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La automatización de determinadas áreas clásicas de los recursos humanos es ya una realidad. ¿Qué herramientas son las más adecuadas para cada proceso? ¿De qué modo se puede emplear tecnología de Automatización Inteligente en la captación de personal, la selección o el reclutamiento de personal?
Los procesos de selección de recursos humanos requieren, por lo general, una gran cantidad de tiempo y de esfuerzo, que pueden reducirse notablemente con el uso de la tecnología de Automatización Inteligente.
Automatización Inteligente en el proceso de selección de personal
Automatización Inteligente es un concepto amplio que incluye tecnologías de Automatización Robótica de Procesos (RPA) en combinación con tecnologías de Inteligencia Artificial (AI), Reconocimiento de Caracteres (OCR), de Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) entre otras. Un proceso de selección de personal tiene diversas fases y en cada una de ellas se puede aplicar la tecnología de Automatización Inteligente, vemos a continuación como el RPA puede ayudar:
Publicación de la oferta y cumplimentación de formulario. Lo primero que se hará es publicar la oferta de trabajo en la página web de la empresa y en varios portales de búsqueda de empleo con todas las características del puesto a cubrir (salario, habilidades requeridas, tipo de jornada, localización, beneficios para los empleados, horario, responsabilidades etc.). En esa oferta se insertará un enlace que llevará a los candidatos a un portal en el que podrán inscribirse en el proceso de selección. Para la inscripción los interesados tendrán dos opciones: rellenar un formulario con todos los datos o subir un currículum en pdf o Word.
Guardar los datos en una carpeta. Durante el tiempo en que esté publicada la oferta en la web de la empresa y en los portales de búsqueda de empleo, el robot de software RPA se programará automáticamente para que revise los inscritos, descargando los datos en unas carpetas con una nomenclatura que identifique a cada candidato con la información necesaria (formulario, curriculum). En este caso el robot de software RPA, combinado con OCR y/o IDP, puede leer el curriculum en formato pdf o word y pasar los datos al formulario automáticamente para estandarizar la información.
Selección de candidatos. Una vez almacenados los datos en un sitio común e identificado, el robot de software RPA seleccionará los que cumplan con los requisitos de la oferta que se hayan configurado. Por ejemplo, el robot puede considerar en los criterios de selección no solo las habilidades sino también la localidad, elegir a aquellos que vivan más cerca de la empresa dependiendo de las necesidades del puesto. Como resultado de todo el proceso anterior el robot enviará un correo electrónico a la persona encargada del proceso en Recursos Humanos con los perfiles seleccionados.
Notificación a los candidatos. El robot de software RPA notificará a todos los candidatos, que optaron por el cargo a través de su correo electrónico. Los mensajes estarán acordes según el caso. Para los que fueron seleccionadas en esta etapa se le indicará que será contactado para la entrevista o llamada telefónica, por ejemplo.
Llamada telefónica a los candidatos seleccionados. Para comprobar que los candidatos tienen las habilidades que constan en su currículum se pueden programar llamadas. El robot de software RPA enviará en forma automática un archivo con información destacada de la persona seleccionada al dispositivo de la persona de Recursos Humanos encargada de realizar las llamadas y el enlace a la llamada programada. En ese archivo o ficha el reclutador podrá anotar las respuestas del candidato.
Fijar fecha y hora para la entrevista. Una vez hecho todo lo anterior, el reclutador fijará el día y la hora de la entrevista con cada candidato y podrá utilizar de nuevo las fichas o archivos para completar la información. Inclusive, si el calendario del candidato es público, el robot pudiera fijar la cita.
Alta del empleado. Una vez elegido el candidato adecuado para el puesto vacante, la persona encargada de Recursos Humanos activa el proceso de incorporación del empleado y el robot de software de RPA inicia todas las tareas que estén configuradas en la automatización de este proceso, por ejemplo, crear las credenciales para los accesos a los diferentes ambientes, cuentas de correo, aplicaciones, herramientas de trabajo, notificar al personal de soporte la instalación de puntos eléctricos, dotación de equipos y herramientas, asignación de carnet de identificación entre otros. Este proceso es otra oportunidad de automatización Este artículo Productividad desde el primer día. Automatice la incorporación de nuevos empleados lo introduce al tema de automatización del ingreso del empleado.
