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SuscribirmeToda empresa, en plena Transformación Digital o no, habrá escuchado o leído sobre automatización inteligente de procesos o ha emprendido alguna iniciativa de automatización para conocer o evaluar los tan mencionados beneficios que ofrece esta tecnología, que si bien son muchos, incluyendo procesar sin errores, ser más ágil en las operaciones, satisfacción de empleados y de clientes entre otros, en este artículo nos enfocamos en los beneficios de productividad. Tocaremos procesos relacionados a Finanzas, Tecnología de Información y Recursos humanos y algunas ideas de como seleccionar una plataforma de Automatización Inteligente.
Las organizaciones de finanzas son importantes beneficiarios de la automatización inteligente, debido a que a pesar de poder contar con buenos sistemas financieros, aún siguen con muchos procesos manuales que requieren gran cantidad de personal para ejecutarlos. Veamos un ejemplo, muchas empresas de todos tamaños mantienen múltiples cuentas en múltiples bancos para facilitar y reducir los costos de las transacciones de sus clientes y proveedores, para una empresa que gestiona gran cantidad de clientes, distribuidores y proveedores que realizan sus operaciones en el banco de su preferencia, ésta debe verificar diariamente si ha recibido fondos para liberar los próximos despachos o poder gestionar nuevas adquisiciones de materia prima y/o programar los pagos a sus proveedores aprovechando descuentos interesantes.
Lamentablemente, muchos bancos no se han tecnificado lo suficiente para que los sistemas de gestión financiera de las empresas puedan ir directamente a realizar las operaciones de manera automática en los sistemas del banco y en consecuencia deben dedicar, diariamente gran cantidad de horas hombre para obtener manualmente la información en los diferentes bancos, y no es solamente ingresar al sistema bancario por un portal con un usuario y su clave, algunos bancos requieren una verificación secundaria que se realiza por medio de un dispositivo externo, tipo token físico, o un sistema de coordenadas o códigos enviados a una aplicación en un teléfono móvil, que lo hace más engorrosa la tarea de extracción.
Cuando se implementa un proceso automatizado para extraer las transacciones bancarias, este puede ejecutarse en horario nocturno autónomamente y cuando el personal se presenta en sus puestos de trabajo al inicio del día ya puede tener a su disposición la información bancaria y continuar con la siguiente fase de procesamiento, en el caso que no haya sido automatizada. Por otro lado, si existen organizaciones, por ejemplo, cuentas por cobrar, tesorería, contabilidad que requieren la misma información para propósitos distintos, si la misma no es compartida entre ellas, se multiplican las horas hombre requeridas. Pensemos en las mejoras de productividad si, en lugar de llegar a su puesto de trabajo y dedicar cantidad de horas a realizar la extracción de transacciones de los bancos, el empleado ya tiene la información disponible y puede ocuparse de otras tareas quizás más importantes y de mayor valor para el negocio, se gana por partida doble, en productividad y en mayor satisfacción del empleado con su trabajo. Adicionalmente, se obtienen mejoras en productividad por la capacidad de los robots de software para procesar más rápido, se estima que dependiendo del proceso, el robot puede ejecutar el equivalente de lo que ejecutan entre 3 y 5 personas un período de tiempo y el robot trabaja 7x24 por lo que su capacidad de procesamiento en un día es aún mayor. ¿Cómo se prepara Tesorería para abordar el futuro de las finanzas digitales?
La Mesa de Ayuda recibe variedad y cantidad de requerimientos que en muchos casos se pueden resolver en el primer nivel de soporte con procesos bien definidos que no representan mayor reto para el ejecutor pero le pueden consumir mucho tiempo que pudiera estar utilizando para otras tareas de mayor complejidad y valor para la organización.
Tradicionalmente, la pérdida de clave de acceso se ubica en el Top 3 de tipo de casos más frecuentes. Estos casos hay que resolverlos a la brevedad porque la persona que hizo el reporte seguramente estará impedida de realizar su trabajo, en muchos casos, la única manera de ser atendido es por teléfono porque probablemente ni tiene acceso a su correo electrónico a raíz de no tener su clave de acceso, esto representa un tiempo improductivo por partida doble, primero para la persona que no puede ejecutar su trabajo y segundo para el agente que atiende el caso; adicionalmente, los agentes de atención pueden estar ocupados con otros casos críticos lo que retrasa más la espera de la persona que continua sin poder realizar su trabajo.
