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Los gerentes generales en todo el mundo se enfrentan a una nueva realidad: todas las empresas de hoy son empresas tecnológicas. Las que no lo son simplemente no pueden competir. Convertir la estrategia tecnológica en la estrategia de negocios de la empresa es el principal reto de cualquier compañía para mantenerse compitiendo, lo que requerirá formar y liderar equipos que asimilen y aprendan las tecnologías que mueven a los mercados actuales, tales como blockchain, realidad aumentada, inteligencia artificial o automatización de procesos, para sólo mencionar algunos.
En artículos publicados aquí mismo en DJCS News en Septiembre 2018 y Abril pasado, hemos intentado resaltar cómo el ritmo del cambio tecnológico ha afectado decisivamente el rol del CFO actual… y tanto que, en adición a las competencias funcionales tradicionalmente exigidas a los candidatos a la posición, ahora se agregan sus capacidades para liderar y colocarse al frente de las iniciativas de digitalización, automatización robótica de procesos, analíticas y hasta herramientas de visualización y reportes en toda la empresa, habilidades impensadas para estos profesionales hace 5 años y que ahora definen su perfil con peso similar al de las destrezas propiamente financieras. La necesidad de arrancar iniciativas de transformación digital a la mayor brevedad, que produzcan resultados rápidos y notables, hará que aumenten considerablemente las presiones sobre el CFO para generar un ROI digital que justifique la inversión que requerirá iniciar ese camino. https://www.djcs.com.ve/blog/1809-roi-transformacion-digital
Una vez tomada la decisión de embarcarse en esa ruta, uno de los primeros pasos será comenzar con automatizar -en la medida de lo posible- aquellas rutinas realizadas manualmente que son de por sí, lentas, repetitivas, proclives al error y altamente consumidoras de esfuerzo humano. Al empezar por allí, tal como señalamos en nuestro artículo de Abril pasado (https://www.djcs.com.ve/blog/1904-rpa-caso-de-negocio), tres acciones son claves: (1) identificar procesos que sean candidatos a ser automatizados; (2) evaluar, cualitativa y cuantitativamente, los beneficios esperables de automatizar y (3) evaluar los costos de la solución RPA a adoptar en cualquiera de sus modalidades (es decir, comprar activos intangibles vs contratar servicio).
En esta tónica, hemos querido presentarles este mes una herramienta de evaluación financiera, prediseñada con una data básica de costos de mercado, a partir de la cual un gerente financiero (o incluso un usuario con un conocimiento básico de los procesos considerados), con sólo agregar la información requerida de sus propios procesos, podrá:
Por definición, RPA es más efectivo en el reemplazo de tareas simples, repetitivas y ejecutables bajo reglas fijas, en las que apenas hay necesidad de juicio o decisión por parte de un funcionario. A mayor complejidad y/o discrecionalidad en una tarea, la necesidad de automatizar es menor y, consecuentemente, su impacto sobre los costos. A título de ejemplo, en la siguiente imagen, se simulan los costos actuales de un proceso DIY (Do-It-Yourself), realizado manualmente y que consta de:
Como puede verse, el costo semanal de dicho proceso manualmente ejecutado es de US$ 1.400 (140 horas) y acumulado por un año llega a US$ 72.800. Este mismo proceso al ser automatizado mínimamente (1 solo agente, en modalidad SaaS y sin consultoría) reduce sus costos en casi un 55% del total, como puede verse seguidamente...
y si se considera que un bot puede operar por 168 horas semanales ininterrumpidamente, y que puede ejecutar las mismas tareas entre 5 y 10 veces más rápido y más preciso que un ser humano (es decir, que el trabajo realizado en 140 hrs/hombre puede ejecutarse entre 14 y 28 hrs/bot) queda todavía un enorme potencial de aprovechamiento para realizar otras actividades y procesos, y consecuentemente, mayor rendimiento sobre la misma inversión. Mientras más básica y repetitiva sea la tarea (p.ej. T-1), o más procesos sean automatizados (p.ej. 3 procesos), tanto mayor será la reducción en costos de proceso y mayor también el rendimiento del bot empleado, tal como se ejemplifica en la próxima imagen.
Ciertamente, las opciones de automatización de procesos en modalidad on-premise tienen costos iniciales mayores que, a corto plazo encarecen la inversión, tales como la adquisición upfront del licenciamiento, equipos adicionales, configuraciones y otros costos de instalación y consultoría, que afectan la velocidad del ROI. Más allá de los pros y contras existentes entre SaaS y On-Premise, y de las preferencias de seguridad y/comodidad de los usuarios, no encontramos una ventaja objetiva que favorezca una u otra modalidad en el caso de los software de RPA.
Lo invitamos a descargar la herramienta y a evaluar, con datos de sus propios procesos, los ahorros que pudiera esperar al automatizar sus procesos con RPA. Sus comentarios serán muy apreciados para mejorar la misma en el corto plazo.
Notas sobre la herramienta:
