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Agilice sus procesos automatizando la gestión de documentos

Se estima que el 80% de la información empresarial no tiene un formato u organización predefinidos, hablamos de emails, textos, imágenes, PDFs, documentos escaneados, etc por lo que su análisis y procesamiento es mayormente manual y está sujeto a errores humanos, retrasos y retrabajos.

Piense por un momento en la variedad y cantidad de documentos que recibe por ejemplo de sus proveedores, hablamos de facturas, recibos, ofertas, reclamos, consultas por nombrar algunos y evalúe si está ud satisfecho con su tiempo y calidad de respuesta. Piense en otras áreas o departamentos de su empresa, que pueden estar saturados de documentos pendientes por el apropiado procesamiento y que por su dificultad para responder oportunamente están afectando los resultados y/o la satisfacción de clientes.

Gestión Inteligente de Documentos con AutomationEdge

Con AutomationEdge puede transformar la gestión de documentos en su empresa de principio a fin, las tecnologías integradas de Automatización Robótica de Procesos (RPA) y la Digitalización y Extracción Inteligente de Datos (iDDE) de AutomationEdge, le permiten automatizar las tareas involucradas desde la obtención/recepción del documento, la extracción de la data relevante, así como las tareas a realizar a partir de la información extraida y que generalmente involucran actividades tales como crear/actualizar archivos y/o registros en diferentes aplicativos, enviar notificaciones, etc. Procesando documentos de manera inteligente con RPA + IA

Automatización Robótica de Procesos (RPA)

Con RPA se automatizan las tareas manuales, repetitivas y basadas en reglas que son ejecutadas por un robot de software con precisión, en menor tiempo y sin errores. Los robots de software son capaces de interactuar en la interfaz de usuario de las aplicaciones como lo hacen las personas, así como también integrar con plataformas empresariales, pueden extraer información, procesarla, entregarla, tomar decisiones de acuerdo a las reglas que le sean configuradas. Hablando en el contexto del procesamiento de documentos, el robot de software puede por ejemplo, monitorear un buzón de correos para identificar los mensajes que contienen facturas y hacerlas disponibles para el paso siguiente con iDDE y puede tambien tomar la data del archivo resultante del iDDE y registrar la factura en el sistema ERP, validar si existe un pedido pendiente para ese proveedor , así como otros atributos en la factura y enviar las notificaciones que correspondan.  En el siguiente artículo La Automatización Robótica de Procesos (RPA) en el entorno empresarial, casos de uso puede revisar otros ejemplos de uso de los robots de software.

Digitalización y Extracción Inteligente de Datos (iDDE)

iDDE es una solución especializada para la digitalización y la extracción de la data relevante en diferentes tipos de documentos que le ayuda a optimizar la gestión de documentos, reducir el tiempo de procesamiento y minimizar los errores humanos. El procesamiento con iDDE comprende tres etapas:

Capturar

Capturar los documentos a través de diversos dispositvos de escaneo y dispositivos inteligentes. Documentos electrónicos tambien pueden ser procesados.

Reconocer, separar, categorizar y extraer data

Reconocer, separar, categorizar y extraer data de documentos en diferentes formatos como emails, PDFs, documentos escaneados, etc gracias a las tecnologías de inteligencia artificial como Computer Vision para el reconocimiento de imágenes, Optical Character Recognition (OCR) para el reconocimiento de caracteres, Natural Language Processing (NLP) para entender el lenguaje natural y Machine Learning y Deep Learning para desarrollar los algoritmos que permiten al robot identificar, categorizar, tomar decisiones según el tipo documento y aprender de sus ejecuciones para ser cada vez más efectivo.

Si bien iDDE posee capacidades para pre-procesar los documentos y realizar ajustes con un 90%+ de efectividad, son múltiples las causas que pueden afectar la calidad de la data extraída, como la calidad del papel del documento original, la opacidad, baja resolución, si contiene imagenes superpuestas, etc., en estos casos, en la Consola de Control y Reparación, un agente humano realiza la inspección visual del documento para validar que la data extraída es la correcta, realiza ajustes a la configuración de las reglas de reconocimiento de ser necesario y da la aprobación final de la extracción.

Entregar la data relevante

Se genera un documento final de la extracción en el formato requerido para su procesamiento posterior y que puede ser almacenado en un directorio de archivos, enviado por email o hacerlo disponible a un agente RPA para realizar otras actividades en el flujo de procesamiento del documento que pueden incluir actividades a realizar en otros aplicativos como ERP, CRM, etc

Beneficios de la Gestión Inteligente de Documentos con AutomationEdge

  • Reducir el esfuerzo manual y liberar horas hombre para actividades de mayor valor
  • Procesar más documentos en menor tiempo
  • Optimizar el flujo de información y la eficiencia de los procesos
  • Reforzar las políticas y controles y mejorar el cumplimiento de las normativas
  • Mejorar la satisfacción de empleados y clientes

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