Si automatizamos el proceso de reseteo de clave, incluyendo la verificación de identidad, el mismo usuario puede autogestionarse en tiempo record, veamos un ejemplo, supongamos que tiene acceso al WhatsApp corporativo, que solo requiere la clave de acceso personal y solicita una nueva clave, un agente virtual y autónomo verifica si efectivamente existe la persona en los registros del sistema de seguridad, como la persona contacta por WhatsApp, para evitar riesgos de que alguien pudiera haber tomado posesión de la red social del empleado, el agente virtual le enviará una clave por SMS que deberá ingresar junto con su identificación de empleado por medio del WhatsApp y si concuerda, el agente virtual reinicia la clave según las políticas corporativas y le informará al usuario la nueva clave que deberá cambiar al ingresar de nuevo. El proceso de reseteo de clave se ejecuta sin intervención humana en cuestión de segundos y el agente virtual documenta el caso igual como lo haría el técnico humano. El reseteo de contraseñas olvidadas ya no es un problema
Una de las tareas de recursos humanos es de asegurar el bienestar de los empleados y esto comienza desde la selección de los candidatos para cumplir un rol específico hasta su retiro de la organización. Comenzando con la incorporación del empleado, se debe lograr que su ingreso sea lo menos traumático buscando asegurar su productividad desde el primer día.
La incorporación de un nuevo colaborador involucra muchos departamentos además de Recursos Humanos quién informa a la organización de una nueva contratación, TI debe habilitar la infraestructura que necesita como una estación de trabajo, extensión y/o celular, impresora con su respectiva conectividad, la instalación y activación de las respectivas licencias; el departamento de seguridad debe habilitar los accesos a las oficinas y las aplicaciones que corresponden a su rol en la organización; finanzas activa las cuentas contables y de regreso a Recursos Humanos, se coordinan los talleres que debe participar como recién incorporado a la organización.
La realidad en muchas empresas es que los departamentos involucrados trabajan de manera desarticulada que impiden que el proceso de incorporación avance sin retrasos por lo que se dan retrasos importantes para que el nuevo colaborador esté completamente habilitado con todo lo que necesita para hacer su trabajo.
Con la automatización se pueden agilizar los procesos en cada departamento e ir interconectando estos procesos automatizados para lograr cada vez mayor automatización, reduciendo la cantidad de horas hombre requeridas y el tiempo total del proceso. ¿Por qué necesitas automatizar el proceso de incorporación de empleados?
En el mercado hay cantidad de herramientas o plataformas disponibles para automatizar procesos, que ofrecen diversas capacidades y diferentes modalidades de contratación, algunas se pueden arrancar sin inversión inicial o con inversión inicial baja, que puede incrementarse al incorporar servicios adicionales en el corto o mediano plazo, cada una con sus ventajas y desventajas. Iniciar con una herramienta de solución puntual en lugar de una plataforma, puede complicarse al tratar de crear procesos automatizados de principio-a-fin Automatización Inteligente de principio-a-fin. ¿Cómo se entiende eso? por no tener las tecnologías adecuadas para la automatización de los procesos ó limitaciones para manejar múltiples robots simultáneamente, gestionar 2-3 robots, es muy distinto a gestionar cientos de robots, con asignación de procesos para ser ejecutados dinámicamente. ¿Porque tantos robots? La capacidad de procesamiento de un robot es a 86.400 segundos por día (24 horas x 60 minutos x 60 segundos) y si bien un robot es mucho más eficiente que un humano, igualmente tiene su capacidad limitada, por lo que, si la cantidad de tiempo requerido para la ejecución automatizada de los procesos excede este límite, se debe contar con la facilidad para incorporar robots adicionales para poder procesar más distribuyendo la carga de trabajo y no afectar los tiempos.
Sugerimos cuando evalúen herramientas o plataformas de automatización, considerar más allá de una solución para un problema puntual, que seguramente puede ser resuelto con diversidad de herramientas disponibles en el mercado, plantearse una visión estratégica de que y como automatizar procesos y de principio-a-fin, evalúen una plataforma que tiene la capacidad de incorporar tecnologías como OCR, IA, NLP, big data, conectores, ejecución rápida para reducir los tiempo de ejecución y facilidades de gestión centralizada de todos los procesos automatizados y los agentes que los ejecute. Disponibilidad de plugins que permite fácil integración con otras plataformas y finalmente, facilidad de crear procesos automatizados bajos los conceptos de No/Low/Full-Code. Escribimos mas sobre evaluación de Automatización Inteligente e incluimos un documento que les puede guiar en la evaluación de una plataforma de Automatización Inteligente.
DJCS es una empresa que apoya a las organizaciones en su camino a la Automatización Inteligente, identificando los procesos cuya automatización ofrecerá resultados tangibles al negocio y diseñando y construyendo con tecnología de avanzada, las soluciones automatizadas específicas para que cada cliente obtenga los beneficios esperados. Que cada proceso automatizado se transforme en una ganancia a corto, mediano y largo plazo
