Contacto DJCS Ventas

Cierre

Gracias por su interés, por favor complete sus datos de contacto y del detalle de su consulta que gustosamente le contactaremos a la brevedad

Gracias, su mensaje ha sido enviado!
Oops! Algo está mal con el envío de su mensaje, por favor intente de nuevo

De Jongh Computing Systems
Av. Veracruz, Edif. Capaya
Piso 3. Urb.  Las Mercedes
Caracas-Venezuela
Telefono: +58 (212) 992.8876
email: ventas@djcs.com.ve

De Jongh Computing Systems International
3550 SW 148th Av, Suite 110
Miramar, FL 33027 - USA
Phone: +1 (954) 874.1607
email: sales@djcs.us

Llegó el momento de automatizar tus operaciones manuales y agregar más valor a tu empresa. ¿Te animas a dar el paso?

Cada día surgen nuevas tecnologías que permiten hacer lo que hacemos en maneras más eficientes, más expeditas y de mayor calidad que la actual, convirtiéndose aceleradamente en los nuevos estándares de operatividad empresariales que exige un entorno altamente competitivo. Organización que no se adapte a estas nuevas tecnologías emergentes estará condenada a desaparecer en muy poco tiempo.  

En el tránsito de convertir de nuestra estrategia de negocios habitual a una estrategia de negocios digitalmente habilitada, una de las razones más frecuentes que justifican dar ese paso es resolver algún problema específico o eliminar alguna deficiencia organizacional (costo, desempeño, rapidez, seguridad, calidad, etc) mediante la aplicación de una tecnología en especial que permita corregir el proceso (o varios de ellos) en donde ocurre el problema, sin importar su área funcional, ya fuere ésta recursos humanos, manufactura, finanzas, atención al cliente, ventas, legal, o cualquier otra.  Una de las tecnologías que gana más terreno actualmente para ayudar a las empresas a ser más eficientes, más rápidas y más precisas, es la automatización de procesos mediante robótica, mejor conocida por RPA -por sus siglas en inglés: Robotic Process Automation.  

En este contexto, los robots no son otra cosa que aplicaciones de software, diseñadas para efectuar automáticamente tareas repetitivas, ejecutadas de acuerdo con reglas fijas y en las que, generalmente, estas repeticiones ocurren con gran frecuencia.  Su ventaja más evidente es que tales tareas se realizan mucho más rápido, con más precisión y sin interrupción, que lo que podría hacerlas una persona… la principal ventaja es que esa persona puede ser utilizada para realizar tareas en las cuales utilice su criterio y su conocimiento de manera más productiva en la generación de valor para la empresa.

En un excelente artículo publicado en el CPA Journal, How Robotic Process Automation Is Transforming Accounting and Auditing, Juni0 2018, los autores M. Vasarhelyi y A. Rozario nos refieren cómo esta tecnología emergente está revolucionando las operaciones en contabilidad y auditoría, en el seno de muchas corporaciones, así como en la práctica de las firmas de tales servicios.  Tareas necesarias y repetitivas como copiar y pegar información, que consumen enorme cantidad de horas dentro de cada proceso o servicio, pueden ser automatizadas sin dificultad mediante un software programado para realizarlas, permitiendo -por un lado- que el talento del trabajador pueda ser empleado más productivamente en otras actividades que requieren su criterio y sus habilidades, y por otro, abriendo la posibilidad de mejorar notablemente la calidad del servicio.

El impacto que la RPA está teniendo en la práctica de las firmas contables es importante, sobre todo en las áreas de impuestos, consultorías y servicios de auditoría. Sobran ejemplos tales como el cálculo de diferencias entre los impuestos en libros y la preparación de las declaraciones, tarea que ya es realizada automáticamente por un software de robótica, o las auditorías de ingresos, en las cuales las conciliaciones, las comprobaciones de control interno o las pruebas de auditoría de doble propósito son ejecutadas por estos robots, programados para seguir ciertas reglas predefinidas que pueden repetir ininterrumpidamente, hasta que se agota el material a considerar, y para las cuales no se necesita el juicio o el criterio de un operador, quien puede ser más útil para analizar diferencias que para conciliar las mismas.

