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La Automatización Robótica de Procesos (RPA) permite a las empresas implementar sistemas de software inteligentes o “robots”, simulando las acciones en que las personas interactúan con las aplicaciones. Se puede establecer en una amplia gama de industrias, en las que las personas realizan tareas repetitivas de gran volumen, liberando a estas para que puedan realizar actividades de mayor valor al negocio.
El enfoque de este artículo mostrará casos o áreas donde se puede aplicar herramientas de Automatización Robótica de procesos (RPA) para la automatización de los procesos y tareas.
RPA se integra bien con la infraestructura de TI existente y no requiere ninguna instalación adicional, las empresas no tiene que invertir mucho para la automatización de los procesos esenciales. Funciona en diferentes aplicaciones, plataformas y departamentos.
Hay varias formas de usar RPA de manera efectiva y algunas de ellas las mencionaremos a continuación:
Los clientes modernos están acostumbrados a respuestas rápidas y soluciones efectivas. Es posible entregar los resultados que los clientes desean, con la ayuda de la automatización. Los sistemas automatizados de atención al cliente pueden ordenar las consultas y ofrecer respuestas iniciales a los clientes. El sistema automatizado puede segregar las consultas en diferentes categorías, como por ejemplo por departamento. La clasificación garantiza que las consultas lleguen al agente de atención al cliente adecuado para una resolución rápida. No es necesario que la llamada del cliente se transfiera de un ejecutivo a otro. El servicio al cliente tiene varios procesos basados en reglas que pueden automatizarse y simplificarse. Según la investigación, más del 70% al 80% de los procesos basados en reglas se pueden automatizar, y es una buena idea comenzar con el servicio al cliente.
El gran volumen de procesamiento de facturas tiene tareas manuales repetitivas que pueden resultar en pagos demorados e incorrectos. Los pagos oportunos pueden entregar bienes y servicios de calidad. El procesamiento de facturas tiene muchos retos, como son los diferentes formatos de facturas, requiere consolidar datos provenientes de diferentes fuentes en un sistema único de base de datos financiero. Utilizando una herramienta RPA se procesará automáticamente las facturas una vez recibidas. El primer paso es convertir las facturas de papel en un formato digital como excel o pdf utilizando la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Utilizando la tecnología OCR, la herramienta RPA leerá los datos de la copia escaneada de la factura en papel y la convertirá a formato digital. Además de automatizar la entrada de datos, también se puede incluir errores de conciliación e incluso procesar cierta toma de decisiones requerida para el procesamiento de facturas, lo que minimiza los errores y la intervención humana.
La consistencia de los datos en los sistemas empresariales es una tarea muy tediosa. El representante de ventas debe pasar parte de su tiempo en ingresar datos al sistema CRM, así como al sistema ERP. Los analistas financieros deben replicar los datos e ingresarlos en otro sistema o módulo. Esto puede resultar duplicación, producir errores y afectar la productividad. RPA puede realizar actividades de ventas de inicio a fin mediante la automatización de tareas como la entrada de pedidos de ventas, la facturación, etc. Ayudará a mantener una base de datos eliminando datos duplicados, mejorando la experiencia del cliente y aumentando la satisfacción de sus empleados de ventas eliminando tareas que consumen mucho tiempo, como la entrada de datos.
La gestión de nómina integra numerosos procesos y tareas repetitivas, que implica procesar grandes volúmenes de datos que consume mucho tiempo. Esto puede resultar en una inexactitud de los datos que puede causar retrasos en el pago y la insatisfacción de los empleados. RPA puede verificar la consistencia de los datos de los empleados en múltiples sistemas, validar hojas de asistencia, generar ganancias y deducciones. También puede automatizar las creaciones de cheques de pago, administrar beneficios y reembolsos. RPA puede realizar la automatización de las transacciones relacionadas con la nómina de principio a fin para evitar imprecisiones y retrasos.
Las empresas a menudo tienen que realizar compras a granel para fabricar productos o brindar servicios. El costo de estos artículos puede afectar los ingresos o ganancias de la compañía; Las empresas siempre investigan en línea para tomar una decisión informada. El proceso de investigación puede llevar mucho tiempo y ser complicado, por lo que muchas empresas ahora han comenzado a usar RPA. El sistema no solo compara precios de diferentes proveedores, sino que también puede comparar atributos y calidad del producto. Las empresas pueden comprar los mejores recursos al mejor precio.
RPA puede ayudarlo a almacenar, clasificar y organizar todo tipo de información del cliente para garantizar que todo sea de fácil acceso. El sistema categorizará automáticamente diferentes datos como información de contacto, historial de compras, preferencias, información personal como cumpleaños o aniversarios.
El sistema puede mostrar toda la información a ejecutivos de atención al cliente, vendedores y empleados similares. No es necesario ingresar manualmente esta información o preocuparse por su precisión. El almacenamiento de información es uno de los trabajos más intensivos en mano de obra y puede causar mucho estrés. La adopción de RPA puede reducir las tareas repetitivas en casi un 80%.
Almacenar y procesar información de Recursos Humanos es una tarea difícil. Lleva mucho tiempo y puede ser un proceso tedioso. Un negocio exitoso genera enormes cantidades de datos de empleados, que pueden ser difíciles de ordenar y organizar. El sistema RPA puede recopilar y organizar toda la información que requiere su departamento de Recursos Humanos. La información como el historial del empleado, la nómina, los reembolsos, el nivel de capacitación, se pueden clasificar y almacenar a través de RPA. Puede manejar todas las tareas del día a día y permitir que sus empleados de Recursos Humanos se centren en el aspecto humano.
La reputación de una empresa depende de la rapidez con la que puede procesar los reembolsos. Los clientes desean que este proceso sea rápido y continuo. Las quejas y las solicitudes de devolución generan una gran cantidad de datos que pueden ser dificiles de ordenar. El sistema RPA se ocupa de la cuestión de manera efectiva y procesa el reembolso sin demora. Eso mejora la experiencia general del cliente y tiene un impacto positivo en su reputación.
RPA puede ayudar a agilizar el proceso de reclutamiento considerablemente. El sistema puede acceder currículums de diferentes plataformas, clasificarlos, y filtrar los candidatos que apliquen, reduciendo el tiempo que los empleados de Recursos Humanos tienen que invertir en revisar las solicitudes que apliquen.
La RPA puede manejar alrededor del 90% al 95% de los procesos de reclutamiento vitales, como la selección, evaluación, medición, incorporación y administración.
Los datos pueden aparecer en diferentes formatos, desde texto editable hasta notas manuscritas. Los profesionales de la entrada de datos tienen dificultades para leer la información e ingresarla en el sistema. La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres puede leer fácilmente la información de diferentes fuentes de formato e ingresarla en el sistema. Si su empresa necesita recopilar y almacenar información de diferentes fuentes, RPA es una gran inversión.
La Automatización Robótica de Procesos (RPA) permitirá a las empresas realizar tareas repetitivas que requieren precisión, con una exactitud del 100%; permitirán la estandarización y la optimización de procesos reduciendo el tiempo de entrega en más de una tercera parte, con el beneficio adicional de una mejora en calidad. No es necesario implementar la automatización de todo el sistema desde el principio. Comience de a poco y automatice un proceso a la vez para ver si es la opción correcta para su empresa.
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