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Ser más eficientes y efectivos en estos tiempos es fundamental en cualquier área del negocio, y recursos humanos es una de esas áreas. La necesidad de innovar o mantener sus servicios, para ofrecer y apoyar a sus empleados en la entrega de soluciones oportunas y proactivas que respondan a todas las necesidades de los empleados sigue en aumento.
En el área de recursos humanos encontramos una importante cantidad de procesos, y muchos de ellos manuales, que ocupan tiempo elevado del personal, automatizar muchos de estos procesos es posible y reducir la carga de trabajo será una consecuencia y mejora significativa para la organización, que les permitirá a sus colaboradores dedicar el tiempo liberado en actividades que ayuden a la mejora continua de la organización que se ocupa del activo más importante de la empresa.
Mantenerse al día con las innovaciones tecnológicas adecuadas, permitirá a un área como recursos humanos trabajar de forma eficiente y responder a las nuevas necesidades de forma oportuna. En estos tiempos de cambios constantes que han traído nuevas variables como, por ejemplo, el trabajo remoto, que sin duda será una norma incluso luego de la pandemia por el covid-19, el reconocimiento de que el bienestar físico y mental del personal es de suma importancia, están llevando a las empresas a encontrar formas para responder a estas variables, así que elegir e invertir en la tecnología correcta será parte fundamental en la resolución de estos desafíos.
Las soluciones para la automatización de procesos con RPA (Robotic Process Automation) están siendo utilizadas de forma exitosa en áreas como recursos humanos, son muy adecuadas para procesos con interacciones predecibles y repetibles, que trabajan con pasos y reglas bien definidas; estos robots de software pueden automatizar procesos completos, ejecutar procesamiento de transacciones, manipular y procesar datos, acceder e integrar múltiples sistemas de TI, bases de datos y repositorios, son capaces de simular la forma en que las personas trabajan con los sistemas y aplicaciones a través de una interfaz de usuario, y algo bastante ventajoso, es la posibilidad de mejorar la eficiencia de los procesos y la efectividad de los servicios sin cambiar los sistemas existentes.
Algunas de las mejores prácticas documentadas y recomendadas al automatizar los procesos de recursos humanos con RPA son las siguientes:
Identifique los procesos que producirán los mayores beneficios, al inicio seleccione procesos que aprovechen el inmenso potencial del RPA con características como, procesos estables, predecibles y bien documentados, procesos con bajas tasas de excepción, y que requieran de poca intervención o ninguna intervención humana, procesos de alta frecuencia o alto volumen, procesos cuantificables en términos de ahorros medibles.
Obtenga la participación y el apoyo constante de la organización, los líderes y de las partes interesadas. La implementación de RPA en recursos humanos conduce a resultados óptimos si se implementa y se realiza en colaboración con todo el equipo.
Capacite a todo su personal de recursos humanos, partes interesadas, líderes y usuarios sobre las capacidades de RPA y sus responsabilidades individuales.
Prepárese para la implementación, entienda el proceso, mejore el proceso, simplifique el proceso y apunte a mejorar la experiencia del cliente
Seleccione su solución de RPA, conozca el universo de proveedores de RPA y las características que ofrece cada solución.
Implemente la solución, automatice el proceso a partir del diagrama del proceso detallado y del diseño que identifica qué partes del proceso se automatizarán.
Prueba la solución, prepare los escenarios de pruebas
Entregue la solución, establezca la gobernabilidad, el plan de mantenimiento y el plan de respaldo, maneje el cambio y la comunicación del nuevo proceso
Monitoree los resultados, analice, mida y compare los resultados y el logro de los objetivos.
Entre algunos de los procesos de recursos humanos que se pueden optimizar fácilmente con RPA se encuentran:
Reclutamiento y selección de candidatos, con el software de robots ( RPA) se pueden automatizar las tareas para recopilar y filtrar currículums y formularios de solicitud en línea, comparar la información de todas las solicitudes para obtener la lista de preseleccionados, basados en reglas predefinidas, y luego ejecutar las notificaciones para entrevistas, comentarios o rechazos
La mayoría de las tareas que deben ser solicitadas y ejecutadas en la incorporación de nuevos empleados, pueden ser automatizadas y orquestadas con el software de RPA. Una vez que inicia la entrada de un nuevo empleado a la organización se debe realizar tareas como la creación de cuentas, la asignación de un correo electrónico, asignación del lugar de trabajo y su equipamiento, acceso a los sistemas la organización, y todo el equipo informático necesario. Todo esto tiene que suceder de acuerdo con el perfil del nuevo empleado, y a las políticas de la empresa. Seguramente estarán involucrados varias organizaciones y sistemas en todo este proceso que requieren una solicitud y un orden de ejecución. Con las reglas bien definidas, se pueden automatizar estas tareas con la RPA. En este artículo puede ver más detalles Productividad desde el primer día. Automatice la incoporación de nuevos empleados
La baja o salida de un empleado, cuando ocurre el retiro de una persona, hay que asegurarse de que todos los procesos involucrados sucedan de forma consistente y estructurada, con el software de RPA es posible automatizar y orquestar las tareas del proceso de salida como el cierre de cuentas de usuario y de correo, revocar los accesos a sistemas, notificar a las partes involucradas, generar los documentos de salida, procesar los pagos finales, y realizar la encuesta de salida
Gestión de datos de empleados, la cantidad de informacion que debe manejar recursos humanos de los empleados es inmensa, y son múltiples los sistemas y repositorios de datos que normalmente se utilizan, con el software de RPA, facilitará y asegurará la entrada de data manual a muchos de esos sistemas asegurando la consistencia del dato, así como las integraciones automáticas requeridas entre ellos. Muchas de las hojas de cálculo que son utilizadas pueden ser automatizadas con la RPA.
Procesamiento de la nómina, con el software de RPA se pueden automatizar las verificaciones entre la consistencia de datos del sistema de nómina versus los datos del sistema de ERP, realizar conciliación de facturas para su carga y procesamiento, y automatizar tareas manuales de extracción, validación o carga de datos que se ejecuten como parte del procesamiento de la nómina.
Gestión de viajes es un proceso candidato de fácil automatización con RPA, la mayoría de las tareas que se ejecuten son manuales, deben procesarse solicitudes, verificar aprobaciones, solicitar documentos, procesar y conciliar recibos o facturas, y relaciones de gasto, hacer solicitudes de pasajes, reservaciones de estadía, tareas que pueden ser orquestadas y automatizadas con RPA.
El alcance de la robótica en RR.HH. se está expandiendo rápidamente su implementación puede simplificar los procesos al automatizar las tareas repetitivas y manuales, facilitar la integración entre sistemas o repositorios, para obtener beneficios como, mayor precisión, ahorros de mano de obra significativos y una reducción del tiempo de procesamiento, lo que lleva a reducción de costos, el aumento de la eficiencia y la mejora de la calidad general del proceso de recursos humanos y al logro de innovaciones y mejoras que con los sistemas heredados no es posible implementar o implicarían tiempos y costos muy elevados.
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