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La incorporación de nuevos empleados es el proceso de integrar a la persona que está ingresando con la empresa y su cultura, así como brindarle las herramientas y la información necesaria para convertirse en un miembro productivo del equipo.
La incorporación de nuevos empleados en una organización debe ser un proceso estratégico dicen los expertos en personal y recursos humanos, porque la forma en que los empleadores manejan los primeros días y meses de la experiencia de un nuevo empleado es crucial para garantizar una alta retención.
El articulo Make HR Employee Onboarding More Engaging with MS Teams and WhatsApp publicado por AutomationEdge nos muestra los desafíos que una empresa debe afrontar en la implementación de automatización inteligente en este proceso de Recursos Humanos y como utilizar tecnologías de comunicación WhatsApp y MS Teams para crear mejores experiencias en los empleados.
En el proceso de incorporación de nuevos empleados, las empresas enfrentan una serie de desafíos, desde educar a los nuevos miembros del equipo hasta priorizar las solicitudes de credenciales y soporte, a fin de garantizar la seguridad durante todo el proceso. En la gráfica mostraremos algunos de ellos.
A raíz de la pandemia las empresas han acelerado su camino a la transformación digital, para adaptarse a un entorno cambiante y competitivo. Una de las áreas más afectadas ha sido la de Recursos Humanos, que ha tenido que gestionar el teletrabajo, la formación, la selección y la motivación de los empleados. Para ello, muchas empresas han recurrido a soluciones inteligentes que les permiten optimizar sus procesos, reducir costos y mejorar la satisfacción de sus trabajadores. Estas soluciones incluyen plataformas digitales, aplicaciones móviles, automatización robótica de procesos e inteligencia artificial combinados con tecnologías de comunicación WhatsApp y MS Teams, entre otras.
Dentro de los procesos de Recursos Humanos se encuentra el de incorporación del personal; es un proceso administrativo que de manera tradicional resulta ser lento y poco eficaz. Estas herramientas permiten crear canales de comunicación directa, rápida y personalizada con los nuevos empleados, enviarles información relevante, resolver sus dudas, recoger sus opiniones y evaluar su progreso. Además, fomentan la interacción y la colaboración entre los nuevos empleados y sus compañeros, mentores y supervisores, lo que contribuye a generar un sentido de pertenencia y compromiso con la organización.
Al usar canales digitales, se agiliza la gestión de documentos, se reduce el uso de papel y se optimiza el tiempo. Por lo tanto, el uso de tecnologías de comunicación como WhatsApp y MS Teams integrados con las tecnologías inteligentes de RPA e IA permiten a los empleados hacer sus requerimientos para ser gestionados en forma automatizada como por ejemplo:
En la siguiente gráfica se muestra un ejemplo de automatización inteligente de parte del proceso de incorporación del nuevo empleado accesando sistemas, creando casos y credenciales a través de los robots de software que reciben las peticiones y generan los flujos de creación, modificación y verificación de los datos en los diversos sistemas y aplicaciones dentro de la empresa y los comparte con el empleado a través de las herramientas de comunicación vía WhatsApp o MS Teams.
En la siguiente gráfica se observa la herramienta de Whatsapp incorporando Chatbots o asistentes virtuales de Recursos Humanos. En este ejemplo se comparte la oferta de trabajo, se solicita cierta información personal, y el robot de software tiene la capacidad de buscar documentación y compartirla con el empleado y crear las credenciales para ser usadas por el nuevo empleado al inicio laboral
Incorporar chatbot en Microsoft Teams es un ejemplo del primer nivel de atención en este proceso. El empleado se conecta a la aplicación de MS Teams y desde allí puede hacer la solicitud de su recibo de nómina, por ejemplo. El robot de software es capaz de validar el usuario mediante flujos automatizados, buscar la información en las fuentes de datos y entregarla en el formato deseado por la empresa. Así como este ejemplo se pueden solicitar otros documentos, programas, manuales
Se pueden crear otros chatbots conversacionales para la automatización de respuestas a preguntas frecuentes que pueden ir aprendiendo y haciendo análisis de datos.
Otros ejemplos de Automatización Inteligente en el proceso de incorporación de un nuevo empleado se pueden consultar en nuestro artículo Productividad desde el primer día. Automatice la incorporación de nuevos empleados donde se ofrece una demostración de la automatización del proceso de creación de cuentas al incorporar un nuevo empleado con AutomationEdge desde el portal de autoservicio de la aplicación BMC Helix Remedyforce
WhatsApp y MS Teams ofrecen capacidades de comunicación y colaboración instantáneas que pueden acelerar el proceso de incorporación. Facilitan el intercambio de información, el trabajo en equipo y la integración de los nuevos empleados al tener un medio más inmediato para consultar sus dudas e inquietudes, lo que fomenta el sentido de pertenencia e inclusión.
Durante el proceso de incorporación, hay una cantidad importante de documentación e intercambio de información. WhatsApp y MS Teams permiten compartir documentos, como formularios de incorporación o manuales de bienvenida, de manera rápida y sencilla. Esto agiliza el proceso de entrega de información importante a los nuevos empleados.
La capacitación y orientación virtual tiene como ventajas la flexibilidad, la accesibilidad, la interactividad y la eficiencia, ya que permite ofrecer una experiencia de aprendizaje personalizado, dinámico y atractivo para los nuevos empleados. WhatsApp y MS Teams pueden facilitar sesiones virtuales de formación y orientación para nuevos empleados. Con la capacidad de realizar videollamadas, seminarios web y compartir pantalla, los capacitadores pueden impartir sesiones interactivas, garantizando que los nuevos empleados comprendan las políticas, los procedimientos y la cultura de la empresa.
Tanto WhatsApp como MS Teams se integran con otras herramientas y sistemas. Esta integración permite al departamento de Recursos Humanos conectar los procesos de incorporación con los diversos sistemas y aplicaciones que ayudan a su gestión, intranets o bases de datos de empleados. Al automatizar tareas como la recopilación e integración de datos de los empleados, el proceso de incorporación se vuelve más eficiente, lo que reduce los esfuerzos manuales y los posibles errores.
La incorporación no se trata solo de proporcionar información, sino también de fomentar conexiones y relaciones. WhatsApp y MS Teams pueden servir como plataformas para que mentores y supervisores brinden apoyo continuo a los nuevos empleados. A través de chats grupales, mensajes individuales o reuniones virtuales, los mentores pueden ofrecer orientación, responder preguntas y garantizar que los nuevos empleados se sientan cómodos pidiendo ayuda.
WhatsApp y MS Teams permiten crear grupos o canales dedicados a compartir información, resolver dudas, dar orientación y generar confianza. Al fomentar una comunidad virtual, los empleados pueden sentirse conectados y con acompañamiento que favorezca la integración y el compromiso de los nuevos empleados con la organización.
El proceso de incorporación de empleados de Recursos Humanos se ha visto transformado por la revolución digital, y el uso de herramientas como Microsoft Teams y WhatsApp integrados a soluciones inteligentes como las que ofrece AutomationEdge pueden mejorar la experiencia del empleado. Estas herramientas permiten una comunicación rápida, fluida y personalizada con los nuevos empleados, así como una mayor colaboración y productividad. Para mayor información puedes consultar nuestro articulo ¿Por qué necesitas automatizar el proceso de incorporación de empleados? o Contactarnos con gusto le ayudaremos.
