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Gracias a la transformación digital, los empleados consiguen ser más productivos y eficientes y aumentan su rendimiento y satisfacción. Es por ello que las organizaciones optan por mejorar y automatizar sus procesos y en esta oportunidad hablaremos del proceso de incorporación de nuevos empleados que busca desarrollar e implementar estrategias para impulsar a los empleados y transformarlos en empleados de alto rendimiento. El proceso de incorporación de empleados comienza en el momento en que se le hace una oferta y continúa hasta que el empleado está operando de manera eficiente en su función. Este artículo How will RPA Improve the Employee Onboarding Process? publicado por AutomationEdge empresa líder en el mercado de soluciones inteligentes, nos presenta como las soluciones de Automatización Robótica de Procesos (RPA) junto con Inteligencia Artificial (IA), aprendizaje automático (ML, del inglés Machine Learning) mejorarán de forma inmediata las tareas de Recursos Humanos y TI.
El proceso de incorporación de un nuevo empleado es por lo general un proceso administrativo que consume mucho tiempo y esfuerzo por parte del personal de Recursos Humanos y de TI. Todas las empresas tienen un proceso de incorporación de empleados que si bien no es único y estandarizado, suele seguir un curso generalizado y tareas comunes. Cada empresa debe diseñar su propio proceso que responda a sus necesidades y la de sus empleados. A continuación mostraremos algunas recomendaciones de lo que se puede automatizar con soluciones inteligentes a través de sus robots de software y capacidades adicionales de Inteligencia Artificial, en un proceso de incorporación del nuevo empleado.
El proceso de incorporación del empleado es de vital importancia para garantizar la máxima eficiencia tanto del empleado como de la empresa, es por esta razón que la automatización nos brinda amplios beneficios donde citaremos algunos ejemplos de lo que estas soluciones de RPA e IA aportan a través de los diferentes departamentos, ya que es un proceso que comprende la intervención o ejecución de tareas entre varias áreas del negocio.
Además, RPA e IA lo hacen posible al crear una automatización de procesos de funciones cruzadas para permitir que las empresas hagan más con menos inversión de tiempo. Veamos cómo la automatización de la incorporación de empleados ayuda a varios departamentos como Recursos Humanos, Finanzas, TI.
La administración de las nóminas, prestaciones y beneficios son procesos manuales y repetitivos que manejan datos provenientes de múltiples fuentes, muchas veces no estructurados como hojas de cálculo y de múltiples sistemas. Lo valioso es tener acceso a toda la información de manera rápida, segura y confiable. Algunos ejemplos del uso de las soluciones inteligentes en el área de Finanzas dentro de los procesos de Recursos Humanos:
Los empleados cuando llegan nuevos a la organización necesitan acceso a las herramientas y datos. Este proceso de requerimientos se puede iniciar desde un portal de autoservicio con la creación automática de tareas asignadas a los responsables utilizando las soluciones de automatización inteligente, como por ejemplo, habilitar cuentas y accesos a las plataformas y aplicaciones según el cargo y perfil, creación de correo electrónico y contraseñas, asignación de computadoras, tarjetas de identificación, acceso a la red, VPN y WiFi.
Consulte este artículo que nos explica cómo automatizar la creación de cuentas. Productividad desde el primer día. Automatice la incorporación de nuevos empleados
La automatización aportará agilidad y efectividad en el flujo de trabajo de estos procesos y le permitirá al área de TI:
El equipo de Recursos Humanos es el departamento responsable de organizar, coordinar y llevar a cabo las nuevas contrataciones. Entre sus funciones están la verificación de los datos de los nuevos empleados, cargar la información al sistema, seguimiento del desempeño de los empleados y contacto con varios departamentos para realizar evaluaciones de los empleados. La realización manual de estas tareas es un proceso iterativo que requiere mucho tiempo. Aprovechar las ventajas y beneficios que te aportan las soluciones de automatización inteligente en el proceso de incorporación de empleados, para una evaluación de mejora continua:
La incorporación de empleados es una de las primeras actividades que se automatiza en Recursos Humanos incorporando otras tareas como la integración con los demás procesos administrativos que hemos mencionado en el artículo. Los beneficios que obtenemos con la automatización inteligente son muchos, destacando dentro del proceso de incorporación de empleados los siguientes:
La protección de datos es una consideración importante a la hora de procesar información confidencial de los empleados. Los robots de software reducen el riesgo de una violación de datos y un mal uso de los mismos, lo que contribuye a cumplir con la normativa de seguridad de datos y protección de información.
La automatización reduce la complejidad ya que permite integrar las diferentes tareas a través de varios departamentos desde un solo punto.
La incorporación automatizada de los empleados puede utilizarse para hacer un seguimiento del progreso del nuevo empleado mediante encuestas con la frecuencia que la empresa considere o dependiendo de ciertos factores.
Los empleados de Recursos Humanos y los nuevos empleados pueden agobiarse rápidamente por la cantidad de información que se espera que absorban en sus actividades. Un esfuerzo coordinado que utilice la automatización, el apoyo humano y la educación pueden ayudar a los nuevos empleados a adaptarse a sus funciones con mayor rapidez, lo que reduce el estrés laboral y mejora la retención.
La incorporación automatizada de los empleados se puede diseñar para guiar a los nuevos empleados a lo largo de una serie de procesos a la vez y, luego, comprobar los conocimientos adquiridos a lo largo del proceso.
La automatización del proceso de incorporación de empleados es una necesidad fundamental para todas las empresas y una parte indispensable de la automatización de los Recursos Humanos. Tiene un impacto en la experiencia, el rendimiento y la retención de los empleados, además, facilita mucho el trabajo de tu equipo de Recursos Humanos, eliminando tareas repetitivas que consumen tiempo y son improductivas.
Si bien en este artículo nos enfocamos en la incorporación de nuevos empleados, similares beneficios pueden obtenerse al llevar la automatización a los procesos de incorporación, y desincorporación, de nuevos clientes o proveedores o si hablamos del sector educativo, pudiera llevarse la automatización a la incorporación de nuevos estudiantes o profesores o en el caso del sector salud, a nuevos pacientes, enfermeras o doctores, por citar algunos ejemplos.
¿Cómo hacer que la incorporación de empleados en su empresa sea fluida y sin complicaciones? Contáctenos para conocer como le podemos ayudar.
