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Como evitar las fallas más comunes al implementar automatización robótica de procesos

La digitalización y transformación digital de las empresas es uno de los grandes retos para contribuir a su desarrollo, que ha cobrado especial relevancia en los últimos meses, debido a la pandemia. Una de las tecnologías claves para avanzar en este tema es la Automatización Robótica de Procesos (RPA). Sin embargo, cuando no se tiene una comprensión profunda de los retos que implica el uso de RPA, las empresas se exponen a cometer importantes y costosos errores optimizando procesos, los cuales comprometen los resultados de productividad y las ventajas de transformación que esta tecnología puede ofrecer.

La falta de comprensión y organización provoca que entre el 30% y el 50% de la automatización robótica de procesos (RPA) fallen incluso en las etapas iniciales.

Según datos publicados por Forbes, el 54% de las fallas en proyectos tecnológicos se producen por una gestión inadecuada, mientras que los problemas técnicos representan sólo el 3%.

En este artículo traemos una recopilación de los mejores consejos de expertos para implementar la automatización robótica de forma exitosa desde el inicio.

Crea una estrategia para automatizar

Los objetivos del proyecto deben estar claramente definidos desde el principio, no tener metas claras es uno de los errores más frecuentes que cometen las empresas. Es importante dentro de la estrategia contar con el acompañamiento o consultoría del personal involucrado en el proceso y saber el papel que jugará la tecnología y cual es el resultado esperado.

La estrategia también debe contemplar tácticas para medir el éxito, si se pretende replicar y escalar los resultados, revisar cuál es la plataforma adecuada para la iniciativa, entre otros. Para iniciar es importante identificar oportunidades pequeñas que valgan la pena replicar.

Elige los procesos correctos

Los proyectos de RPA a veces no logran producir un retorno de inversión positivo, porque las empresas eligen al candidato de automatización incorrecto. Te recomendamos que automatices procesos que entreguen victorias tempranas, sobre todo si estás iniciando. Esto permitirá tener mayor confianza y certeza en la búsqueda de objetivos. Prioriza  los procesos que quieres automatizar y adopta un enfoque basado en valores que considere la automatización como un facilitador de la transformación integral de procesos en lugar de la automatización de tareas discretas.

Si utilizas ciertos criterios en forma de matriz podrás obtener un puntaje clasificatorio de procesos candidatos a automatizar que te ayuden a priorizar. Entre los criterios a considerar tenemos:

  • Mejora de la experiencia de tus empleados.
  • Racionalización de los procesos críticos de la misión
  • Incremento de la satisfacción de tus clientes.
  • Garantizar el cumplimiento normativo.
  • Ahorro de horas manuales y reutilización del tiempo de los colaboradores.
  • Mejora de la calidad mediante la reducción de errores

Comprende el proceso que vas a automatizar en la primera implementación RPA

Debes comprender completamente el proceso antes de planificar cualquier automatización. Por lo tanto, identifica, evalúa, prueba y documenta los procesos para asegurarte de que brinden los resultados deseados después de la automatización.

Si no conoces a la perfección qué es lo que vas a automatizar, es posible que la implementación RPA sea ineficiente. Ten en cuenta la actualización, automatización y mejora continua del proceso en esta era dinámica y digital. Adoptar buenas prácticas como las que te mencionaremos te asegura el éxito del proyecto:

  • Proporciona supervisión del avance de la implementación RPA.
  • Revisa y valida el método que está usando tu equipo para elegir los procesos.
  • Optimiza la consistencia y consolidación de las herramientas que utilizarás en la implementación.
  • Documenta y prueba antes de la producción.
  • Encuentra la forma de mejorar constantemente, desde optimizaciones al proceso, hasta la escalabilidad de la implementación RPA.
  • Retira los procesos automatizados.

Documenta correctamente los procesos elegidos

Si tu empresa aún carece de la estandarización y documentación de los procesos, es importante adquirir este hábito iniciando una cultura de documentación acompañados de un equipo experto. Carecer de la documentación apropiada dificultará el éxito y trazabilidad de los procesos en una implementación RPA.