Al considerar RPA como una forma de automatizar procesos internos clave dentro de la empresa, los autores sugieren a las firmas públicas de contaduría y auditoría, seguir una hoja de ruta que permita asegurar la implantacion exitosa de estas soluciones dentro de sus operaciones. De acuerdo con sus recomendaciones, dicha hoja de ruta constaría de tres fases principales:

  • Entender el proceso
  • Estandarizar la data contable/auditable
  • Ejecutar pruebas de auditoría automatizadas

Entender el proceso

En la primera fase, es esencial validar cuidadosamente que el proceso considerado sea realmente un “buen candidato” para ser automatizado; normalmente lo es cuando es:

  • Manual y altamente repetitivo
  • Ejecutable con base en reglas fijas, sin requerir el criterio de un analista u operador
  • Estable y sin cambios o excepciones
  • Muy frecuente en su ocurrencia

Una vez que esto ha sido determinado, lo siguiente es dividir el proceso en pequeños módulos de ejecución (instrucciones) que puedan ser interpretado por un programa de software. P.ej., una tarea como importar y exportar data -que es intuitiva para una persona- debe ser dividida en una serie de instrucciones que el programa debe ejecutar:

  • Definir el directorio desde el cual se importa el archivo
  • Importar el archivo
  • Guardar el archivo
  • Definir el directorio al cual se exportará el archivo guardado
  • Exportar el archivo guardado

Estandarizar la data contable/auditable

La segunda fase de esta ruta es crear consistencia en los campos de datos, de forma que los programas lean la data de la misma manera. Como la data se origina en fuentes diversas, los nombres y formatos dados a tales datos en cada reporte pueden ser diferentes, por lo cual es preciso definir el estandar que los haga consistentes y mantener  las mismas referencias.  Diseñar nombres y formatos similares para los campos de data considerados será una necesidad que permitirá que la aplicación de RPA, contable o auditora, pueda funcionar como se debe.

Ejecutar pruebas de auditoría automatizadas

Finalmente, la realización de pruebas de auditoría automatizadas mediante el uso de alguna herramienta de RPA disponible en el mercado.  La principal ventaja de estas herramientas es que, con algunas excepciones, no precisan de programación adicional para su aplicación. Si funciona como se espera, la programación de las pruebas de auditoría basadas en reglas sería el primer paso para realizar luego estas pruebas en forma totalmente automatizada.

En líneas generales, la recomendación es empezar en pequeño y con áreas de bajo riesgo, mientras se ajustan los procesos. Igualmente recomendable es realizar estas pruebas en paralelo con el proceso habitual, y apreciar así las diferencias entre el proceso normal y confiable con lo que arroja la nueva herramienta, como forma de validar los resultados y corregir cualquier detalle.

Los cambios en la profesión contable y auditora ya están haciéndose presentes, lenta pero firmemente. Significativas mejoras en la calidad de servicio, en términos de rapidez y precisión, así como en la experiencia del usuario empiezan a verse en aquellas organizaciones que adoptan y asimilan estas tecnologías, permitiéndoles competir con efectividad insospechada hace solo cuatro años atrás.  RPA es uno de los caminos que lo hará posible.

Conozca como con AutomationEdge, nuestro aliado tecnólogico para la automatización inteligente, podemos ayudarlo a avanzar en su ruta de automatización de las operaciones manuales.

Automatización Robótica de Procesos (RPA) - Finanzas

Le puede interesar

Conozca de los productos

AutomationEdge

Automatización inteligente, más allá de RPA

AutomationEdge
AutomationEdge
Otros artículos DJCS News ...
De Jongh Computing Systems, C. A.  RIF. J-00316879-3 Todos los Derechos Reservados