La tecnología RPA se podrá utilizar posteriormente para gestionar bajas por ausencias de los empleados, realizar evaluaciones de productividad de cada trabajador en la empresa, controlar los gastos que realizan los empleados o elaborar las nóminas mensuales.
Beneficios que aporta la Automatización Inteligente
Revisar los currículums y los formularios de solicitud de forma manual se está convirtiendo en una cosa del pasado. Es un trabajo manual repetitivo, que presenta un riesgo de cometer errores y obviar personas calificadas, y se complica cuando se utilizan múltiples plataformas para comunicarse con los candidatos.
Numerosos son los beneficios que aporta la Automatización Inteligente en las diferentes áreas y en especial en este artículo nos hemos enfocado en el proceso de selección de personal. Algunas de las ventajas son las siguientes:
Reducción del tiempo que se invierte en los procesos de selección: La revisión de los currículums y formularios de solicitudes de forma manual, puede llevar días o incluso meses, sin embargo, un robot la puede realizar en horas, acelerando los procesos.
Eliminación o reducción de errores: El trabajo manual repetitivo presenta un riesgo innecesario de cometer errores que suponen pérdida de tiempo y un perjuicio tanto para el candidato como para la empresa. El robot no comete errores si está correctamente configurado y la información que se le facilita es fiable.
Aumenta la productividad del departamento de Recursos Humanos: El hecho de delegar en un robot tareas repetitivas y tediosas supone que la productividad del departamento de Recursos Humanos aumente y que ayude a los empleados a concentrarse en tareas críticas y más retadoras.
Mejora de la experiencia: La experiencia de los candidatos durante el proceso de selección será mejor porque tienen un tiempo de respuesta más rápido y personalizado.
Mejora el cumplimiento: Implementado una fuerza de trabajo digital que opere las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año y que no cometa errores, acelera la entrega de resultados.
Optimiza Costos: Aproveche la alta rentabilidad de la Automatización Inteligente y el rápido retorno de la inversión, ahorrando entre un 25% y un 80% de los costos operativos actuales.
Por lo tanto, estamos convencidos de que la Automatización Inteligente ayuda a que los procesos de selección de recursos humanos sean más rápidos y eficaces de manera que el talento que forme parte de la empresa se adapte a las exigencias de cada puesto.
La gestión de Recursos Humanos abarca muchos procesos, vimos antes como automatizar el proceso de selección de personal con los robots de software RPA; al combinar o impulsar los robots con tecnologías de Inteligencia Artificial (IA), Aprendizaje automático (Maching Learning), procesamiento natural de lenguaje (NPL), Chatbots inteligentes, se logran automatizar tareas más complejas, algunos ejemplos:
Proporcionar información sobre las compensaciones, beneficios y políticas de la empresa, además de suministrar sugerencias personalizadas para su capacitación y rápida integración en el equipo.
Capacitación de empleados más eficiente y efectiva. Junto con los softwares de capacitación, las tecnologías de IA pueden proporcionar vías de aprendizaje personalizadas. La Dirección de Recursos Humanos puede implementar chatbots que ofrezcan una formación 24/7 sin interrupciones y con capacidad de proporcionar respuestas instantáneas y lógicas.
Soporte cognitivo en la toma de decisiones, los motores de la IA pueden ayudar a directivos y empleados a tomar decisiones diarias que, de otro modo, recaerían en el Departamento de Recursos Humanos. Por ejemplo, cuando un empleado desea tener días de vacaciones adicionales, el sistema de IA puede calcular la probabilidad de que sea aprobada o no su solicitud, sin tener que consultarlo con Recursos Humanos.
Analizar capacidades adicionales de los candidatos, existen herramientas, como la detección por video, que permiten al reclutador analizar el tono, el uso de las palabras e, incluso, el contacto visual. En el aspecto técnico, hay sistemas que evalúan rápidamente al candidato, por ejemplo, en la aplicación de un determinado lenguaje de programación asociado con el puesto o en la realización de assessments.
Reconocimiento facial. Las herramientas de reconocimiento facial proporcionan a los reclutadores, a través de algoritmos, la posibilidad de procesar el contenido de video de la entrevista. Uno de los elementos que la IA puede reconocer si los candidatos están mirando a la cámara o están leyendo un guion. Al observar la posición del ojo y la dirección en la que mira, el sistema puede reconocer si hace trampa. Resulta útil, sobre todo, en las pruebas que realiza el candidato desde casa, sin el control de ningún reclutador.
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