¿Sabe Ud cuán líquida es su posición de caja? Automatice su conciliación bancaria con RPA y lo sabrá en minutos !!!

Cada mañana, uno de sus analistas o supervisores de Tesorería se conecta con el banco (o con todos ellos) para revisar los movimientos del día anterior, extrae la data de cada cuenta, carga o transcribe esa data a una hoja de Excel, compara la data con las transacciones registradas en la contabilidad, concilia las cuentas y ajusta cualesquiera diferencias, y finalmente prepara el reporte de disponibilidad de efectivo más ajustado posible a lo real.

¿Cuán familiar le resulta este proceso?...

Miles de empresas ya han empezado a automatizar muchos de sus procesos financieros críticos, haciéndolos más rápidos, precisos y económicos, convirtiendo gradualmente lo manual en automático y obtener además, dramáticas mejoras en productividad, seguridad, calidad y oportunidad de las decisiones. Las conciliaciones -ya sean de cuentas o transaccionales- se encuentran dentro de estos procesos críticos y necesarios para manejar bien un negocio. El proceso de conciliar conlleva varias fases: recabar y comparar data, detectar oportunamente las discrepancias, encontrar la causa de las mismas, corregirlas a la mayor brevedad posible, y reportar tales diferencias y sus causas;  para la gerencia, es esencial contar con un conocimiento preciso y oportuno de la posición financiera real, pues ello la habilita para aprovechar oportunidades o, en su defecto, para evitar contraer compromisos para los que no se está preparado.  

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La conciliación transaccional en especial puede influir enormemente en las decisiones sobre la liquidez y, por tanto, en la operación diaria. Automatizar este proceso no sólo le brindará visibilidad inmediata y en tiempo real sobre su disponibilidad de efectivo, sino que mejorará tanto el control interno de su operación como la seguridad de sus transacciones. Al utilizar RPA como opción automatizadora para procesos tales como extracción de data bancaria y su conciliación con los registros contables de la empresa, su organización se hará mucho más eficiente y efectiva en sus operaciones;  para empezar, los bots de RPA eliminarán casi totalmente la posibilidad de errores en la carga de data, detectarán y corregirán de inmediato cualesquiera discrepancias entre los estados de cuenta y los registros en libros, asegurando la precisión y calidad de su información contable, todo esto en minutos apenas, y con continuidad 24/7.  Por supuesto, si tiene Ud solo una cuenta bancaria, ejecutar este proceso no representará mucho problema ni tendrá que invertir mucho tiempo en conocer cuan solvente es su posición… pero si su organización opera con varios bancos y con múltiples cuentas en cada uno, y además Ud depende de uno o varios analistas para realizar este proceso, entonces los riesgos (y costos)de su organización también se multiplican.

Conciliar automáticamente es un proceso en el cual, un robot de software (o varios de ellos, dependiendo de la cantidad y complejidad de actividades que conforman el proceso) puede entrar a nuestras cuentas en cada banco, captura y procesa la data de transacciones bancarias, busca la data de un archivo o repositorio compartido y establece su correspondencia con la data capturada, compara, y finalmente concilia dicha data con lo registrado, ubicando las discrepancias y avisando de las mismas para la posterior acción correctiva pertinente.  Sin embargo, estos robots (bots) pueden hacer lo suyo sólo después que el proceso es analizado de punta a punta y en todas sus fases, entre las que se cuentan las siguientes:

1. Identificar cuál data debe ser extraída y su ubicación
2. Identificar cuál data debe ser cargada y donde hacerlo
3. Identificar cuales verificaciones deben realizarse y donde hacerlo
4. Identificar cuáles decisiones deben tomarse y su oportunidad
5. Identificar cuáles reportes deben hacerse y cuando emitirlos
6. Asignar roles adecuados a las normas de seguridad internas
7. Construir los flujos de procesos a automatizar
8. Analizar y probar los flujos de automatización
9. Automatizar la extracción de datos, su validación, verificación, decisión y generación de reportes
10. Probar todo el flujo de automatización
11. Pasar el flujo de trabajo a producción
12. Monitorear la ejecución del proceso automatizado
13. Auditar el proceso puesto en producción
14. Analizar los resultados de la auditoría y corregir donde fuere necesario
15. Pasar a producción el flujo de trabajo ya corregido y mejorado

¿Qué hacen los bots de RPA para conciliar?