Muchos expertos en automatización formalizan la documentación del proceso para aterrizar expectativas de automatización. Nuestros expertos te recomiendan aplicar las siguientes prácticas para desarrollar este paso correctamente.

Paso 1: Documenta los procesos estándar.

Paso 2: Fortalece tu capacidad de documentación de procesos para capturar y registrar los conceptos iniciales del proceso.

Paso 3: Proporciona formatos para establecer estándares comunes para la documentación.

Paso 4: Establece repositorios compartidos para documentar los flujos de trabajo.

Paso 5: Crea un equipo que evalúe y revise los procesos antes de ser automatizados.

En el camino hacia una implementación de automatización exitosa, hay tres ejes clave para superar los obstáculos que aparezcan en el camino:

Entrar en conflictos con otras áreas

Al comienzo de una iniciativa de RPA, por lo general existen conflictos de lineamientos y expectativas entre distintas áreas de la operación de una compañía. Y en este tipo de proyectos puede resultar fatal. La planificación debe elaborarse armónicamente, para anticipar todo tipo de problemas de operación y de sincronización entre distintos grupos relacionados con la cadena de valor. Aprovechar las habilidades de los empleados no técnicos, involucrarlos en el desarrollo de los bots, hace que estén más alineados con la forma en que funciona el negocio, aligeran la carga de trabajo de los especialistas y pueden ofrecer información de cómo la tecnología de automatización puede promover los objetivos comerciales. Al hacer que el equipo que usará RPA a diario se sienta comprometido con el desarrollo del proceso, es más probable que acepte utilizar RPA desde el principio.

Complejidad de la implementación

Recorrer el camino de RPA en instancias de escalabilidad sin conocimientos arquitectónicos adecuados, por ejemplo, pone en riesgo la implementación completa y así la decisión de apuntar a oportunidades de negocio más amplias. Otro tema importante es que una especificación incompleta o errónea también puede echar por tierra el objetivo de extender el número de procesos automatizados. Automatizar todos los procesos cuyos problemas son fáciles de resolver para generar ganancias rápidamente, también se considera un error, ya que la empresa después de un tiempo se puede quedar sin procesos qué automatizar sin haber antes mostrado resultados decentes y/o esperados. Esto sucede por querer implementar sin haber realizado una estrategia de crecimiento.

No darle la relevancia que requiere a la gestión del cambio

Adoptar nuevas tecnologías implica cierta resistencia al cambio, en particular la automatización robótica de procesos, ya que no solo cambiará la forma en que las personas realizan su trabajo, sino que también transformará el comportamiento de la organización en su conjunto, reconfigurando roles y responsabilidades en las áreas afectadas.

Esta automatización RPA requiere de un análisis del cambio organizacional más profundo que otras tecnologías. Saber anticipar y acompañar en esta tarea genera más confianza y mitiga el riesgo de fracasar en la implementación. Hay que tener en cuenta que el personal más impactado son los que trabajan directamente en estos procesos o tareas candidatos a la automatización, y si no se maneja adecuadamente existe el temor a la pérdida del trabajo y generará resistencias.

Por lo tanto, comunicar estos cambios de manera efectiva, escuchar las preocupaciones de los empleados y asegurar su aceptación son esenciales para el éxito.

También es importante entrenar a los empleados en estas nuevas tecnologías, como operar y construir bots para desarrollar nuevas capacidades necesarias en esta nueva cultura bots-humanos.

Por último, elige una plataforma de RPA que mejor se adapte a tus objetivos y presupuestos

En la actualidad hay numerosos proveedores de soluciones de automatización, que están continuamente agregando nuevas funcionalidades y capacidades para la definición de procesos, monitoreo y soporte.

Es importante que conozcas los factores para la toma de decisiones, como, por ejemplo, precio, facilidad de uso, flexibilidad para escalar y adaptarse a futuros cambios, seguridad, mantenimiento, soporte, entre otros.

Si te interesa implementar la automatización de forma exitosa, contáctanos para conocer como podemos ayudarte y también puedes visitar  AutomationEdge para conocer la plataforma de automatización robótica de procesos (RPA) con Inteligencia Artificial (IA), Procesamiento del Lenguaje Natural (NLP) y Aprendizaje Automático (ML)

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