporcionar informacion para ayudar a la toma decisiones, automatiza tareas perceptivas y basadas en el juicio tal como las realizaría un humano.

Entre las diferencias clave de la automatización de procesos robóticos (RPA) y la automatización cognitiva se incluyen diferencias en el alcance de su aplicación, la tecnología, y en las capacidades de procesamiento de los datos, y los beneficios que ofrecen son diferentes.

En cuanto al alcance en su aplicación,

RPA se utiliza para ejecutar tareas repetitivas con mayor precisión y exactitud mediante el uso de robots de software, es ideal para aquellas tareas que estén basadas en reglas, tareas de copiar, pegar o realizar consultas o registrar informacion en bases de datos, por ejemplo, y que no requieran toma de decisiones, no requieren emitir juicios, como responder a consultas.  Los RPA no “aprenden” de su experiencia y no están capacitados para resolver las excepciones que encuentren al ejecutar sus tareas.

En aquellos procesos y tareas donde se requieran capacidades cognitivas humanas como tomar decisiones basadas en el contexto, capturar y comprender datos no estructurados y entablar conversaciones con otros, es aquí donde la automatización cognitiva es la alternativa.

Distintas tecnologías y capacidades de procesamiento,

RPA se basa en tecnologías básicas fáciles de implementar, como la automatización de los flujos de trabajo con funcionalidades drag-and-drop y el uso de scripts scraping , técnica de programación que consiste en tomar una presentación de una información que puede ser texto o información gráfica para extraer los datos, por ejemplo: extraer de la página web de un banco la tasa cambiaria, extraer los datos de un informe en PDF para copiarlos en una hoja de cálculo. Se basa en reglas, no implica mayor codificación y utiliza un enfoque de procesamiento "if-then".

La automatización cognitiva, por otro lado, tiene un enfoque basado en el conocimiento. Utiliza tecnologías complejas y avanzadas como procesamiento de lenguaje natural, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el análisis de textos, la minería de datos, tecnología semántica y aprendizaje automático para procesar y hacer que los datos complejos, se presenten para facilitar la toma de buenas decisiones. Permite a las organizaciones automatizar procesos que incluyen fuentes de datos no estructuradas, incluidos documentos escaneados, correos electrónicos, cartas y grabaciones de voz. Utiliza análisis contextuales para hacer percepciones y juicios más intuitivos sobre cómo los humanos conversan y definen reglas para encontrar la solución óptima para cada situación.

¿Cuál tecnología elegir?

Una vez descritos los conceptos y diferencias entre la automatización de procesos con RPA y la automatización cognitiva, se valida el planteamiento de que ambos enfoques se complementan y resuelven necesidades diferentes en el alcance de la automatización; adicionalmente podemos agregar que las organizaciones van a necesitar la automatización con RPA y la automatización cognitiva en la medida que avancen en su automatización de procesos y sin duda, la elección de la tecnología dependerá de su proceso, si el proceso maneja datos estructurados, y está basado en reglas, entonces RPA sería la alternativa indicada, y en caso de que el proceso maneje datos complejos y no estructurados y que se requieran intervención humana, la automatización cognitiva sería entonces la alternativa más adecuada.

En aquellos casos donde la automatización del proceso involucre una combinación de tareas simples y requiere intervención humana, se resuelve al utilizar RPA y automatización cognitiva de forma combinada.

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