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El procesamiento de documentos es una actividad crítica en la mayoría de las empresas, muchas entradas y salidas de los procesos de negocio dependen de o generan documentos en variados formatos emails, Word, pdf, Excel etc y realizados manualmente pueden consumir mucho tiempo de los empleados, por lo que la automatización puede tener gran impacto en la eficiencia de la compañía.
Piense por un momento en la variedad y cantidad de documentos que recibe por ejemplo de sus proveedores, hablamos de facturas, recibos, ofertas, reclamos, consultas por nombrar algunos y evalúe si está ud satisfecho con su tiempo y calidad de respuesta. Piense en otras áreas o departamentos de su empresa, que pueden estar saturados de documentos pendientes por el apropiado procesamiento y que por su dificultad para responder oportunamente están afectando los resultados y/o la satisfacción de clientes.
Un robot inteligente puede por ejemplo monitorear un buzón de correo e identificar las facturas que llegan al buzón, puede obtener la información clave de la factura como número, proveedor y monto, luego verificar en su sistema ERP si efectivamente existe un pedido abierto para ese proveedor, validar los montos y si todo está conforme, incluso puede autorizar el pago, todo depende de las reglas que le sean programadas. El robot de software puede notificar avances y resultados de la automatización, registrar información de la actividad realizada para futuras auditorías y puede escalar a un agente humano en determinadas condiciones.
Con AutomationEdge, nuestro aliado de negocios para la automatización, cuenta con las capacidades para automatizar sus procesos de manejo de datos estructurados y no-estructurados como textos, imágenes, PDFs, documentos escaneados, contenidos web, etc.
Capacidades clave para la automatización inteligente
El entendimiento del lenguaje natural permite que el robot pueda “leer” un texto, identificando y clasificando sus partes como sustantivos, adjetivos, verbos, etc y pueda entender el tema y/o sentimiento del texto.
En el contexto del manejo de documentos, el robot inteligente puede leer un correo electrónico y diferenciar si se trata de un reclamo o una factura por ejemplo; en el primer caso puede catalogar el tipo de reclamo y referirlo a la unidad o persona responsable, en el segundo puede leer la factura y proceder como mencionamos en el ejemplo anterior.
El reconocimiento óptico de caracteres permite automatizar el reconocimiento de imágenes, de documentos escritos a mano o escaneados, ofreciendo importantes beneficios en empresas con manejo intensivo de documentos como los bancos, seguros, legal, comercio, manufactura y al automatizar el procesamiento de facturas, de formas manuales, cheques etc.
El aprendizaje automático es la base de los algoritmos que permiten al robot tomar decisiones y aprender de sus de sus ejecuciones.
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