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El Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) es una tecnología que permite a las empresas procesar grandes volúmenes de datos en tiempo real de manera rápida y precisa, mientras los empleados se centran en tareas de mayor valor. Ofrece innumerables beneficios que se traducen en reducción del tiempo para procesar los documentos y aumento de la productividad de los usuarios.
Las soluciones de IDP ayudan a extraer, clasificar y analizar información relevante de documentos digitales o físicos utilizando numerosas tecnologías relacionadas con la inteligencia artificial (IA), incluidos los robots de automatización de procesos (RPA), el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el procesamiento del lenguaje natural (NLP), y el aprendizaje automático (ML), para extraer los datos de los documentos (imágenes, .pdf, manuscritos, etc.), analizar y entender el contenido y finalmente procesarlos y deben proveer las capacidades necesarias para automatizar el procesamiento de documentos desde su recepción hasta la entrega final, pasando por las diferentes etapas de clasificación, extracción, validación y verificación. El objetivo es extraer automáticamente información relevante, utilizando estas tecnologías que trabajan de esta manera:
OCR Optical Character Recgonition, es la tecnología utilizada para extraer los caracteres de una imagen o documento PDF
RPA Robotic Process Automation, con la que se automatizan las etapas de Captura y Entrega/Integración
ML Machine Learning, con la que se desarrollan los algoritmos/modelos inteligentes que permiten el reconocimiento, categorización y extracción de los diferentes tipos de documentos y que “aprenden” de sus ejecuciones para ser cada vez más efectivos en la identificación y extracción de los datos.
Aquí se muestra una imagen de cómo funcionan las soluciones de IDP en sus diferentes etapas
Es preciso asegurarnos de que el software posee las características y funcionalidades que nos permitan alcanzar los objetivos deseados. Además es importante tener en cuenta ciertos factores claves.
Antes de buscar una solución de IDP, se debe tener en cuenta qué tipo de documentos se quieren procesar, qué información se debe extraer y qué acciones se deben tomar. De manera de evaluar si la solución de IDP cumple con las expectativas y se adapta a los casos de uso. Los documentos que requieren un tiempo de procesamiento manual significativo, son candidatos ideales para la automatización.
Una vez que se conoce el tipo de documentación que se quiere procesar, identificar como se recibe o esta almacenada (correo electrónico, documentos escaneados, papel físico, etc.), si los datos están estructurados o no, el volumen y la frecuencia.
Con la lista de posibles soluciones de IDP, se deben comparar sus características y funcionalidades:
Antes de tomar una decisión final, es importante hacer pruebas con los documentos y datos reales, para comprobar su rendimiento, su usabilidad y su fiabilidad. Además, de resolver con el proveedor cualquier duda o problema que puedan aparecer durante las pruebas.
Compare diferentes cotizaciones tomando en cuenta el costo total de la solución de IDP, que incluye licencia, mantenimiento, actualización y soporte. Escoja la que obtenga la mejor relación calidad-precio y se ajuste a su presupuesto.
El procesamiento inteligente de documentos (IDP) se puede aplicar a varios casos en las diferentes áreas del negocio, donde exista la necesidad de procesar y extraer información de documentos no estructurados. Estos son algunos casos de uso comunes para IDP:
Como ejemplos de casos de uso pueden consultar nuestros artículos Procesamiento inteligente de documentos…¿qué espera?
Automatización inteligente en el procesamiento de documentos en el sector salud
AutomationEdge es una plataforma de automatización inteligente que provee todas las tecnologías necesarias para automatizar el procesamiento de los documentos de principio a fin y adicionalmente puede integrar otras herramientas y servicios de terceros para complementar y ampliar las capacidades de la solución automatizada en caso de ser requerido.
AutomationEdge integra las tecnologías de IA como Automatización Robótica de Procesos (RPA) para la captura de datos y de digitalización y extracción inteligente de datos (DocEdge) que le permiten automatizar las tareas involucradas desde la obtención/recepción del documento, la extracción de la data relevante, así como las tareas a realizar a partir de la información extraída.
DocEdge es una solución innovadora que permite a las empresas gestionar sus documentos de forma eficiente y segura. Gracias a la automatización, DocEdge reduce el tiempo y el costo de procesar, almacenar y compartir documentos, así como el riesgo de errores humanos o pérdidas de información. DocEdge ofrece una plataforma integrada que se adapta a las necesidades específicas de cada cliente, facilitando el acceso, la búsqueda y la colaboración con los documentos desde cualquier dispositivo y lugar.
Para ampliar esta información consulte los siguientes artículos:
Intelligent Document Processing: The Complete Guide
Agilice sus procesos automatizando la gestión de documentos
Minimice retrasos, errores, impulse la productividad, automatizando la gestión de documentos
Procesando documentos inteligentemente con DocEdge de Automationedge (video)
