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El procesamiento de documentos es una actividad crítica en la mayoría de las empresas, muchas entradas y salidas de los procesos de negocio dependen de o generan documentos en variados formatos emails, Word, pdf, Excel etc y realizados manualmente pueden consumir mucho tiempo de los empleados, por lo que la automatización puede tener gran impacto en la eficiencia de la compañía.
Piense por un momento en la variedad y cantidad de documentos que recibe por ejemplo de sus proveedores, hablamos de facturas, recibos, ofertas, reclamos, consultas por nombrar algunos y evalúe si está ud satisfecho con su tiempo y calidad de respuesta. Piense en otras áreas o departamentos de su empresa, que pueden estar saturados de documentos pendientes por el apropiado procesamiento y que por su dificultad para responder oportunamente están afectando los resultados y/o la satisfacción de clientes.
Capacidades clave que ofrece AutomationEdge para la automatización inteligente del procesamiento de documentos
Con RPA se automatizan las tareas manuales, repetitivas y basadas en reglas que son ejecutadas por un robot de software con precisión, en menor tiempo y sin errores. Los robots de software son capaces de interactuar en la interfaz de usuario de las aplicaciones como lo hacen las personas, así como también integrar con plataformas empresariales, pueden extraer información, procesarla, entregarla, tomar decisiones de acuerdo a las reglas que le sean configuradas
Con DocEdge (antes iDDE) la solución para la Gestión Inteligente de Documentos de AutomationEdge, cuenta con las capacidades para automatizar sus procesos de manejo de datos estructurados y no-estructurados como emails, imágenes, PDFs, documentos escaneados, etc. y mejorar la eficiencia y productividad de su gestión de documentos.
Optical Character Recognition (OCR) es la tecnología utilizada para extraer texto de una imagen, por ejemplo: de la imagen resultado del escaneo de un recibo de pago, una factura, una tarjeta de identificación etc, el OCR es capaz de extraer los caracteres en la imagen y entregarlos en formato digital que puede ser manipulado por otras herramientas de software. El OCR es muy limitado y por sí solo no es una solución completa para el procesamiento inteligente de documentos ya que no tiene la inteligencia necesaria para entender, por ejemplo, si una secuencia de dígitos corresponde a un monto o a una fecha, ó si una secuencia de caracteres representa el nombre del proveedor en la factura o la dirección del cliente. Por estas limitaciones, después de haber realizado el OCR del documento, el trabajo manual que todavía se necesitaría realizar para entender el tipo de documento y obtener la data relevante en el mismo puede ser muy grande y consumir mucho tiempo con la consiguiente ralentización de los procesos que requieren de los documentos ya procesados para avanzar.
El entendimiento del lenguaje natural permite que el robot pueda “leer” un texto, identificando y clasificando sus partes como sustantivos, adjetivos, verbos, etc y pueda entender el tema del texto.
El aprendizaje automático es la base de los algoritmos que permiten al robot clasificar los documentos según su tipo y extraer la data relevante según el tipo de documento, tomar decisiones y aprender de sus de sus ejecuciones.
En el contexto del manejo de documentos, un robot inteligente con DocEdge puede por ejemplo: leer un correo electrónico y diferenciar si se trata de un reclamo o una factura, en el primer caso puede catalogar el tipo de reclamo, y referirlo a la unidad o persona responsable o registralo en el sistema correspondiente; en el segundo caso, puede leer la factura y extraer la información clave de la factura como número, proveedor y monto, luego verificar en su sistema ERP si efectivamente existe un pedido abierto para ese proveedor, validar los montos y si todo está conforme, incluso puede autorizar el pago, todo depende de las reglas que le sean programadas. El robot de software puede notificar avances y resultados de la automatización, registrar información de la actividad realizada para futuras auditorías y puede escalar a un agente humano en determinadas condiciones. Puede ver otros casos de uso en Procesamiento inteligente de documentos…¿qué espera?
Para conocer como podemos apoyarlo a mejorar la eficiencia y productividad en sus procesos de gestión de documentos, no dude en Contactarnos