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Cuatro sub-procesos son requeridos para conciliar automáticamente:  

Extracción de data‍

Se inicia todo con lo que llamamos el “extracto bancario”, que no es más que un archivo de datos que condensa todos los detalles relevantes de las transacciones registradas por el banco en nuestra cuenta; sobre esa data se ejecuta el ‘escaneo’ de nombres, direcciones, fechas, números de cuenta y cualquier otro elemento requerido para su registro; independientemente del formato en que aparezca dicha data (imagen, texto, pdf, etc), este escaneo convierte la misma a un formato común que puede ser utilizado por los sistemas de la empresa

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Cruce y comparación‍

los bots cruzan la data obtenida previamente con lo registrado en el sistema contable de la empresa (p.ej., el módulo de bancos), asegurando que la data de ambas fuentes guarde la debida correspondencia y allí, comparan la data de ambas fuentes, validando que se trata de la misma transacción en cada uno de los casos

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Conciliación‍

una vez que la data ha sido cruzada, comparada y confirmada como se describe anteriormente, se procede a “conciliar”; los bots detectan diferencias o discrepancias (si las hubiere) entre las dos (o más) fuentes de data, y en tales casos, emite un aviso o reporte para la corrección de las mismas por el nivel respectivo, a lo que sigue la revisión final y su aprobación por dicho nivel.  Estos pasos son manejados por flujos de trabajo (workflows) automatizados, que son los que “ordenan” lo que los bots deben ejecutar.

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Finalización‍

al igual que en la fase anterior, son los flujos de trabajo automatizados los que toman el control del proceso de cierre, por lo que es esencial haberlos seleccionado y optimizado apropiadamente;  aquí se tratará de actividades de chequeo y aseguramiento de que la data es la correcta, “limpiar” lo que no es relevante, removiendo aquello que no lo sea, y de esta forma garantizar que la secuencia de tareas se ejecute con fluidez, para lo cual:

• Los documentos deben estar convertidos a un formato uniforme y ser fácilmente asequibles
• Las auditorías de proceso deben proveer trazabilidad y corrección inmediatas, cuando exista un error
• Las reglas y flujos automatizados deben cumplirse sin errores y evitar así omisiones indebidas
• Estas tareas deben estar sincronizadas e integradas con los sistemas contables de la empresa.

¿Cómo impactaría la conciliación automática a su función de Finanzas?

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Ahorro en tiempo de procesamiento‍

Al comenzar el horario laboral, las transacciones bancarias al cierre del día anterior ya se encuentran cargadas en el módulo bancario, listas para su procesamiento y análisis

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Reducción de riesgo

‍cuando se sustituye la ejecución manual por otra automática, el riesgo de errores e imprecisiones derivadas del factor humano se elimina casi por completo, las coincidencias en la data son totalmente exactas, y se terminan los problemas de incumplimiento debido a omisiones en avisos o notificaciones.

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Información en tiempo real‍

podrá enterarse tanto del estado y detalles de su cobranza como los saldos disponibles en sus cuentas, al momento en que ésta ocurre, o con la frecuencia que Ud estime conveniente

Simplificación de sus procesos

‍al tener procesos más simples y automáticos, se mejora dramáticamente la coordinación y comunicación entre su equipo de tesorería y el de contabilidad, quienes pueden acelerar el seguimiento de sus operaciones, detectar cuellos de botella, avisar oportunamente y corregir problemas con mayor rapidez, lo que lleva a un mejor aprovechamiento de los recursos, tanto en tiempo y dinero, como en capital humano

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